sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen

Projectbeheersing
De Leidraad bevat handreikingen voor de beheersing van projecten. Hiertoe zijn zeven beheeraspecten
genoemd: geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit, communicatie en risico’s. Per beheeraspect staan
tussen de twee en zes voorbeelden genoemd van beheerinstrumenten. Voor deze beheerinstrumenten zijn
ondersteunende sjablonen beschikbaar.
Op pagina 11 van de Leidraad staat dat beheerinstrumenten in iedere fase van het project worden ingezet
om het project beheersbaar te laten blijven. De Leidraad stelt dat alle aspecten moeten worden toegepast.
Er is dus geen prioritering aangebracht binnen de zeven beheeraspecten. De rekenkamer stelt vast dat
binnen de raad vooral behoefte bestaat aan een risicotaxatie. In de Leidraad staat bij het aspect ‘informatie’
expliciet vastgelegd dat het Managementteam en college ten minste via een driemaandelijkse
voortgangsrapportage worden geïnformeerd. Bovendien staat voor het aspect ‘organisatie’ expliciet
aangegeven dat een standaard projectorganisatie in ieder geval bestaat uit een stuurgroep en een
projectgroep.
Naast de afzonderlijke projecten, functioneert een zogenoemde projectenstaf. Dit is een vorm van intern
overleg. De taken van de projectenstaf zijn het bewaken van de voortgang van projecten en de kwaliteit van
projectmatig werken in de organisatie. De projectenstaf stond tot voor kort onder voorzitterschap van de
afdelingsmanager Ruimtelijke Ontwikkeling. Na de evaluatie is het voorzitterschap nu belegd bij de
directeur bedrijfsvoering om het organisatiebrede belang van deze staf te onderschrijven.
1.5 / Maatregelen ter bevordering van onderlinge controle
In 2010 hebben de projectmanagers de verankering van sturing & beheersing van (ruimtelijke) projecten
geëvalueerd. Dit vond plaats tegen de achtergrond van de vraag of het toenmalige risicomanagement
voldeed. Daarvoor vonden evaluatie plaats in 2001, 2005 en 2009.
Een belangrijke bevinding is dat de aansturing en het kritisch volgen van de projectleiders en -managers te
beperkt is geregeld. Een andere bevinding is dat projectwethouders (als voorzitter van de stuurgroep) en
betrokken projectleiders (als secretaris van de stuurgroep en voorzitter van de projectgroep) soms te veel
als tandem werken. Hieruit volgt een behoefte aan meer ambtelijk toezicht (controlerend en sturend)
richting de projectleiders én meer betrokkenheid van de ambtelijke top (directie) bij projecten dan de
accordering van een projectmelding en het reageren op de voortgangsrapportages.
Vervolgens is, mede ook naar aanleiding van een rapportage van Ernst & Young over risicomanagement bij
project Plantage de Sniep, in 2010 een interne memo aan het college van B&W uitgebracht met vijf
verbetervoorstellen. 10 De meeste van deze voorstellen gaan over het nadrukkelijker inbouwen van checks
and balances. Zo is de zogenoemde projectenstaf (een gestructureerd overleg over de voortgang van
projecten) verbreed door deelname van de directeur bedrijfsvoering en de afdelingsmanager financiën. Op
die manier moet de projectenstaf weer een steviger betekenis krijgen (zoals was bedoeld in de Leidraad).
Een andere maatregel is het organiseren van een tweemaandelijks onderling vakoverleg voor
projectleiders, waarin het krijgen en geven van feedback centraal staan.
1.6 / Aansluiting tussen ambtelijke organisatie, college en raad
De gemeentelijke organisatie is op te vatten als een keten van de schakels: ambtelijke organisatie, college
van B&W en gemeenteraad.
De Leidraad biedt houvast voor de ambtelijke organisatie. De Leidraad is, zo blijkt uit verkregen
informatie, ook bedoeld voor de ambtelijke organisatie maar die adressering is niet evident in het
document. Bovendien bevat de Leidraad wel degelijk ook informatie over de toepassing van principes
van projectmatig werken op politiek-bestuurlijk niveau en in relatie met de externe omgeving, zo stelt
de rekenkamer vast. Bovendien zijn er bijvoorbeeld via regulier werkoverleg, de aangepaste
projectenstaf en periodiek vakoverleg waarborgen voor sturing & beheersing van projecten aanwezig.
10 Interne memo d.d. 1 september 2011 Organisatorische maatregelen sturing en controle van Ruimtelijke Projecten.
Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 14