sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen

d
project gemoeid zijn en welke beheersmaatregelen zijn
ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van een
risicoclassificatie, waarbij de kans en de impact van de risico’s
als uitgangspunt zijn genomen.
raad en/of college ontvangen tussentijds en achteraf
periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal eventuele
knelpunten, dreigende budget- en termijnoverschrijdingen en
de mate van doelrealisatie zijn opgenomen.
Tabel 3.2: Uitvoering externe sturing in de praktijk (sturing en controle)
a
b
c
d
De (financiële) risico’s in deze casus
lagen bij De Key.
Het college had wel explicieter richting
omwonenden en raad kunnen zijn over
de (formele) positiebepaling en in de
communicatiestrategie.
Niet van toepassing.
Norm: Beoordeling:
het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partijen en
beoogde doelgroepen in beeld zijn, hoe deze partijen
betrokken zullen worden en hoe naar deze partijen
gecommuniceerd dient te worden.
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht
(afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf een contract
of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal staat
vastgesteld wat de externe partij moet leveren (SMART
geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt en binnen welke
termijn hij dit moet leveren.
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt er
zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van:
v. eventuele knelpunten die zich voordoen
tijdens de uitvoering van de opdracht;
vi. de mate waarin de kosten binnen de
beschikbaar gestelde budgetten blijven;
vii. de vraag in hoeverre het vooraf beoogde
tijdspad aangehouden wordt;
viii. de mate waarin het doel van het project
reeds is gerealiseerd en welke stappen nog
gezet moeten worden ter realisering.
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht verwerkt
de aan hem toegestuurde informatie in een
verantwoordingsrapportage voor college en / of raad.
De informatievoorziening naar de raad
was afhankelijk van de taxatie van de
portefeuillehouder enerzijds én de
expliciete wensen van de raad
anderzijds.
Niet van toepassing.
De gemeente had directe
verantwoordelijkheid voor
(her)inrichting van de openbare ruimte.
Dit is een ‘klus’ waarvoor conform de
Leidraad Projectmatig Werken geen
projectplan benodigd is.
Voldaan.
In verband met de herinrichting van de
openbare ruimte zijn contracten
opgesteld conform het gemeentelijk
inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Voldaan.
De betrokken projectleider vanuit de
gemeente en de directievoerder
namens de gemeente hebben
toegezien op adequate uitvoering van
werkzaamheden ten behoeve van de
openbare ruimte.
Deels voldaan.
Het college ontving incidenteel een
interne memo en is tijdens
portefeuillehoudersoverleg
geïnformeerd over de herinrichting van
de openbare ruimte.
Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 36