sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen
sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen
sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Onderzoeksrapport<br />
Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong><br />
project<strong>en</strong><br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong><br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong>
Directeur:<br />
Drs. G.T. (Geeske) Wildeman<br />
Onderzoekers:<br />
Drs. J. H. W. (Hans) Oost<strong>en</strong>dorp<br />
W.P. (Peter) Joost<strong>en</strong> MSc.<br />
Contactpersoon:<br />
W.P. (Peter) Joost<strong>en</strong><br />
T. 06 – 265 127 73<br />
E. peter@necker.nl<br />
K<strong>en</strong>merk:<br />
RI 12624<br />
Datum:<br />
15-12-2011<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong>
Inhoudsopgave<br />
Bestuurlijke Nota 1<br />
1 C<strong>en</strong>trale boodschap 2<br />
1.1 / C<strong>en</strong>trale boodschap 2<br />
1.2 / Conclusies 2<br />
1.3 / Aanbeveling<strong>en</strong> 2<br />
1.4 / Leeswijzer 3<br />
2 Reactie College van B&W 4<br />
3 Nawoord rek<strong>en</strong>kamer 6<br />
4 Onderzoeksverantwoording 7<br />
4.1 / Aanleiding 7<br />
4.2 / Doelstelling, afbak<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> vraagstelling 7<br />
4.3 / Conceptueel model <strong>en</strong> norm<strong>en</strong>kader 8<br />
4.4 / Uitvoering van het onderzoek 9<br />
Nota van bevinding<strong>en</strong> 10<br />
1 Kaders bij project<strong>en</strong> 11<br />
1.1 / Inleiding 11<br />
1.2 / Eerste borging van projectmatig werk<strong>en</strong> 11<br />
1.3 / Huidige borging van projectmatig werk<strong>en</strong> 11<br />
1.4 / Leidraad 12<br />
1.5 / Maatregel<strong>en</strong> ter bevordering van onderlinge controle 14<br />
1.6 / Aansluiting tuss<strong>en</strong> ambtelijke organisatie, college <strong>en</strong> raad 14<br />
1.7 / Externe omgeving 15<br />
1.8 / Beoordeling 16<br />
2 Casus Plantage de Sniep 19<br />
2.1 / Inleiding 19<br />
2.2 / Reconstructie van het projectverloop tot nu toe 20<br />
2.3 / Bevinding<strong>en</strong> 26<br />
2.4 / Beoordeling 29<br />
3 Casus Catalpa 31<br />
3.1 / Inleiding 31<br />
3.2 / Reconstructie van het projectverloop 32<br />
3.3 / Bevinding<strong>en</strong> 34<br />
3.4 / Beoordeling 35
4 Casus Berk<strong>en</strong>stede 37<br />
4.1 / Inleiding 37<br />
4.2 / Reconstructie van het projectverloop 37<br />
4.3 / Bevinding<strong>en</strong> 40<br />
4.4 / Beoordeling 42<br />
Bijlage 1. Bronn<strong>en</strong> 44
Bestuurlijke Nota<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 1
1 C<strong>en</strong>trale boodschap<br />
1.1 / C<strong>en</strong>trale boodschap<br />
In het Team Project<strong>en</strong> is veel k<strong>en</strong>nis aanwezig over projectmatig werk<strong>en</strong> maar de overdracht hiervan naar<br />
andere afdeling<strong>en</strong> <strong>en</strong> de controle op de naleving van vereist<strong>en</strong> uit de Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> kan<br />
beter. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is de afstand tuss<strong>en</strong> ambtelijke organisatie <strong>en</strong> raad bij project<strong>en</strong> vrij groot. Deze afstand<br />
legt e<strong>en</strong> sterke nadruk op de politieke signaalgevoeligheid van wethouders. Ook is intern <strong>en</strong> extern beter te<br />
communicer<strong>en</strong> over de precieze positionering van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> bij project<strong>en</strong>. Project<strong>en</strong> vind<strong>en</strong><br />
immers altijd plaats in e<strong>en</strong> kracht<strong>en</strong>veld van betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong>. Het is dan noodzakelijk om ondubbelzinnig<br />
duidelijk te zijn over de precieze taak, rol <strong>en</strong> verantwoordelijkheid van de geme<strong>en</strong>te.<br />
1.2 / Conclusies<br />
Het voorgaande leidt tot de volg<strong>en</strong>de conclusies:<br />
1 Sturing & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong> is voldo<strong>en</strong>de geborgd in de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>.<br />
2 Sturing & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong> komt in de relatie tuss<strong>en</strong> ambtelijke organisatie <strong>en</strong> college beter tot<br />
uitdrukking dan in het verkeer tuss<strong>en</strong> college <strong>en</strong> raad.<br />
3 Verbetering van <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> bij project<strong>en</strong> zit niet zozeer in het verder verfijn<strong>en</strong> of nader<br />
uitwerk<strong>en</strong> van de methodiek voor projectmatig werk<strong>en</strong>.<br />
4 Verbetering is wel te verwacht<strong>en</strong> door de principes van projectmatig werk<strong>en</strong> in de organisatie actiever te<br />
del<strong>en</strong> <strong>en</strong> de toepassing hiervan door projectleiders/programmamanagers actiever te monitor<strong>en</strong>.<br />
5 Ook valt winst te boek<strong>en</strong> door vaste mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te creër<strong>en</strong> waarbij ambtelijke projectleiding <strong>en</strong><br />
projectwethouders met raadsled<strong>en</strong> in contact tred<strong>en</strong> over de voortgang van project<strong>en</strong>. Op die manier is<br />
beter na te gaan welke opvatting<strong>en</strong> lev<strong>en</strong> <strong>en</strong> of deze beeld<strong>en</strong> strok<strong>en</strong> met de werkelijkheid.<br />
1.3 / Aanbeveling<strong>en</strong><br />
Aan het college<br />
1. Faciliteer de raad in zijn kaderstell<strong>en</strong>de <strong>en</strong> controler<strong>en</strong>de rol door periodiek e<strong>en</strong> project<strong>en</strong>update op<br />
te stell<strong>en</strong>.<br />
a. Zorg dat deze informatie uitgebreider is dan in het kader van de reguliere P&C-cyclus <strong>en</strong><br />
veelomvatt<strong>en</strong>der dan wanneer e<strong>en</strong> specifiek besluit van de raad wordt gevraagd.<br />
b. Neem hiertoe in ieder geval op wat de beslismom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van respectievelijk raad <strong>en</strong> college<br />
zijn.<br />
c. Overweeg e<strong>en</strong> update in te richt<strong>en</strong> aan de hand van de projectfasering in de Leidraad <strong>en</strong><br />
de voortgang via stoplichtkleur<strong>en</strong> te marker<strong>en</strong>.<br />
d. Ga uit van maximaal twee A4 per project.<br />
e. Neem in de standaardag<strong>en</strong>da van de stuurgroep e<strong>en</strong> kopje ‘voor wat <strong>en</strong> wanneer naar de<br />
raad’ op <strong>en</strong> gebruik de resultat<strong>en</strong> <strong>en</strong> de informatie uit de driemaandelijkse<br />
voortgangsrapportages over project<strong>en</strong> als input voor de project<strong>en</strong>update<br />
2. Faciliteer de raad in de kaderstell<strong>en</strong>de <strong>en</strong> controler<strong>en</strong>de rol door (parallel aan de project<strong>en</strong>update)<br />
periodiek e<strong>en</strong> informatiebije<strong>en</strong>komst te organiser<strong>en</strong> voor raadsled<strong>en</strong>. Licht hierin als<br />
projectwethouder <strong>en</strong> intern projectleider de status van project<strong>en</strong> toe <strong>en</strong> ga hierover in gesprek met<br />
raadsled<strong>en</strong>.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 2
Aan de raad<br />
3. Geef richting aan de gew<strong>en</strong>ste vormgeving, inhoud <strong>en</strong> frequ<strong>en</strong>tie van de voorgestelde<br />
project<strong>en</strong>update <strong>en</strong> informatiebije<strong>en</strong>komst. Ga hierover ook in gesprek met het college. Overweeg<br />
te kiez<strong>en</strong> voor:<br />
a. e<strong>en</strong> halfjaarlijkse project<strong>en</strong>update voor, te b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>, gevoelige project<strong>en</strong><br />
b. e<strong>en</strong> jaarlijkse project<strong>en</strong>update voor overige project<strong>en</strong><br />
c. e<strong>en</strong> jaarlijkse informatiebije<strong>en</strong>komst.<br />
d. het gebruik van maquettes <strong>en</strong> 3D-tek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> vroegtijdig stadium om de (ruimtelijke)<br />
implicaties van e<strong>en</strong> project scherp te houd<strong>en</strong><br />
e. e<strong>en</strong> jaarlijkse werkbezoek aan de belangrijkste externe betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> bij e<strong>en</strong> project.<br />
4. Gebruik de updates <strong>en</strong> informatiebije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> vanuit het college om grip te houd<strong>en</strong> op het<br />
projectverloop (zeker bij project<strong>en</strong> die e<strong>en</strong> lange doorlooptijd k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> of waarin bijzondere<br />
omstandighed<strong>en</strong> e<strong>en</strong> rol spel<strong>en</strong>) <strong>en</strong> maak op basis hiervan e<strong>en</strong> politieke afweging over de inzet<br />
van (in)formele <strong>sturing</strong>sinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Besef daarbij dat de project<strong>en</strong>update <strong>en</strong><br />
informatiebije<strong>en</strong>komst geld<strong>en</strong> als extra stuurinformatie om de roll<strong>en</strong> van kadersteller <strong>en</strong> controleur<br />
scherper in te vull<strong>en</strong>.<br />
1.4 / Leeswijzer<br />
Dit rapport bestaat uit twee del<strong>en</strong>: e<strong>en</strong> Bestuurlijke Nota <strong>en</strong> e<strong>en</strong> Nota van Bevinding<strong>en</strong>.<br />
De Bestuurlijke Nota bestaat uit twee hoofdstukk<strong>en</strong>. In dit eerste hoofdstuk heeft u onze boodschap<br />
gelez<strong>en</strong>. Het tweede hoofdstuk geeft de onderzoeksverantwoording weer.<br />
De Nota van Bevinding<strong>en</strong> bestaat uit vier hoofdstukk<strong>en</strong>. Hoofdstuk 1 gaat in op het geme<strong>en</strong>telijk beleid voor<br />
<strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong>, hoofdstuk 2 handelt over het project Plantage De Sniep, hoofdstuk 3<br />
over project Catalpa <strong>en</strong> hoofdstuk 4 gaat over project Berk<strong>en</strong>stede. In bijlage 1 staan de gebruikte bronn<strong>en</strong>.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 3
2 Reactie College van B&W<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 4
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 5
3 Nawoord rek<strong>en</strong>kamer<br />
De Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> is cont<strong>en</strong>t dat het college de bestuurlijke boodschap in ess<strong>en</strong>tie onderschrijft. De<br />
rek<strong>en</strong>kamer waardeert het dat het college <strong>en</strong>kele kritiekpunt<strong>en</strong> expliciet ter harte neemt. Wij d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> hierbij<br />
aan de aankondiging om in 2012 de principes van projectmatig werk<strong>en</strong> actiever te del<strong>en</strong> in de organisatie<br />
<strong>en</strong> het besef dat de P&C-cyclus vooral e<strong>en</strong> vorm van kwantitatieve controle is.<br />
Op twee aspect<strong>en</strong> uit de bestuurlijke reactie wil de rek<strong>en</strong>kamer nog kort reager<strong>en</strong>.<br />
T<strong>en</strong> eerste maakt het college e<strong>en</strong> onderscheid naar de kaderstell<strong>en</strong>de <strong>en</strong> de controler<strong>en</strong>de rol als het gaat<br />
om onze aanbeveling verbetering<strong>en</strong> aan te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> in het faciliter<strong>en</strong> van de raad. Het college acht dat<br />
minder goed mogelijk voor de kaderstell<strong>en</strong>de rol omdat dit niet cyclisch maar lineaire verloopt in<br />
project<strong>en</strong>(gekoppeld aan bijvoorbeeld go/no go-mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of projectfasering) <strong>en</strong> het dus soms langere<br />
tijd kan dur<strong>en</strong> voordat er weer relevante informatie is om aan de raad te stur<strong>en</strong>. Wij begrijp<strong>en</strong> het gemaakte<br />
onderscheid maar acht<strong>en</strong> het principe dat hier t<strong>en</strong> grondslag aan ligt, namelijk dat de raad te all<strong>en</strong> tijde<br />
mogelijkhed<strong>en</strong> heeft om informatie te vrag<strong>en</strong> (in het kader van welke rol dan ook), belangrijker.<br />
We hebb<strong>en</strong> overig<strong>en</strong>s ge<strong>en</strong> red<strong>en</strong> om aan te nem<strong>en</strong> dat het college die gedachte niet zou onderschrijv<strong>en</strong>.<br />
Het voorstel van het college om gezam<strong>en</strong>lijk met de raad invulling te gev<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> jaarlijkse, inhoudelijke<br />
bespreking van project<strong>en</strong> spreekt ons dan ook zeer aan. Wij zi<strong>en</strong> de uitwerking hiervan met vertrouw<strong>en</strong><br />
tegemoet <strong>en</strong> zull<strong>en</strong> deze met belangstelling volg<strong>en</strong>.<br />
T<strong>en</strong> tweede geeft het college e<strong>en</strong> toelichting op de inhoudelijke meerwaarde van de vastgoedspecialist<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> de supervisor binn<strong>en</strong> het project Plantage de Sniep. De rek<strong>en</strong>kamer betwist die meerwaarde ge<strong>en</strong>szins,<br />
maar vindt dat in de evaluatie <strong>en</strong> in het dossier wel beter moet zijn terug te vind<strong>en</strong> wat er zakelijk met<br />
dergelijke betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> is afgesprok<strong>en</strong>.<br />
Tot slot kijk<strong>en</strong> wij terug op e<strong>en</strong> zeer voortvar<strong>en</strong>de <strong>en</strong> goede sam<strong>en</strong>werking met alle betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> (zowel<br />
binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te als extern) in dit onderzoek.<br />
Mede nam<strong>en</strong>s de onderzoekers,<br />
Geeske Wildeman<br />
Directeur Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong><br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 6
4 Onderzoeksverantwoording<br />
4.1 / Aanleiding<br />
In oriënter<strong>en</strong>de gesprekk<strong>en</strong> met raadsled<strong>en</strong> bespeurde de rek<strong>en</strong>kamer nieuwsgierigheid naar de<br />
doelmatigheid <strong>en</strong> doeltreff<strong>en</strong>dheid van de geme<strong>en</strong>te bij <strong>grote</strong> project<strong>en</strong>. Vraagpunt<strong>en</strong> zijn bijvoorbeeld: Is<br />
het projectmatig werk<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>de ingebed in de organisatie om (<strong>grote</strong>) project<strong>en</strong> adequaat te stur<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
beheers<strong>en</strong>? Is de informatievoorzi<strong>en</strong>ing aan de raad slim, tijdig <strong>en</strong> slank ingericht?<br />
Uit eerdere onderzoekservaring<strong>en</strong> wist<strong>en</strong> wij dat dergelijke vrag<strong>en</strong> mom<strong>en</strong>teel bij veel geme<strong>en</strong>terad<strong>en</strong><br />
lev<strong>en</strong>. Zeker nu de ‘goede tijd<strong>en</strong>’ voorbij zijn, groeit de interesse van raadsled<strong>en</strong> voor de wijze waarop<br />
geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> inricht<strong>en</strong> <strong>en</strong> beheers<strong>en</strong>. Kost<strong>en</strong><strong>beheersing</strong> <strong>en</strong> tijdigheid van<br />
informatievoorzi<strong>en</strong>ing zijn voor raadsled<strong>en</strong> cruciaal om de kaderstell<strong>en</strong>de <strong>en</strong> controler<strong>en</strong>de roll<strong>en</strong> bij <strong>grote</strong><br />
project<strong>en</strong> krachtig in te vull<strong>en</strong>.<br />
Om deze red<strong>en</strong><strong>en</strong> besloot de Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> onderzoek te verricht<strong>en</strong> naar <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle bij<br />
(<strong>grote</strong>) project<strong>en</strong>.<br />
4.2 / Doelstelling, afbak<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> vraagstelling<br />
De doelstelling van het onderzoek luidde als volgt:<br />
Inzicht bied<strong>en</strong> in de wijze waarop er in de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle bij <strong>grote</strong> project<strong>en</strong><br />
plaatsvindt. Inzicht te verkrijg<strong>en</strong> in de doelmatigheid <strong>en</strong> de doeltreff<strong>en</strong>dheid van (risico)<strong>beheersing</strong> bij <strong>grote</strong><br />
project<strong>en</strong>.<br />
De werkwijze om deze doelstelling te bereik<strong>en</strong> is neergelegd in de definitieve onderzoeksopzet van 31<br />
augustus 2011. 1 Uit die opzet blijkt dat het onderzoek zowel betrekking heeft op het geme<strong>en</strong>telijk<br />
beleidskader bij project<strong>en</strong> <strong>en</strong> projectmatig werk<strong>en</strong> alsook op de toepassing van dat kader in de praktijk.<br />
Voor de praktijktoets selecteerde de rek<strong>en</strong>kamer op verzoek van de auditcommissie maar liefst drie<br />
casuss<strong>en</strong>, namelijk Plantage de Sniep, Catalpa <strong>en</strong> Berk<strong>en</strong>stede. 2<br />
De c<strong>en</strong>trale vraag luidde:<br />
Welke waarborg<strong>en</strong> zijn er in de praktijk voor e<strong>en</strong> adequate <strong>sturing</strong>, informatievoorzi<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong><br />
van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> <strong>en</strong> in welke mate functioneert dit doelmatig <strong>en</strong> doeltreff<strong>en</strong>d?<br />
Deelvrag<strong>en</strong><br />
Om tot e<strong>en</strong> antwoord op deze c<strong>en</strong>trale vraag te kom<strong>en</strong>, hanteert de rek<strong>en</strong>kamer acht deelvrag<strong>en</strong>. De<br />
deelvrag<strong>en</strong> zijn geclusterd naar vier vrag<strong>en</strong> over beleid <strong>en</strong> vier vrag<strong>en</strong> over de uitvoering van de kaders in<br />
de praktijk van de casuss<strong>en</strong>. De deelvrag<strong>en</strong> staan in tabel 1.<br />
1 Op 25 augustus 2011 legde de rek<strong>en</strong>kamer e<strong>en</strong> conceptversie van de onderzoeksopzet ter consultatie voor aan de<br />
auditcommissie.<br />
2 In de nota van bevinding<strong>en</strong> beschrijft de rek<strong>en</strong>kamer de precieze inhoud van deze casuss<strong>en</strong>.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 7
Tabel 1. Deelvrag<strong>en</strong> per niveau<br />
Niveau Bijbehor<strong>en</strong>de vraag<br />
Beleid<br />
Uitvoering<br />
4.3 / Conceptueel model <strong>en</strong> norm<strong>en</strong>kader<br />
1. Welke kaders hebb<strong>en</strong> college <strong>en</strong> raad vastgesteld voor de wijze waarop <strong>sturing</strong> <strong>en</strong><br />
verantwoording plaatsvindt t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong>?<br />
2. Welke voorschrift<strong>en</strong> bevatt<strong>en</strong> deze kaders over de interne rolverdeling tuss<strong>en</strong> de<br />
raad, het college <strong>en</strong> de ambtelijke organisatie?<br />
3. Welke voorschrift<strong>en</strong> bevatt<strong>en</strong> deze kaders over de <strong>sturing</strong> op externe partij<strong>en</strong>?<br />
4. In hoeverre zijn deze kaders ingebed in de geme<strong>en</strong>telijke organisatie (zowel<br />
bestuurlijk als ambtelijk)?<br />
5. Op welke wijze gev<strong>en</strong> college <strong>en</strong> raad invulling aan de voorbereiding van <strong>grote</strong><br />
project<strong>en</strong>?<br />
6. In hoeverre wordt de uitvoering van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> door het college adequaat<br />
beheerst?<br />
7. In hoeverre word<strong>en</strong> afwijking<strong>en</strong> in de uitvoering van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> teruggekoppeld<br />
aan de raad?<br />
8. Is in de informatievoorzi<strong>en</strong>ing, <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> e<strong>en</strong> verbinding gelegd met de<br />
algem<strong>en</strong>e kaders t<strong>en</strong> behoeve van navolgbaarheid <strong>en</strong> transparantie?<br />
In de uitvoering van het onderzoek maakte de rek<strong>en</strong>kamer gebruik van e<strong>en</strong> conceptueel model. Ess<strong>en</strong>tieel<br />
is dat de rek<strong>en</strong>kamer onderscheid maakt naar interne <strong>en</strong> externe <strong>sturing</strong>. Bij interne <strong>sturing</strong> staan de<br />
taakverdeling <strong>en</strong> verantwoordingsprocess<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> raad, college <strong>en</strong> ambtelijke organisatie c<strong>en</strong>traal. Bij<br />
externe <strong>sturing</strong> gaat het vooral om de (in)formele relaties met extern betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong> zoals omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
of private partij<strong>en</strong>. 3 De figuur op de volg<strong>en</strong>de pagina toont het conceptueel model.<br />
Conceptueel model interne <strong>en</strong> externe <strong>sturing</strong><br />
Sturing<br />
Sturing<br />
Geme<strong>en</strong>te<br />
Raad<br />
Controle<br />
College van B&W<br />
Controle<br />
Ambtelijke<br />
organisatie<br />
Sturing<br />
uitvoering<br />
<strong>en</strong><br />
verantwoording<br />
Externe organisatie<br />
Geme<strong>en</strong>te (opdrachtgever) – Extern (opdrachtnemer)<br />
3 E<strong>en</strong> nadere toelichting op het conceptueel model is opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in de definitieve onderzoeksopzet van 31 augustus 2011.<br />
Binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 8
Op basis van het conceptueel model heeft de rek<strong>en</strong>kamer norm<strong>en</strong> vastgesteld om het beleidskader <strong>en</strong> de<br />
toepassing hiervan in de praktijk te beoordel<strong>en</strong>. Aan het eind van elk hoofdstuk in de Nota van Bevinding<strong>en</strong><br />
staan de norm<strong>en</strong> overzichtelijk weergegev<strong>en</strong> inclusief het oordeel van de rek<strong>en</strong>kamer. Zodo<strong>en</strong>de g<strong>en</strong>ereert<br />
de rek<strong>en</strong>kamer antwoord<strong>en</strong> op de vraagstelling van dit onderzoek.<br />
4.4 / Uitvoering van het onderzoek<br />
Aanpak<br />
Dit onderzoek voerd<strong>en</strong> wij uit aan de hand van vijf fas<strong>en</strong>. In fase 1 zijn werkafsprak<strong>en</strong> gemaakt tuss<strong>en</strong><br />
rek<strong>en</strong>kamer <strong>en</strong> de organisatie tijd<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> startbije<strong>en</strong>komst op 27 september 2011. In fase 2 zijn de<br />
geme<strong>en</strong>telijke kaders over project<strong>en</strong> <strong>en</strong> projectmatig werk<strong>en</strong> geanalyseerd. In fase 3 reconstrueerde <strong>en</strong><br />
beoordeelde de rek<strong>en</strong>kamer het projectverloop van drie project<strong>en</strong>. In fase 4 sprak de rek<strong>en</strong>kamer tijd<strong>en</strong>s<br />
e<strong>en</strong> rondetafelbije<strong>en</strong>komst met raadsled<strong>en</strong> over <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong>. De bije<strong>en</strong>komst vond<br />
plaats op 17 november. In fase 5 is ons onderzoeksrapport opgesteld. Op 24 november 2011 zond<strong>en</strong> wij de<br />
Nota van Bevinding<strong>en</strong> aan de geme<strong>en</strong>tesecretaris voor ambtelijk wederhoor. Op 5 december 2011 hebb<strong>en</strong><br />
wij het volledige rapport toegezond<strong>en</strong> aan het college voor e<strong>en</strong> bestuurlijke reactie.<br />
Method<strong>en</strong><br />
De rek<strong>en</strong>kamer maakte gebruik van drie onderzoeksmethod<strong>en</strong>, namelijk:<br />
/ Interviews (8);<br />
/ Docum<strong>en</strong>t- <strong>en</strong> dossieranalyse;<br />
/ Rondetafelbije<strong>en</strong>komst met raadsled<strong>en</strong>. 4<br />
In bijlage 1 staat e<strong>en</strong> verantwoording van de gebruikte bronn<strong>en</strong>.<br />
4 Bij deze bije<strong>en</strong>komst war<strong>en</strong> het afdelingshoofd Ruimte <strong>en</strong> de coördinator project<strong>en</strong> aanwezig als toehoorders.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 9
Nota van bevinding<strong>en</strong><br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 10
1 Kaders bij project<strong>en</strong><br />
In dit hoofdstuk leest u welke kaders de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> hanteert bij het inricht<strong>en</strong>, stur<strong>en</strong> <strong>en</strong> beheers<strong>en</strong><br />
van project<strong>en</strong>. De Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> toetst de bevinding<strong>en</strong> aan vooraf gestelde norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> spreekt<br />
daarover e<strong>en</strong> oordeel uit. De kaders bevatt<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>de waarborg<strong>en</strong> voor <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van<br />
project<strong>en</strong>. De wijze van informatievoorzi<strong>en</strong>ing aan de raad <strong>en</strong> de mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> waarop dat plaatsvindt is<br />
minder goed geborgd.<br />
1.1 / Inleiding<br />
Sturing & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong> valt op verschill<strong>en</strong>de manier<strong>en</strong> te regel<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> sprek<strong>en</strong>d voorbeeld is het vastlegg<strong>en</strong> van geme<strong>en</strong>telijk beleid voor projectmatig werk<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> ander<br />
voorbeeld is het voer<strong>en</strong> van gestructureerd overleg over project<strong>en</strong>. Ook is belangrijk dat ‘checks and<br />
balances’ bestaan. E<strong>en</strong> uiting hiervan is dat binn<strong>en</strong> de ket<strong>en</strong> ambtelijke organisatie, college van B&W <strong>en</strong><br />
geme<strong>en</strong>teraad ieder orgaan in zijn kracht staat én dat ieder orgaan goed op elkaar aansluit. E<strong>en</strong> andere<br />
uiting is dat de geme<strong>en</strong>te oog houdt voor de externe omgeving <strong>en</strong> haar positie hierin.<br />
De kwaliteit van kaders bij project<strong>en</strong> wordt bepaald in het sam<strong>en</strong>spel van de g<strong>en</strong>oemde aspect<strong>en</strong>. Hoe<br />
beter de balans tuss<strong>en</strong> de g<strong>en</strong>oemde aspect<strong>en</strong>, hoe hoger de kwaliteit van de kaders.<br />
1.2 / Eerste borging van projectmatig werk<strong>en</strong><br />
Projectmatig werk<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> werkwijze om werkzaamhed<strong>en</strong>, die aan bepaalde eis<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>, adequaat uit<br />
te voer<strong>en</strong>. Projectmatig werk<strong>en</strong> is in Diem<strong>en</strong> in 2001 voor het eerst verankerd door het aanstell<strong>en</strong> van twee<br />
fulltime projectleiders binn<strong>en</strong> de afdeling Ruimtelijke Ord<strong>en</strong>ing. To<strong>en</strong> is ook e<strong>en</strong> start gemaakt met e<strong>en</strong><br />
methode voor projectmatig werk<strong>en</strong>. In 2002 is deze methode verder uitgewerkt in e<strong>en</strong> Leidraad<br />
Projectmatig Werk<strong>en</strong>.<br />
Met e<strong>en</strong> reorganisatie in 2005 (introductie van het zog<strong>en</strong>oemde sector<strong>en</strong>model) zijn project<strong>en</strong> uit de<br />
lijnafdeling<strong>en</strong> ondergebracht in e<strong>en</strong> zog<strong>en</strong>oemd project<strong>en</strong>team. Dit project<strong>en</strong>team was hiërarchisch<br />
ondergebracht bij het sectorhoofd Ruimte. Daarmee is bewust gekoz<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> bijzondere<br />
organisatorische positie, namelijk ge<strong>en</strong> zuivere stafafdeling noch e<strong>en</strong> volledige lijnafdeling.<br />
Door het nieuwe project<strong>en</strong>team is de Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> geactualiseerd (verder: Leidraad).<br />
Input hiervoor is e<strong>en</strong> format van adviesbureau Twynstra Gudde (dat was to<strong>en</strong> in geme<strong>en</strong>teland de meest<br />
gebruikte methode van projectmatig werk<strong>en</strong>) <strong>en</strong> ook is gebruik gemaakt van goede elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> uit<br />
soortgelijke leidrad<strong>en</strong> van andere geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Na die reorganisatie is ook e<strong>en</strong> cursus projectmatig werk<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong> aan ongeveer 80 medewerkers.<br />
In 2001 is dus e<strong>en</strong> eerste basis gelegd voor projectmatig werk<strong>en</strong>, die daarna is uitgebouwd waarbij het jaar<br />
2005 e<strong>en</strong> belangrijke was. E<strong>en</strong> belangrijke verklaring hiervoor is dat de to<strong>en</strong>malige geme<strong>en</strong>tesecretaris als<br />
aanjager fungeerde. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is de noodzaak hoog om k<strong>en</strong>nis <strong>en</strong> kunde over projectmatig werk<strong>en</strong> sam<strong>en</strong><br />
te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>, omdat de geme<strong>en</strong>te participeert in omvangrijke <strong>en</strong> ingewikkelde project<strong>en</strong> zoals Plantage de<br />
Sniep <strong>en</strong> het C<strong>en</strong>trumplan. Met name de Leidraad bood veel duidelijkheid. Toch zijn er ook verbeterpunt<strong>en</strong>.<br />
Zo kreeg de cursus projectmatig werk<strong>en</strong> beperkt vervolg in de jar<strong>en</strong> erna. Daardoor zakte de aandacht bij<br />
de ambtelijke medewerkers voor projectmatig werk<strong>en</strong> weg, vooral bij de medewerkers die in de praktijk niet<br />
projectmatig werkt<strong>en</strong>.<br />
1.3 / Huidige borging van projectmatig werk<strong>en</strong><br />
Sinds 1 maart 2009 is de ambtelijke organisatie gestructureerd volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> directiemodel. T<strong>en</strong> opzichte<br />
van 2005 is de organisatorische positie van het Team Project<strong>en</strong> duidelijker. E<strong>en</strong> gevolg hiervan is wel dat<br />
de nadruk ligt op ruimtelijke project<strong>en</strong>. De projectleiders voor de BAG (Basisadministratie Adress<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
Gebouw<strong>en</strong>) <strong>en</strong> Brede Schol<strong>en</strong> werk<strong>en</strong> wel nauw sam<strong>en</strong> met de projectmanagers van het Team Project<strong>en</strong>.<br />
Voor de projectleider Brede Schol<strong>en</strong> betek<strong>en</strong>t die sam<strong>en</strong>werking dat ze ook fysiek op de kamer van dit<br />
Team werkt. De achterligg<strong>en</strong>de <strong>sturing</strong>sprincipes bij het directiemodel zijn neergelegd in de<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 11
e<strong>sturing</strong>sfilosofie ‘Koers op Kwaliteit’. In paragraaf 6.2 staat dat projectmatig werk<strong>en</strong> ‘steeds belangrijker<br />
wordt om flexibel in te kunn<strong>en</strong> spel<strong>en</strong> op ontwikkeling<strong>en</strong> in de omgeving <strong>en</strong> om te kom<strong>en</strong> tot e<strong>en</strong> betere<br />
<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> sam<strong>en</strong>hang in de organisatie’ (pagina 13). E<strong>en</strong> richtingaanwijzer is dat project<strong>en</strong> die de status<br />
‘project’ hebb<strong>en</strong> gekreg<strong>en</strong> van het managem<strong>en</strong>tteam, moet<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong> aan alle eis<strong>en</strong> uit de Leidraad.<br />
In paragraaf 6.2 staat ook: ‘Ondersteuning bij het opzett<strong>en</strong> <strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong> van project<strong>en</strong> vindt plaats vanuit<br />
het project<strong>en</strong>team dat is ondergebracht binn<strong>en</strong> de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling’. Het Team Project<strong>en</strong><br />
heeft dus e<strong>en</strong> aanjaagfunctie voor projectmatig werk<strong>en</strong>. Hiertoe help<strong>en</strong> ze collega-projectleiders uit de<br />
organisatie om structuur aan te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> in hun project. Deze ondersteuning vindt vooral plaats ‘op<br />
verzoek’. Er vindt bijvoorbeeld ge<strong>en</strong> controle plaats door Team Project<strong>en</strong> of projectleiders de beschikbare<br />
sjablon<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong>.<br />
Heel rec<strong>en</strong>t is e<strong>en</strong> in company-training gegev<strong>en</strong> door het Team Project<strong>en</strong> aan 12 medewerkers. In<br />
december volgt e<strong>en</strong> sessie met het Managem<strong>en</strong>tteam. Voor 2012 staan twee cursuss<strong>en</strong> gepland (e<strong>en</strong><br />
inleid<strong>en</strong>de <strong>en</strong> e<strong>en</strong> verdiep<strong>en</strong>de cursus).<br />
1.4 / Leidraad<br />
De Leidraad is het belangrijkste docum<strong>en</strong>t voor de <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong> in de geme<strong>en</strong>te<br />
Diem<strong>en</strong>. In andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> verbinding gelegd met de Leidraad zoals in de<br />
budgethoudersregeling 2011 <strong>en</strong> de g<strong>en</strong>oemde be<strong>sturing</strong>sfilosofie.<br />
De Leidraad gaat in op e<strong>en</strong> aantal onderwerp<strong>en</strong>, zoals de definitie van e<strong>en</strong> project, de regeling van<br />
opdrachtgever- <strong>en</strong> opdrachtnemerschap, projectfasering <strong>en</strong> project<strong>beheersing</strong>. Zodo<strong>en</strong>de is e<strong>en</strong> basis<br />
gelegd voor e<strong>en</strong>duidigheid in geme<strong>en</strong>telijk project- <strong>en</strong> programmamanagem<strong>en</strong>t. De g<strong>en</strong>oemde vier<br />
onderwerp<strong>en</strong> licht<strong>en</strong> we kort toe.<br />
Definitie van e<strong>en</strong> project<br />
In de Leidraad staan acht k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> waaraan e<strong>en</strong> project moet voldo<strong>en</strong>. 5<br />
1. e<strong>en</strong> omvangrijke taak met e<strong>en</strong> definieerbaar begin (het probleem/de w<strong>en</strong>s) <strong>en</strong> e<strong>en</strong> definieerbaar<br />
eind (het resultaat);<br />
2. er zijn (beperkte) middel<strong>en</strong> (geld, tijd, capaciteit) beschikbaar;<br />
3. de taak is nieuw, uniek (e<strong>en</strong>malig) <strong>en</strong> complex (waaronder ook politieke gevoeligheid valt) <strong>en</strong> dus<br />
niet routinematig uit te voer<strong>en</strong>;<br />
4. aan de taak zitt<strong>en</strong> risico´s verbond<strong>en</strong>, bijvoorbeeld in tijd <strong>en</strong> geld of imagoschade;<br />
5. er wordt binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bepaalde tijd door meerdere person<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>telijke organisatie<br />
aan gewerkt (t<strong>en</strong>minste 500 uur interne inzet);<br />
6. er zijn meerdere disciplines (vakgebied<strong>en</strong>) bij betrokk<strong>en</strong>;<br />
7. de taak wordt projectmatig aangepakt, met e<strong>en</strong> aparte projectorganisatie;<br />
8. de geraamde kost<strong>en</strong> van het project kom<strong>en</strong> bov<strong>en</strong> het drempelbedrag van: €50.000,-- (Indi<strong>en</strong><br />
sprake is van e<strong>en</strong> verhoogd projectrisico kan het zijn dat beslot<strong>en</strong> wordt om e<strong>en</strong> klus b<strong>en</strong>ed<strong>en</strong> dit<br />
bedrag toch als project aan te merk<strong>en</strong>).<br />
De beslissing om e<strong>en</strong> taak daadwerkelijk de status van project te gev<strong>en</strong>, is in de Leidraad belegd bij het<br />
Managem<strong>en</strong>tteam, maar in de praktijk is het e<strong>en</strong> beslissing van de directie omdat alle<strong>en</strong> de directie volg<strong>en</strong>s<br />
het organisatiemodel hiertoe bevoegd is. Als dat het geval is, wordt vanuit de lijnorganisatie e<strong>en</strong><br />
projectleider aangewez<strong>en</strong> <strong>en</strong> moet het project conform de Leidraad word<strong>en</strong> aangepakt. De fulltime<br />
projectleiders van het Team Project<strong>en</strong> het<strong>en</strong> projectmanagers, zoals destijds ook in hun functieomschrijving<br />
is vastgesteld. Voor het gemak sprek<strong>en</strong> wij verder over projectleider.<br />
5 Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong>, geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>, pagina 4.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 12
Opdrachtgever- <strong>en</strong> opdrachtnemerschap<br />
De opdrachtgever van e<strong>en</strong> project bepaalt de voortgang van het project. Het opdrachtgeverschap bestaat in<br />
de regel uit e<strong>en</strong> bestuurlijke projectwethouder <strong>en</strong> e<strong>en</strong> ambtelijk opdrachtgever. Gezam<strong>en</strong>lijk nem<strong>en</strong> zij<br />
zitting in e<strong>en</strong> Stuurgroep. In het geval dat bij e<strong>en</strong> project wordt sam<strong>en</strong>gewerkt met e<strong>en</strong> private<br />
partner, is ook het bestuur van de private partij opdrachtgever <strong>en</strong> moet als zodanig verteg<strong>en</strong>woordigd<br />
zijn. De Stuurgroep neemt besluit<strong>en</strong> op basis van aangeleverde informatie in e<strong>en</strong> concreet daartoe<br />
opgesteld voorstel of in e<strong>en</strong> voortgangsrapportage. Die rapportage wordt opgesteld door de<br />
projectleider.<br />
De projectleider is ook de opdrachtnemer van e<strong>en</strong> project. De projectleider is secretaris van de<br />
Stuurgroep <strong>en</strong> voorzitter van de Projectgroep. In de projectgroep verzamelt de projectleider de<br />
b<strong>en</strong>odigde deskundig<strong>en</strong> voor de inhoudelijke werkzaamhed<strong>en</strong>. Zijn tak<strong>en</strong> zijn verder om regelmatig<br />
overleg te voer<strong>en</strong> met de projectwethouder <strong>en</strong> ambtelijk opdrachtgever.<br />
Hij is gemachtigd om opdracht<strong>en</strong> te verl<strong>en</strong><strong>en</strong> tot maximaal 50.000 euro na overleg met de<br />
projectwethouder. 6 Daarnaast di<strong>en</strong>t de projectleider zich te houd<strong>en</strong> aan het inkoop <strong>en</strong> aanbestedingsbeleid<br />
van de geme<strong>en</strong>te. 7<br />
Projectfasering<br />
E<strong>en</strong> project doorloopt e<strong>en</strong> aantal stapp<strong>en</strong> of fas<strong>en</strong>. Het gaat om de volg<strong>en</strong>de:<br />
Projectstap Fase<br />
0. Projectmelding<br />
1. Projectopdracht Initiatieffase<br />
2. Projectplan Definitiefase<br />
3. Projectontwerp Projectfase<br />
4. Realisatieprogramma Voorbereidingsfase<br />
5. Projectresultaat Realisatiefase<br />
6. Beheer <strong>en</strong> onderhoudsplan<br />
7. Projectevaluatie<br />
Nazorgfase<br />
Aan het einde van elke fase weegt de projectorganisatie of het project door kan gaan (‘go’ of ‘no go’), zo<br />
staat te lez<strong>en</strong> in de Leidraad. Voor elke projectfase zijn ondersteun<strong>en</strong>de sjablon<strong>en</strong> <strong>en</strong> werkdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
beschikbaar. De Leidraad bevat zodo<strong>en</strong>de de uitgangspunt<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> voor projectmatig werk<strong>en</strong> <strong>en</strong> geldt<br />
als basisdocum<strong>en</strong>t.<br />
De Leidraad gaat niet zozeer in op de bevoegdhed<strong>en</strong> van de geme<strong>en</strong>telijke bestuursorgan<strong>en</strong> vanuit de<br />
Geme<strong>en</strong>tewet of bijzondere wett<strong>en</strong>. Het college <strong>en</strong>/of de raad kunn<strong>en</strong> formeel bevoegd gezag zijn (zoals de<br />
raad bij het vaststell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bestemmingsplan). Dit wordt, zo blijkt uit de verkreg<strong>en</strong> informatie, als<br />
bek<strong>en</strong>d verondersteld.<br />
De plann<strong>en</strong>, die sam<strong>en</strong>hang<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> projectfase, word<strong>en</strong> door de projectleider ter beoordeling<br />
voorgelegd aan de Stuurgroep <strong>en</strong> gaan zo nodig voor verdere besluitvorming door naar het college <strong>en</strong><br />
de raad. 8 Voor, met name, de routering naar de raad bestaan ge<strong>en</strong> afwegingscriteria (in de zin van:<br />
voor wat <strong>en</strong> wanneer moet e<strong>en</strong> plan of voorg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> sowieso naar de raad). Vastgelegd is dat in<br />
ieder geval het projectontwerp in de raad wordt besprok<strong>en</strong> <strong>en</strong> ook is er e<strong>en</strong> passage die stelt dat het<br />
college <strong>en</strong>/of de raad word<strong>en</strong> ingeschakeld bij “majeure” besluit<strong>en</strong>. De beoordeling van de noodzaak<br />
hiertoe is aan de stuurgroep. 9<br />
6 Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>, pagina 6.<br />
7 Nota aanbestedingsbeleid geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>.<br />
8 Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>, pagina 8.<br />
9 Pagina 6 van de Leidraad.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 13
Project<strong>beheersing</strong><br />
De Leidraad bevat handreiking<strong>en</strong> voor de <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong>. Hiertoe zijn zev<strong>en</strong> beheeraspect<strong>en</strong><br />
g<strong>en</strong>oemd: geld, organisatie, tijd, informatie, kwaliteit, communicatie <strong>en</strong> risico’s. Per beheeraspect staan<br />
tuss<strong>en</strong> de twee <strong>en</strong> zes voorbeeld<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd van beheerinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Voor deze beheerinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn<br />
ondersteun<strong>en</strong>de sjablon<strong>en</strong> beschikbaar.<br />
Op pagina 11 van de Leidraad staat dat beheerinstrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in iedere fase van het project word<strong>en</strong> ingezet<br />
om het project beheersbaar te lat<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>. De Leidraad stelt dat alle aspect<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> toegepast.<br />
Er is dus ge<strong>en</strong> prioritering aangebracht binn<strong>en</strong> de zev<strong>en</strong> beheeraspect<strong>en</strong>. De rek<strong>en</strong>kamer stelt vast dat<br />
binn<strong>en</strong> de raad vooral behoefte bestaat aan e<strong>en</strong> risicotaxatie. In de Leidraad staat bij het aspect ‘informatie’<br />
expliciet vastgelegd dat het Managem<strong>en</strong>tteam <strong>en</strong> college t<strong>en</strong> minste via e<strong>en</strong> driemaandelijkse<br />
voortgangsrapportage word<strong>en</strong> geïnformeerd. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> staat voor het aspect ‘organisatie’ expliciet<br />
aangegev<strong>en</strong> dat e<strong>en</strong> standaard projectorganisatie in ieder geval bestaat uit e<strong>en</strong> stuurgroep <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
projectgroep.<br />
Naast de afzonderlijke project<strong>en</strong>, functioneert e<strong>en</strong> zog<strong>en</strong>oemde project<strong>en</strong>staf. Dit is e<strong>en</strong> vorm van intern<br />
overleg. De tak<strong>en</strong> van de project<strong>en</strong>staf zijn het bewak<strong>en</strong> van de voortgang van project<strong>en</strong> <strong>en</strong> de kwaliteit van<br />
projectmatig werk<strong>en</strong> in de organisatie. De project<strong>en</strong>staf stond tot voor kort onder voorzitterschap van de<br />
afdelingsmanager Ruimtelijke Ontwikkeling. Na de evaluatie is het voorzitterschap nu belegd bij de<br />
directeur bedrijfsvoering om het organisatiebrede belang van deze staf te onderschrijv<strong>en</strong>.<br />
1.5 / Maatregel<strong>en</strong> ter bevordering van onderlinge controle<br />
In 2010 hebb<strong>en</strong> de projectmanagers de verankering van <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van (ruimtelijke) project<strong>en</strong><br />
geëvalueerd. Dit vond plaats teg<strong>en</strong> de achtergrond van de vraag of het to<strong>en</strong>malige risicomanagem<strong>en</strong>t<br />
voldeed. Daarvoor vond<strong>en</strong> evaluatie plaats in 2001, 2005 <strong>en</strong> 2009.<br />
E<strong>en</strong> belangrijke bevinding is dat de aan<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> het kritisch volg<strong>en</strong> van de projectleiders <strong>en</strong> -managers te<br />
beperkt is geregeld. E<strong>en</strong> andere bevinding is dat projectwethouders (als voorzitter van de stuurgroep) <strong>en</strong><br />
betrokk<strong>en</strong> projectleiders (als secretaris van de stuurgroep <strong>en</strong> voorzitter van de projectgroep) soms te veel<br />
als tandem werk<strong>en</strong>. Hieruit volgt e<strong>en</strong> behoefte aan meer ambtelijk toezicht (controler<strong>en</strong>d <strong>en</strong> stur<strong>en</strong>d)<br />
richting de projectleiders én meer betrokk<strong>en</strong>heid van de ambtelijke top (directie) bij project<strong>en</strong> dan de<br />
accordering van e<strong>en</strong> projectmelding <strong>en</strong> het reager<strong>en</strong> op de voortgangsrapportages.<br />
Vervolg<strong>en</strong>s is, mede ook naar aanleiding van e<strong>en</strong> rapportage van Ernst & Young over risicomanagem<strong>en</strong>t bij<br />
project Plantage de Sniep, in 2010 e<strong>en</strong> interne memo aan het college van B&W uitgebracht met vijf<br />
verbetervoorstell<strong>en</strong>. 10 De meeste van deze voorstell<strong>en</strong> gaan over het nadrukkelijker inbouw<strong>en</strong> van checks<br />
and balances. Zo is de zog<strong>en</strong>oemde project<strong>en</strong>staf (e<strong>en</strong> gestructureerd overleg over de voortgang van<br />
project<strong>en</strong>) verbreed door deelname van de directeur bedrijfsvoering <strong>en</strong> de afdelingsmanager financiën. Op<br />
die manier moet de project<strong>en</strong>staf weer e<strong>en</strong> steviger betek<strong>en</strong>is krijg<strong>en</strong> (zoals was bedoeld in de Leidraad).<br />
E<strong>en</strong> andere maatregel is het organiser<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> tweemaandelijks onderling vakoverleg voor<br />
projectleiders, waarin het krijg<strong>en</strong> <strong>en</strong> gev<strong>en</strong> van feedback c<strong>en</strong>traal staan.<br />
1.6 / Aansluiting tuss<strong>en</strong> ambtelijke organisatie, college <strong>en</strong> raad<br />
De geme<strong>en</strong>telijke organisatie is op te vatt<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> ket<strong>en</strong> van de schakels: ambtelijke organisatie, college<br />
van B&W <strong>en</strong> geme<strong>en</strong>teraad.<br />
De Leidraad biedt houvast voor de ambtelijke organisatie. De Leidraad is, zo blijkt uit verkreg<strong>en</strong><br />
informatie, ook bedoeld voor de ambtelijke organisatie maar die adressering is niet evid<strong>en</strong>t in het<br />
docum<strong>en</strong>t. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> bevat de Leidraad wel degelijk ook informatie over de toepassing van principes<br />
van projectmatig werk<strong>en</strong> op politiek-bestuurlijk niveau <strong>en</strong> in relatie met de externe omgeving, zo stelt<br />
de rek<strong>en</strong>kamer vast. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> zijn er bijvoorbeeld via regulier werkoverleg, de aangepaste<br />
project<strong>en</strong>staf <strong>en</strong> periodiek vakoverleg waarborg<strong>en</strong> voor <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong> aanwezig.<br />
10 Interne memo d.d. 1 september 2011 Organisatorische maatregel<strong>en</strong> <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle van Ruimtelijke Project<strong>en</strong>.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 14
De Leidraad gaat tamelijk uitgebreid in op de aansluiting tuss<strong>en</strong> de schakels van ambtelijke<br />
organisatie <strong>en</strong> college van B&W (in het bijzonder: de projectwethouder), met name de<br />
driemaandelijkse voortgangsrapportages. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> zijn er reguliere portefeuillehoudersoverlegg<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> ontvangt het college de verslag<strong>en</strong> van de Stuurgroepvergadering<strong>en</strong> <strong>en</strong> de notul<strong>en</strong> van de<br />
project<strong>en</strong>staf. 11<br />
De Leidraad besteedt daar<strong>en</strong>teg<strong>en</strong> summiere aandacht aan de aansluiting tuss<strong>en</strong> de schakels college<br />
van B&W <strong>en</strong> geme<strong>en</strong>teraad. In de Leidraad zijn weinig expliciete norm<strong>en</strong> of eis<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> voor de<br />
informatievoorzi<strong>en</strong>ing aan de geme<strong>en</strong>teraad zoals wel is gedaan voor de g<strong>en</strong>oemde zev<strong>en</strong><br />
beheeraspect<strong>en</strong>. In de stuurgroep kan de wijze van informer<strong>en</strong> van de raad aan bod kom<strong>en</strong>, maar<br />
uiteindelijk is het aan de politiek-bestuurlijke s<strong>en</strong>sitiviteit van de bestuurlijk opdrachtgever<br />
(projectwethouder) om de raad wel/niet <strong>en</strong> op welke wijze tuss<strong>en</strong>tijds te informer<strong>en</strong> over het verloop van<br />
e<strong>en</strong> project. Ook in de interne memo uit 2010 met verbetervoorstell<strong>en</strong> voor <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle van<br />
project<strong>en</strong> (zie paragraaf 1.5) komt deze aansluiting beperkt tot uitdrukking. 12 E<strong>en</strong> gevolg hiervan is<br />
ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s dat wordt verondersteld dat ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong> voldo<strong>en</strong>de politiek signaalgevoelig zijn in plaats<br />
van dat dit is gewaarborgd via de kaders bij project<strong>en</strong>. Betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> gev<strong>en</strong> aan dat het bij project<strong>en</strong><br />
van strategisch belang gebruikelijk is dat het projectplan naar de raad gaat. Dit is niet vastgelegd in de<br />
Leidraad. De rek<strong>en</strong>kamer stelt vast dat de Leidraad geldt als e<strong>en</strong> bedrijfsvoeringsinstrum<strong>en</strong>t. Tegelijk<br />
is het wel het <strong>en</strong>ige schriftelijke beleidskader waarin de verhouding<strong>en</strong> bij project<strong>en</strong> zijn neergelegd <strong>en</strong><br />
hoe projectmatig werk<strong>en</strong> moet word<strong>en</strong> opgevat. De relatie tuss<strong>en</strong> college <strong>en</strong> raad is daarbij, aldus de<br />
rek<strong>en</strong>kamer, wel degelijk aan de orde <strong>en</strong> van belang. Die relatie wordt deels bepaald door wettelijke<br />
tak<strong>en</strong> <strong>en</strong> bevoegdhed<strong>en</strong>, maar niet uitsluit<strong>en</strong>d. In de praktijk gaat het ook om gegroeide verhouding<strong>en</strong>.<br />
Op basis van de principes van projectmatig werk<strong>en</strong> <strong>en</strong> project<strong>en</strong> is de rek<strong>en</strong>kamer van oordeel dat de<br />
Leidraad, als basisdocum<strong>en</strong>t, hierop nadrukkelijker moet ingaan omdat geme<strong>en</strong>telijke project<strong>en</strong> juist<br />
plaatsvind<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> politiek-bestuurlijke context.<br />
De raad wordt geïnformeerd binn<strong>en</strong> de reguliere planning & control cyclus, maar die cyclus richt zich alle<strong>en</strong><br />
op de relatie met e<strong>en</strong> grondexploitatie of de geme<strong>en</strong>telijke begroting. Deze informatie is daarom partieel <strong>en</strong><br />
door de hoeveelheid informatie over e<strong>en</strong> veelheid aan onderwerp<strong>en</strong> globaal.<br />
1.7 / Externe omgeving<br />
Project<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> direct effect (bijvoorbeeld in de fysieke ruimte of in het d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> van betrokk<strong>en</strong>, zoals<br />
bij e<strong>en</strong> beleidsproject). In het kader van het beheeraspect ‘communicatie’ uit de Leidraad (pagina11) di<strong>en</strong>t<br />
bij de uitwerking van e<strong>en</strong> project verplichte aandacht uit te gaan naar e<strong>en</strong> kracht<strong>en</strong>veldanalyse <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
communicatieplan. In het achterligg<strong>en</strong>de werkboek zijn hiervoor werkdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> beschikbaar.<br />
Op pagina 6 van de Leidraad staat bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> ‘dat, wanneer in e<strong>en</strong> project wordt sam<strong>en</strong>gewerkt met e<strong>en</strong><br />
private partner, ook het bestuur van de private partij opdrachtgever is <strong>en</strong> als zodanig in de stuurgroep<br />
verteg<strong>en</strong>woordigd moet zijn’. Hierbij plaatst de rek<strong>en</strong>kamer e<strong>en</strong> kanttek<strong>en</strong>ing omdat het juist in het belang<br />
van de geme<strong>en</strong>te kan zijn om ook eig<strong>en</strong>standig overleg te voer<strong>en</strong>, dus zonder de private partner. Uit<br />
verkreg<strong>en</strong> informatie maakt de rek<strong>en</strong>kamer op dat soms sprake is van e<strong>en</strong> interne <strong>en</strong> externe stuurgroep.<br />
Hiervan wordt echter ge<strong>en</strong> melding gemaakt in de Leidraad. In achterligg<strong>en</strong>de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> bij de Leidraad<br />
staan overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd die nodig zijn in geval van int<strong>en</strong>sieve sam<strong>en</strong>werking met externe partners.<br />
11 Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>, pagina 5.<br />
12 Overig<strong>en</strong>s met uitzondering van het voorstel om de Planning & Control-cycli van de geme<strong>en</strong>telijke begroting <strong>en</strong> project<strong>en</strong><br />
beter op elkaar af te stemm<strong>en</strong> waardoor tuss<strong>en</strong>tijdse wijziging<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> grondexploitatie sneller zijn te verwerk<strong>en</strong> in de<br />
geme<strong>en</strong>telijke begroting.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 15
Al met al gaat de Leidraad vrijwel volledig in op het projectmatig werk<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>telijke<br />
organisatie van Diem<strong>en</strong>. Ook ligg<strong>en</strong> er verbinding<strong>en</strong> met relevant beleid. Zo zijn projectleiders in de<br />
uitvoering van hun werkzaamhed<strong>en</strong> gebond<strong>en</strong> aan de budgethoudersregeling 2011 <strong>en</strong> de nota<br />
aanbestedingsbeleid. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> heeft de raad bij motie het college opgeroep<strong>en</strong> om bij het aangaan van<br />
externe overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> waarde van € 250.000 of meer de raad nadrukkelijk te informer<strong>en</strong>.<br />
In de praktijk van project<strong>en</strong> maar ook van <strong>grote</strong> kluss<strong>en</strong> (zoals de reconstructie van e<strong>en</strong> weg) is steeds<br />
vaker sprake van specifieke afbak<strong>en</strong>ing van risico’s, tak<strong>en</strong> <strong>en</strong> bevoegdhed<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> private<br />
partij<strong>en</strong>. D<strong>en</strong>k bijvoorbeeld aan de toepassing van innovatieve aanbestedingsvorm<strong>en</strong> als Design & Build. 13<br />
E<strong>en</strong> ander voorbeeld is het aangaan van e<strong>en</strong> alliantie met e<strong>en</strong> projectontwikkelaar of woningstichting.<br />
Onderlinge afsprak<strong>en</strong> over tak<strong>en</strong>, bevoegdhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> word<strong>en</strong> dan neergelegd in<br />
(verschill<strong>en</strong>de) privaatrechtelijke overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>. De Leidraad besteedt hieraan <strong>en</strong>ige aandacht door<br />
typ<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> te b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>.<br />
1.8 / Beoordeling<br />
In de onderstaande tabell<strong>en</strong> staat de toetsing van de kaders voor projectmatig werk<strong>en</strong> aan hiervoor<br />
gestelde norm<strong>en</strong>.<br />
Tabel 1.1: Kaderstelling interne <strong>sturing</strong> op project<strong>en</strong> (beleid)<br />
1<br />
a<br />
Norm: Beoordeling:<br />
De geme<strong>en</strong>te heeft algem<strong>en</strong>e regels <strong>en</strong> richtlijn<strong>en</strong> opgesteld<br />
over de wijze waarop project<strong>en</strong> intern word<strong>en</strong> ingericht <strong>en</strong><br />
uitgevoerd.<br />
Meer specifiek heeft de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> regels <strong>en</strong> richtlijn<strong>en</strong><br />
opgesteld die ingaan op:<br />
de inhoudelijke omschrijving van e<strong>en</strong> project.<br />
Voorgeschrev<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t te zijn welke elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> minimaal in de<br />
beschrijving van e<strong>en</strong> project moet<strong>en</strong> terugkom<strong>en</strong> (doel,<br />
budget, tijdsplan etc.), wie deze projectomschrijving moet<br />
inzi<strong>en</strong> of formeel moet goedkeur<strong>en</strong> <strong>en</strong> in welke (deel)plann<strong>en</strong><br />
raad <strong>en</strong>/of het college expliciet di<strong>en</strong><strong>en</strong> te word<strong>en</strong> gek<strong>en</strong>d ter<br />
instemming (bijvoorbeeld specifieke project<strong>en</strong> of deelproject<strong>en</strong><br />
waarmee e<strong>en</strong> hoog bedrag is gemoeid).<br />
Voldaan.<br />
De Leidraad is het basisdocum<strong>en</strong>t voor<br />
de inrichting <strong>en</strong> uitvoering van<br />
project<strong>en</strong>. De Leidraad is nader<br />
uitgewerkt in<br />
werkdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>/sjablon<strong>en</strong>.<br />
Grot<strong>en</strong>deels voldaan.<br />
Voor alle fas<strong>en</strong> <strong>en</strong> beheeraspect<strong>en</strong> in<br />
e<strong>en</strong> project zijn sjablon<strong>en</strong> beschikbaar.<br />
In ieder geval bij project<strong>en</strong> van de<br />
afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling<br />
word<strong>en</strong> de sjablon<strong>en</strong> ook gebruikt. Het<br />
Team Project<strong>en</strong> heeft e<strong>en</strong> interne<br />
aanjaagfunctie maar voert ge<strong>en</strong><br />
controles uit op de juiste toepassing<br />
van gestelde norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> eis<strong>en</strong> in de<br />
Leidraad <strong>en</strong> werkdocum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Die rol is<br />
belegd bij de (integraal<br />
verantwoordelijke) afdelingsmanagers.<br />
De wijze waarop de geme<strong>en</strong>teraad<br />
wordt gek<strong>en</strong>d <strong>en</strong> geïnformeerd, is<br />
13 E<strong>en</strong> traditionele aanbesteding voor de bouw van bijvoorbeeld e<strong>en</strong> sportaccommodatie vindt plaats op basis van werk- <strong>en</strong><br />
bestekstek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>. Bij Design & Build besteedt e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te zowel het ontwerp als de feitelijk bouw tegelijk aan op basis van<br />
e<strong>en</strong> Programma van Eis<strong>en</strong>. De marktpartij<strong>en</strong> zijn dan veel eerder betrokk<strong>en</strong> <strong>en</strong> drag<strong>en</strong> daarmee meer risico maar hebb<strong>en</strong> ook<br />
veel meer zegg<strong>en</strong>schap tijd<strong>en</strong>s de fas<strong>en</strong> van ontwerp <strong>en</strong> realisatie.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 16
c<br />
de inrichting van de projectorganisatie.<br />
Voorgeschrev<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t te zijn hoe de <strong>sturing</strong> op het project<br />
eruit moet zi<strong>en</strong>, wanneer e<strong>en</strong> werkgroep <strong>en</strong>/of e<strong>en</strong> stuurgroep<br />
ingericht moet word<strong>en</strong>, welke led<strong>en</strong> hier zitting in hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
welke tak<strong>en</strong> deze led<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>. Ook moet duidelijk word<strong>en</strong><br />
welke bevoegdhed<strong>en</strong> door bestuur zijn gemandateerd of<br />
gedelegeerd <strong>en</strong> onder welke voorwaard<strong>en</strong>. Tot slot moet<br />
staan beschrev<strong>en</strong> hoe de AO/IC is ingericht <strong>en</strong> in hoeverre er<br />
gebruik gemaakt wordt van projectaudits.<br />
de informatiestrom<strong>en</strong> die vanuit de (ambtelijk)<br />
verantwoordelijke naar de verschill<strong>en</strong>de betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> (directie,<br />
college, raad) di<strong>en</strong><strong>en</strong> te gaan.<br />
Voorgeschrev<strong>en</strong> moet zijn op welke mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (bij<br />
budgetoverschrijding, bij inhoudelijke knelpunt<strong>en</strong>, bij<br />
overschrijding van termijn<strong>en</strong> <strong>en</strong>z.) welke betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> door wie<br />
van welke informatie moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> voorzi<strong>en</strong>.<br />
Tabel 1.2: Kaderstelling externe <strong>sturing</strong> op project<strong>en</strong> (beleid)<br />
1<br />
a<br />
minder expliciet vastgelegd dan de<br />
communicatie <strong>en</strong> contact<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de<br />
ambtelijke organisatie <strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de<br />
ambtelijke organisatie <strong>en</strong> het college<br />
van B&W.<br />
Grot<strong>en</strong>deels voldaan.<br />
De Leidraad beschrijft de standaard<br />
projectorganisatie in detail.<br />
Tuss<strong>en</strong>tijdse controle <strong>en</strong> aan<strong>sturing</strong> is<br />
geregeld via voortgangsrapportages <strong>en</strong><br />
diverse vorm<strong>en</strong> van gestructureerd<br />
overleg. Onlangs is dit stelsel van<br />
werkafsprak<strong>en</strong> aangescherpt.<br />
Audits zijn niet beschrev<strong>en</strong>. De interne<br />
controle is aan de betrokk<strong>en</strong><br />
afdelingsmanagers.<br />
Deels voldaan.<br />
Norm: Beoordeling:<br />
De geme<strong>en</strong>te heeft regels <strong>en</strong> richtlijn<strong>en</strong> opgesteld over de<br />
wijze waarop project<strong>en</strong> extern word<strong>en</strong> ingericht <strong>en</strong> uitgevoerd.<br />
Meer specifiek heeft de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> regels <strong>en</strong> richtlijn<strong>en</strong><br />
opgesteld die ingaan op:<br />
de aard <strong>en</strong> inhoud van de contract<strong>en</strong> die de geme<strong>en</strong>te met<br />
externe partij<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komt, waarin staat vastgelegd dat<br />
contractuele afsprak<strong>en</strong> minimaal in di<strong>en</strong><strong>en</strong> te gaan op de te<br />
behal<strong>en</strong> prestaties <strong>en</strong> beschikbare budgett<strong>en</strong>. Ook di<strong>en</strong>t<br />
In het verkeer tuss<strong>en</strong> de ambtelijke<br />
organisatie <strong>en</strong> de stuurgroep / het<br />
college is de informatiestroom helder<br />
beschrev<strong>en</strong>. Dit geldt in veel mindere<br />
mate voor de tuss<strong>en</strong>tijdse<br />
informatievoorzi<strong>en</strong>ing naar de<br />
geme<strong>en</strong>teraad. Hier bestaat e<strong>en</strong> sterke<br />
afhankelijkheid van de politiekbestuurlijke<br />
s<strong>en</strong>sitiviteit van de<br />
projectwethouder. Specifiek Diem<strong>en</strong>se<br />
norm<strong>en</strong> of uitgangspunt<strong>en</strong> zijn hiervoor<br />
niet vastgelegd.<br />
Beperkt voldaan.<br />
De Leidraad gaat over het projectmatig<br />
werk<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>.<br />
Wel zijn vorm<strong>en</strong> van overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong><br />
met derd<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> <strong>en</strong> de relatie<br />
met omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong>. De nadruk ligt<br />
echter sterk op projectmatig werk<strong>en</strong> als<br />
intern bedrijfsvoeringsinstrum<strong>en</strong>t.<br />
Beperkt voldaan.<br />
Voor het aangaan van overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong><br />
met externe partij<strong>en</strong> in het kader van<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 17
c<br />
voorgeschrev<strong>en</strong> te word<strong>en</strong> dat er e<strong>en</strong> koppeling di<strong>en</strong>t te<br />
bestaan tuss<strong>en</strong> de door de geme<strong>en</strong>te beoogde doel<strong>en</strong> <strong>en</strong> het<br />
overe<strong>en</strong>gekom<strong>en</strong> contract.<br />
de wijze waarop de (ambtelijk) verantwoordelijke di<strong>en</strong>t toe<br />
zi<strong>en</strong> op de prestaties van externe partij<strong>en</strong> waarmee de<br />
geme<strong>en</strong>te in het desbetreff<strong>en</strong>de project sam<strong>en</strong>werkt.<br />
Voorgeschrev<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t te zijn welke informatie de externe partij<br />
moet aanlever<strong>en</strong> <strong>en</strong> op welk mom<strong>en</strong>t.<br />
de wijze waarop externe verantwoordingsinformatie verwerkt<br />
di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong> in relevante informatie voor interne<br />
opdrachtgevers (bijvoorbeeld de raad <strong>en</strong>/of het college).<br />
project<strong>en</strong> is beperkte aandacht in de<br />
Leidraad maar meer aandacht in de<br />
achterligg<strong>en</strong>de docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Deels voldaan.<br />
De Leidraad <strong>en</strong> het geme<strong>en</strong>telijk<br />
inkoop <strong>en</strong> aanbestedingsbeleid gaan<br />
beperkt in op de wijze van omgaan met<br />
externe partij<strong>en</strong>. De sam<strong>en</strong>werking met<br />
externe partij<strong>en</strong> wordt vastgelegd in<br />
e<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst.<br />
Beperkt voldaan.<br />
Het is voor e<strong>en</strong> belangrijk deel aan de<br />
projectleider <strong>en</strong> de projectwethouder<br />
om bewust te zijn van signal<strong>en</strong> uit de<br />
omgeving. Hiervoor zijn ge<strong>en</strong> expliciete<br />
norm<strong>en</strong> neergelegd, behalve dat de<br />
aandacht voor risicoanalyse is<br />
aangescherpt.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 18
2 Casus Plantage de Sniep<br />
Voor haar onderzoek naar de <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van (<strong>grote</strong>) project<strong>en</strong> in Diem<strong>en</strong> heeft de Rek<strong>en</strong>kamer<br />
drie casuss<strong>en</strong> onderzocht. Het gaat om de casuss<strong>en</strong> Plantage de Sniep, Catalpa <strong>en</strong> Berk<strong>en</strong>stede. Na e<strong>en</strong><br />
korte inleiding op de casus, volgt e<strong>en</strong> reconstructie op hoofdlijn<strong>en</strong> van het projectverloop. Op basis de<br />
reconstructie pres<strong>en</strong>teert de Rek<strong>en</strong>kamer haar bevinding<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> slotte toetst de Rek<strong>en</strong>kamer de casus aan<br />
vooraf gestelde norm<strong>en</strong> over <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong>. De casus Plantage de Sniep is in<br />
meerdere opzicht<strong>en</strong> e<strong>en</strong> gevoelig project. De geme<strong>en</strong>te draagt financieel risico, de looptijd is lang, de<br />
afhankelijkheid van marktomstandighed<strong>en</strong> is groot. In het projectverloop tot nu toe valt op dat ge<strong>en</strong> vaste,<br />
herk<strong>en</strong>bare lijn valt te ontdekk<strong>en</strong> in de onderlinge positionering tuss<strong>en</strong> ambtelijke organisatie, college van<br />
B&W <strong>en</strong> geme<strong>en</strong>teraad.<br />
2.1 / Inleiding<br />
Plantage de Sniep is e<strong>en</strong> nieuw te ontwikkel<strong>en</strong> wijk. Het plangebied van Plantage de Sniep bevindt zich<br />
tuss<strong>en</strong> sportpark De Diem<strong>en</strong> in het noord<strong>en</strong>, de provinciale weg S113 in het oost<strong>en</strong>, de Weespertrekvaart in<br />
het zuid<strong>en</strong> <strong>en</strong> de punt Sniep in het west<strong>en</strong>. Zie figuur 2.1 voor de plankaart.<br />
Het project behelst de realisatie van appartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, e<strong>en</strong>gezinswoning<strong>en</strong>, bedrijfsruimt<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> Brede<br />
School door de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> in sam<strong>en</strong>werking met e<strong>en</strong> ontwikkelcombinatie. De ontwikkelcombinatie<br />
bestaat uit de private partij<strong>en</strong> Bouwfonds Ontwikkeling (voorhe<strong>en</strong> Rabo Vastgoed maar in het vervolg<br />
consequ<strong>en</strong>t te noem<strong>en</strong>: Bouwfonds Ontwikkeling) <strong>en</strong> Dura Vermeer.<br />
Tijd<strong>en</strong>s het projectverloop tot nu toe zijn verschill<strong>en</strong>de b<strong>en</strong>aming<strong>en</strong> gehanteerd, zoals de Sniep <strong>en</strong> Plantage<br />
van Diem<strong>en</strong>. Uiteindelijk is gekoz<strong>en</strong> voor Plantage de Sniep. Dit was de uitkomst van e<strong>en</strong> prijsvraag. Deze<br />
naam voorkomt bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> verwarring met het naastgeleg<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong>terrein de Sniep. In het vervolg van<br />
dit hoofdstuk kiest de rek<strong>en</strong>kamer, voor het gemak, consequ<strong>en</strong>t voor de b<strong>en</strong>aming Plantage de Sniep.<br />
Figuur 2.1 Plankaart Plantage de Sniep<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 19
2.2 / Reconstructie van het projectverloop tot nu toe<br />
De tijdlijn hierna is ge<strong>en</strong> volledige opsomming. Ook zijn niet alle informatiemom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> richting de<br />
geme<strong>en</strong>teraad opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>, maar wel de belangrijkste mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de voortgang van het project. 14<br />
De casus Plantage de Sniep beslaat meerdere bestuursperiod<strong>en</strong>.<br />
Periode tot 2000<br />
Om verdere verpaupering op het voormalige terrein van e<strong>en</strong> meubelboulevard <strong>en</strong> diverse bedrijv<strong>en</strong> te<br />
voorkom<strong>en</strong>, koopt de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> midd<strong>en</strong> jar<strong>en</strong> neg<strong>en</strong>tig grond<strong>en</strong>, opstall<strong>en</strong> <strong>en</strong> woonbot<strong>en</strong> aan. 15<br />
Het is bek<strong>en</strong>d dat de grond vervuild is <strong>en</strong> bodemsanering nodig is voordat e<strong>en</strong> herontwikkeling kan<br />
plaatsvind<strong>en</strong>. De int<strong>en</strong>tie van de geme<strong>en</strong>te is aanvankelijk om <strong>en</strong>kele strategische aankop<strong>en</strong> te do<strong>en</strong>. Na<br />
verloop van tijd verwerft de geme<strong>en</strong>te dermate veel grond dat de geme<strong>en</strong>te zichzelf welhaast verplicht om<br />
de rest van het gebied ook aan te kop<strong>en</strong> <strong>en</strong> te ontwikkel<strong>en</strong>. Dit is dan tev<strong>en</strong>s de w<strong>en</strong>s van de meerderheid<br />
van de geme<strong>en</strong>teraad. In het coalitieprogramma van voorjaar 1998 staat dat het gebied zich zou moet<strong>en</strong><br />
ontwikkel<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> nieuwe <strong>en</strong>tree van de oostelijke kant van Diem<strong>en</strong>. 16<br />
Op 10 november 1998 besluit het college om e<strong>en</strong> verk<strong>en</strong>ning uit te voer<strong>en</strong> naar woningbouw op het terrein<br />
van de voormalige meubelboulevard. 17<br />
Op 25 november 1999 stemt de raad in met de voorwaard<strong>en</strong> voor de voorbereiding <strong>en</strong> uitvoering van het<br />
project Plantage de Sniep, zoals is aangegev<strong>en</strong> in het ontwerpbesluit Bestuursopdracht project Plantage de<br />
Sniep. 18 Voor de realisatie in de periode 2005-2008 stelt de raad de volg<strong>en</strong>de uitgangspunt<strong>en</strong> vast:<br />
/ hoofdacc<strong>en</strong>t legg<strong>en</strong> op de woonfunctie <strong>en</strong> daarbij circa e<strong>en</strong> derde deel van de woning<strong>en</strong> realiser<strong>en</strong> in de<br />
goedkopere sector<br />
/ de mogelijkhed<strong>en</strong> van actief bodembeheer, het beher<strong>en</strong> van structureel aanwezige<br />
bodemverontreiniging, optimaal b<strong>en</strong>utt<strong>en</strong><br />
/ duurzaam bouw<strong>en</strong>, met extra aandacht voor de geluidsisolatie tuss<strong>en</strong> woning<strong>en</strong>, <strong>en</strong> duurzaam<br />
herinricht<strong>en</strong> van de op<strong>en</strong>bare buit<strong>en</strong>ruimte.<br />
De eerste exploitatiebegroting laat e<strong>en</strong> negatieve eindwaarde zi<strong>en</strong> door de noodzaak van grondaankop<strong>en</strong><br />
én -sanering<strong>en</strong>. De verwachting bij ambtelijke organisatie, college <strong>en</strong> geme<strong>en</strong>teraad is dat de grondprijz<strong>en</strong><br />
aantrekk<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat de eindwaarde daardoor uiteindelijk positief uitpakt. Dit was namelijk ook de ervaring met<br />
e<strong>en</strong> ontwikkeling in Diem<strong>en</strong>-Noord.<br />
14 Algem<strong>en</strong>e informatievoorzi<strong>en</strong>ing verloopt bijvoorbeeld via de planning & controlcyclus (jaarrek<strong>en</strong>ing, voorjaarsnota,<br />
kadernota, begroting, najaarsnota). De rek<strong>en</strong>kamer baseert de reconstructie op het inhoudelijke dossier zoals sam<strong>en</strong>gesteld<br />
binn<strong>en</strong> de ambtelijke organisatie. Dit dossier bevat specifieke, vakinhoudelijk docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> status binn<strong>en</strong> de ket<strong>en</strong> van<br />
ambtelijke organisatie – college van B&W – geme<strong>en</strong>teraad.<br />
15 Hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 4.<br />
16 Collegeprogramma 1998-2002.<br />
17 Collegevoorstel woningbouwverk<strong>en</strong>ning meubelboulevard e.o. d.d. 29 oktober 1998.<br />
18 Brief College d.d. 9 januari 2003 betreff<strong>en</strong>de Ontwikkeling<strong>en</strong> project Plantage de Sniep.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 20
2000<br />
Op 22 februari is de projectopdracht Bestuursopdracht project Plantage de Sniep opgeleverd. 19 Hierin staat<br />
onder meer dat:<br />
/ de geme<strong>en</strong>tesecretaris de Projectgroep Plantage de Sniep instelt<br />
/ de raad één keer per kwartaal e<strong>en</strong> schriftelijke hoofdlijn<strong>en</strong>notitie ontvangt<br />
/ de locatie in de periode 2005-2008 geheel zal zijn ontwikkeld<br />
/ de globale exploitatieopzet halfjaarlijks wordt bijgesteld.<br />
De Projectgroep coördineert de planning <strong>en</strong> kost<strong>en</strong>bewaking. In de projectgroep nem<strong>en</strong> projectwethouders,<br />
de geme<strong>en</strong>tesecretaris, loco-secretaris <strong>en</strong> e<strong>en</strong> afdelingshoofd zitting. Naast de Projectgroep functioneert<br />
e<strong>en</strong> Werkgroep voor de praktische gang van zak<strong>en</strong>. In de bestuursopdracht staat dat bestuurlijke<br />
instemming <strong>en</strong> besluitvorming plaatsvindt in het college, raadscommissies <strong>en</strong> geme<strong>en</strong>teraad.<br />
Op 12 december ontvangt de raadscommissie voor ruimtelijke zak<strong>en</strong> (GREV) de eerste hoofdlijn<strong>en</strong>notitie. 20<br />
2001<br />
Op 26 april stelt de raad het raadsvoordracht Keuz<strong>en</strong> op hoofdlijn<strong>en</strong> project Plantage de Sniep deel 1<br />
vast. 21 Hiermee is het besluit g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> om de locatie te herontwikkel<strong>en</strong>. Naast eerder aangekochte grond<strong>en</strong><br />
maakt de zog<strong>en</strong>oemde AGO-strook nu ook onderdeel uit van de planontwikkeling. 22<br />
Op 31 mei stelt de raad het raadsvoordracht Keuz<strong>en</strong> op hoofdlijn<strong>en</strong> project Plantage de Sniep deel 2 vast. 23<br />
Hiermee neemt de raad besluit<strong>en</strong> over het programma van eis<strong>en</strong> <strong>en</strong> het ontwerp-sted<strong>en</strong>bouwkundig plan.<br />
2002<br />
Begin maart zijn er geme<strong>en</strong>teraadsverkiezing<strong>en</strong> <strong>en</strong> treedt de Wet dualisering geme<strong>en</strong>tebestuur in werking.<br />
De politieke (verkiezings)debatt<strong>en</strong> gaan vooral over het C<strong>en</strong>trumplan Diem<strong>en</strong>. Over dit project lop<strong>en</strong> de<br />
opvatting sterk uite<strong>en</strong>. Ook wijzigt het politiek landschap in Diem<strong>en</strong> door de komst van e<strong>en</strong> nieuwe politieke<br />
partij in de raad.<br />
In april ontvangt de raad de derde hoofdlijn<strong>en</strong>notitie. 24<br />
Bij het vaststell<strong>en</strong> van de programmabegroting in november wijzigt de raad de exploitatiebegroting van het<br />
project. 25 De verlaagde grondkost<strong>en</strong> voor de bouw van 140 goedkope flatwoning<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geschrapt <strong>en</strong><br />
omgezet naar grondkost<strong>en</strong> middelduur. Hierdoor neemt het berek<strong>en</strong>de exploitatietekort af. In deze tijd<br />
stijg<strong>en</strong> de huiz<strong>en</strong>prijz<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarmee de grondprijz<strong>en</strong> explosief. De verwachting is nog steeds dat de<br />
eindwaarde van Plantage de Sniep uiteindelijk wel positief zal zijn.<br />
19 Raadsvoorstel ‘Keuz<strong>en</strong> op hoofdlijn<strong>en</strong> project Sniep deel 1’ d.d. 3 april 2001.<br />
20 Project Sniep Hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 1 december 2000.<br />
21 Keuz<strong>en</strong> op hoofdlijn<strong>en</strong> Project Sniep deel 1, pagina 2.<br />
22 De AGO-strook is het gedeelte van het plangebied aan de noordkant (t<strong>en</strong> opzichte van de Straatweg).<br />
23 Project Sniep Hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 2.<br />
24 Project Sniep Hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 3.<br />
25 Project Sniep Hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 4 , januari 2003.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 21
2003<br />
Op 9 januari stuurt het college e<strong>en</strong> brief om de raad globaal te informer<strong>en</strong> over de ontwikkeling<strong>en</strong> in de<br />
afgelop<strong>en</strong> jar<strong>en</strong> betreff<strong>en</strong>de het project Plantage de Sniep. E<strong>en</strong> bijlage bij deze brief is hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 4.<br />
De brief markeert de afronding van de voorbereiding <strong>en</strong> het zett<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de stap, namelijk het<br />
selecter<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> private partij om de ontwikkeling van de woonwijk mee te realiser<strong>en</strong>. Met publiekprivate-sam<strong>en</strong>werking<br />
had de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> al ervaring<strong>en</strong> opgedaan bij Diem<strong>en</strong>-Noord <strong>en</strong> het<br />
C<strong>en</strong>trumplan Diem<strong>en</strong>.<br />
Op 27 januari ontvangt de raad de hoofdlijn<strong>en</strong>notitie nummer 5. 26 In deze notitie staat dat de eindwaarde<br />
van het project tuss<strong>en</strong> de 22 <strong>en</strong> 25 miljo<strong>en</strong> euro negatief is. Daarnaast informeert het college de raad dat<br />
e<strong>en</strong> extern bureau opdracht heeft gekreg<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> marktverk<strong>en</strong>ning uit te voer<strong>en</strong> voor pot<strong>en</strong>tiële private<br />
partners.<br />
In e<strong>en</strong> beslot<strong>en</strong> vergadering op 10 april stemt de raadscommissie Ruimtelijke Infrastructuur in met de<br />
procedure (spelregelreglem<strong>en</strong>t) voor de aanbesteding. 27 Aanvankelijk is het idee om te start<strong>en</strong> met e<strong>en</strong><br />
consultatieronde maar uiteindelijk is gekoz<strong>en</strong> om direct e<strong>en</strong> gunningstraject in te gaan. De gekoz<strong>en</strong><br />
marktpartij zou het gehele project moet<strong>en</strong> gaan trekk<strong>en</strong>: van bodemsanering via ontwikkeling tot oplevering.<br />
E<strong>en</strong> externe vastgoedspecialist begeleidt de projectgroep bij de onderhandeling<strong>en</strong>. De projectgroep<br />
b<strong>en</strong>adert vijf marktpartij<strong>en</strong> waarvan er twee e<strong>en</strong> tijdige bieding do<strong>en</strong>. De financiële resultat<strong>en</strong> van de<br />
bieding<strong>en</strong> vall<strong>en</strong> teg<strong>en</strong>, mede door e<strong>en</strong> hoge risicoreservering voor de bodemsanering. Als reactie daarop<br />
zou de gekoz<strong>en</strong> marktpartij niet meer het gehele project trekk<strong>en</strong>. Het geme<strong>en</strong>tebestuur besluit namelijk om<br />
de bodemsanering zelf uit te voer<strong>en</strong>, hoewel dit eerder expliciet onderdeel uitmaakte van de prijsvraag<br />
(aspect: bieding op de grond). Red<strong>en</strong> is ook dat de geme<strong>en</strong>te in aanmerking komt voor e<strong>en</strong> subsidie voor<br />
de grondsanering. De externe begeleider van de projectgroep maakt e<strong>en</strong> match tuss<strong>en</strong> twee partij<strong>en</strong> uit de<br />
inschrijving, namelijk Dura Vermeer <strong>en</strong> Bouwfonds Ontwikkeling. Met deze combinatie start<strong>en</strong> de<br />
voorbereiding<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst.<br />
2004<br />
Op 27 mei ligt het raadsvoordracht ’besluitvorming voortgang Plantage de Sniep’ in de raad voor. 28 Het<br />
voorstel gaat over de verdere uitwerking van plann<strong>en</strong> van de ontwikkelcombinatie voor de woonwijk. De<br />
raad neemt ge<strong>en</strong> besluit. In plaats daarvan bedingt hij per motie dat het aantal woning<strong>en</strong> per hectare tuss<strong>en</strong><br />
de 30 <strong>en</strong> 50 is. Via de motie gaat de raad wel akkoord met de uitgangspunt<strong>en</strong> uit het oorspronkelijke<br />
voorstel. 29<br />
In september breekt e<strong>en</strong> bestuurscrisis uit over het C<strong>en</strong>trumplan/megabioscoop. Daarop is e<strong>en</strong> nieuw<br />
college gevormd <strong>en</strong> de projectorganisatie gewijzigd. De wijziging komt erop neer dat uitvoer<strong>en</strong>de<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> nadrukkelijker plaatsvind<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de ambtelijke organisatie in sam<strong>en</strong>spraak met de<br />
projectwethouders (<strong>en</strong> niet langer door de projectgroep waarin met name de ambtelijke top <strong>en</strong> externe<br />
ondersteuning verteg<strong>en</strong>woordigd war<strong>en</strong>).<br />
2005<br />
Op 14 juli vindt e<strong>en</strong> beslot<strong>en</strong> raadsvergadering plaats over e<strong>en</strong> voortgangsrapportage. In de rapportage<br />
staat dat de voortgang van het project Plantage de Sniep om diverse red<strong>en</strong><strong>en</strong> stagneert. 30 Op dit mom<strong>en</strong>t is<br />
sprake van e<strong>en</strong> verwacht exploitatietekort van 40 miljo<strong>en</strong> euro.<br />
In oktober stuurt het college e<strong>en</strong> toelichting over de voortgang van Plantage de Sniep aan de raad. 31<br />
26 Project Sniep Hoofdlijn<strong>en</strong>notitie 4 , februari 2003.<br />
27 B&W notitie Project Sniep: Aandachtspunt<strong>en</strong> voor verbetering financiële bieding <strong>en</strong> het sted<strong>en</strong>bouwkundig plan.<br />
28 Raadsvoordracht ‘besluitvorming voortgang Sniep’ nr. 04-28 d.d. 27 mei 2004.<br />
29 Idem.<br />
30 Tuss<strong>en</strong>tijdse rapportage Sniep juni 2005.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 22
2006<br />
Op 6 januari ontvangt de raad van de projectwethouder e<strong>en</strong> vertrouwelijke brief over de voortgang project<br />
Plantage de Sniep. 32 Hierin wordt de raad geïnformeerd over de actiepunt<strong>en</strong> die het college in gang heeft<br />
gezet met betrekking tot Plantage de Sniep.<br />
Op 26 januari stelt de raad het sted<strong>en</strong>bouwkundig plan vast. 33<br />
Op 29 juni consulteert de raad het college over het voornem<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst te<br />
tek<strong>en</strong><strong>en</strong> met de ontwikkelingscombinatie. Uit de interviews komt naar vor<strong>en</strong> dat de raad de overe<strong>en</strong>komst<br />
per artikel behandelt. Dit strookt met e<strong>en</strong> eerdere motie (aang<strong>en</strong>om<strong>en</strong> rond het onderwerp megabioscoop)<br />
die het college oproept om bij overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> waarbij e<strong>en</strong> uitgave bov<strong>en</strong> 250.000 euro is gemoeid de raad<br />
nadrukkelijk te betrekk<strong>en</strong>. Op 21 juli is de sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst door verteg<strong>en</strong>woordigers nam<strong>en</strong>s<br />
de geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> de ontwikkelcombinatie getek<strong>en</strong>d. 34<br />
Het dossier bevat ge<strong>en</strong> relevante docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> uit het jaar 2007.<br />
2008<br />
In de sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst staat dat betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong> voor de daadwerkelijke realisatie e<strong>en</strong><br />
realisatieovere<strong>en</strong>komst sluit<strong>en</strong>. Op 29 april stelt het college de realisatieovere<strong>en</strong>komst vast. 35 De raad is<br />
hierover geïnformeerd met e<strong>en</strong> brief. 36 Op 15 mei vindt ondertek<strong>en</strong>ing plaats.<br />
Vanwege de omvang van het project bevat de realisatieovere<strong>en</strong>komst brede afsprak<strong>en</strong> die de partij<strong>en</strong><br />
nader uitwerk<strong>en</strong> in zog<strong>en</strong>oemde ‘allonges op de realisatieovere<strong>en</strong>komst’. 37 Er zit dus e<strong>en</strong> trechtering in de<br />
privaatrechtelijke overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> (via sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst <strong>en</strong> realisatieovere<strong>en</strong>komst naar<br />
allonges). Na het sluit<strong>en</strong> van de realisatieovere<strong>en</strong>komst is gestart met de verkoop <strong>en</strong> ontwikkeling van<br />
deelplan A. Dit deelplan betreft de realisatie van 88 woning<strong>en</strong>. De verkoop start in 2008 <strong>en</strong> in september is<br />
het drempelperc<strong>en</strong>tage van 70% verkocht.<br />
Op 5 juni stuurt de projectleider aan de projectwethouders e<strong>en</strong> interne memo inzake vertrag<strong>en</strong>de factor<strong>en</strong><br />
bij de voortgang van Plantage de Sniep. 38 Het gaat hierbij om het anticiper<strong>en</strong> op gevolg<strong>en</strong> voor<br />
luchtkwaliteit <strong>en</strong> geluidsoverlast als gevolg van de ontsluiting van IJburg <strong>en</strong> de verbreding van de rijksweg<br />
A1.<br />
Later in juni stelt het college e<strong>en</strong> besluit vast over de voortgang van het project. Bij dit besluit is<br />
opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> dat bij de raad geïnformeerd moet word<strong>en</strong> bij e<strong>en</strong> to<strong>en</strong>ame van het exploitatietekort (als gevolg<br />
van r<strong>en</strong>tederving). 39<br />
Medio september/oktober geldt als globaal startpunt voor de kredietcrisis. 40 In het vervolg van 2008, 2009<br />
<strong>en</strong> het beging van 2010, leidt dit tot int<strong>en</strong>sieve <strong>en</strong> vaak stevige discussies tuss<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> de<br />
ontwikkelcombinatie over de naleving van de geslot<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>. 41<br />
31 Toelichting voortgang Sniep oktober 2005 .<br />
32 Brief dhr. Worm d.d. 6 januari 2006 betreff<strong>en</strong>de voortgang project Sniep (vertrouwelijk).<br />
33 091021 Voortgangsrapportage (project Plantage de Sniep).<br />
34 Collegevoorstel Sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst de Sniep.<br />
35 Collegevoorstel Realisatieovere<strong>en</strong>komst Plantage de Sniep.<br />
36 Brief College van B&W d.d. 7 mei 2008 betreff<strong>en</strong>de realisatieovere<strong>en</strong>komst Plantage de Sniep.<br />
37 E<strong>en</strong> allonge is e<strong>en</strong> verl<strong>en</strong>gstuk bij e<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst.<br />
38 Interne memo vertrag<strong>en</strong>de factor<strong>en</strong> voortgang Plantage de Sniep.<br />
39 Bestuursvoorstel voortgang Plantage de Sniep juni 08.<br />
40 http://www.rijksoverheid.nl/onderwerp<strong>en</strong>/kredietcrisis/chronologisch-overzicht-<strong>en</strong>kele-ontwikkeling<strong>en</strong>-kredietcrisis.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 23
2009<br />
In maart is (net zoals elk jaar bij de jaarrek<strong>en</strong>ing) de grondexploitatie herzi<strong>en</strong>. De voorzi<strong>en</strong>ing moest daarbij<br />
opgehoogd. Vanaf dit mom<strong>en</strong>t is duidelijk dat ‘financieel optimaliser<strong>en</strong>’ e<strong>en</strong> absolute noodzaak is.<br />
In april stuurde het college e<strong>en</strong> boze brief aan Bouwfonds Ontwikkeling (vanaf dit mom<strong>en</strong>t is Rabo<br />
Vastgoed onderdeel van Bouwfonds Ontwikkeling) over deelplan B. 42 Deelplan B is de bouw van e<strong>en</strong><br />
appartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>complex, maar de verkoop hiervan vlot totaal niet.<br />
In mei stelt het college e<strong>en</strong> bestuursvoorstel vast met maatregel<strong>en</strong> om de financiële risico’s van de<br />
woningmarktcrisis te beheers<strong>en</strong>. 43 Deze brief bespreekt het college in e<strong>en</strong> beslot<strong>en</strong> bije<strong>en</strong>komst met de<br />
geme<strong>en</strong>teraad. De raad is over de financiële stand van zak<strong>en</strong> ook geïnformeerd via de reguliere<br />
planning&control-cyclus.<br />
Op 21 november is e<strong>en</strong> voortgangsrapport opgeleverd door de projectorganisatie. 44 Deze rapportage is<br />
besprok<strong>en</strong> in de stuurgroep <strong>en</strong> de project<strong>en</strong>staf. In deze rapportage staan zev<strong>en</strong> risicofactor<strong>en</strong> opgesomd.<br />
E<strong>en</strong> voorbeeld is dat het moeilijk blijkt om afsprak<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong> met de ontwikkelcombinatie.<br />
2010<br />
In maart vind<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>teraadsverkiezing<strong>en</strong> plaats. Bij de coalitieonderhandeling<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong><br />
van de afdeling Ruimtelijke Ord<strong>en</strong>ing, op verzoek van de onderhandelaars, e<strong>en</strong> toelichting gegev<strong>en</strong> over<br />
Plantage de Sniep .<br />
Op 19 maart is voor de projectorganisatie e<strong>en</strong> nieuw voortgangsrapport beschikbaar. 45 In deze rapportage<br />
wordt de aard van de financiële problem<strong>en</strong> duidelijk: “De risico´s die eerder zijn aangeduid in de toelichting<br />
op de grondexploitatie zijn de afgelop<strong>en</strong> periode bewaarheid geword<strong>en</strong>. De werkzaamhed<strong>en</strong> in het project<br />
lat<strong>en</strong> zich nu karakteriser<strong>en</strong> als ‘crisismanagem<strong>en</strong>t’.”<br />
De maand<strong>en</strong> april tot <strong>en</strong> met juni staan in het tek<strong>en</strong> van nieuwe afsprak<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de ontwikkelcombinatie<br />
<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te. Dit komt naar vor<strong>en</strong> in verschill<strong>en</strong>de briev<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijvoorbeeld in e<strong>en</strong> memo waarin staat dat<br />
in de Sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst e<strong>en</strong> onev<strong>en</strong>wichtigheid bestaat wat betreft de verdeling van de risico’s<br />
<strong>en</strong> de grip op de planning <strong>en</strong> opbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> beide partij<strong>en</strong>. 46 Uit interviews komt naar vor<strong>en</strong> dat de<br />
onev<strong>en</strong>wichtigheid er met name uit bestond dat de financiële risico’s voor de geme<strong>en</strong>te war<strong>en</strong>.<br />
Op 1 juni heeft Ernst & Young de risicoanalyse van Plantage de Sniep afgerond. 47 De raad had het college<br />
opgedrag<strong>en</strong> e<strong>en</strong> onderzoek uit te voer<strong>en</strong> bij de behandeling van de jaarrek<strong>en</strong>ing 2009. Het onderzoek van<br />
Ernst & Young was al opgestart <strong>en</strong> sloot hier goed op aan. De risico’s war<strong>en</strong> vooral gerelateerd aan de<br />
sam<strong>en</strong>werking met de ontwikkelcombinatie, de consequ<strong>en</strong>ties die voortvloei<strong>en</strong> uit het economisch<br />
neergaande tij <strong>en</strong> de omvang van het project in relatie met de k<strong>en</strong>nis <strong>en</strong> capaciteit bij de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>.<br />
Op 3 juni is e<strong>en</strong> voortgangsrapport opgeleverd aan de raad. 48 Vanaf dit mom<strong>en</strong>t wordt gerek<strong>en</strong>d met e<strong>en</strong><br />
verwacht tekort van € 34 miljo<strong>en</strong>.<br />
41 Brief College van B&W d.d. 4 februari 2009 betreff<strong>en</strong>de naleving sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst/realisatieovere<strong>en</strong>komst<br />
Plantage de Sniep te Diem<strong>en</strong>.<br />
42 Brief College van B&W aan Bouwfonds Ontwikkeling d.d. 21 april 2009 betreff<strong>en</strong>de Plantage de Sniep, deelplan B .<br />
43 Bestuursvoorstel Effect<strong>en</strong> woningmarktcrisis op woningbouwproject<strong>en</strong> in Diem<strong>en</strong> mei 2009.<br />
44 091021 Voortgangsrapportage 1 De Sniep.<br />
45 100319 Voortgangsrapportage 2 De Sniep.<br />
46 Memo d.d. 1 juni 2010 betreff<strong>en</strong>de Stand van zak<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg Plantage de Sniep.<br />
47 Risicoanalyse Plantage De Sniep d.d. 1 juni 2010 Ernst & Young.<br />
48 100603 Voortgangsrapportage 3 Plantage De Sniep.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 24
Op 1 september is e<strong>en</strong> nieuw intern voortgangsrapport beschikbaar voor de projectorganisatie. 49 Hierin<br />
staat dat de projectgroep int<strong>en</strong>sief overleg voert met de afdeling financiën over de wijze van begrot<strong>en</strong> van<br />
het project.<br />
Op 28 oktober di<strong>en</strong>t de projectwethouder e<strong>en</strong> raadsvoordracht in, betreff<strong>en</strong>de de stand van zak<strong>en</strong> <strong>en</strong> het<br />
vervolg Plantage de Sniep. 50 Het beslispunt luidt: “Het Projectplan Plantage de Sniep - aanpak op<br />
hoofdlijn<strong>en</strong>, de Risicoanalyse <strong>en</strong> de bijbehor<strong>en</strong>de beschrev<strong>en</strong> acties voor k<strong>en</strong>nisgeving aannem<strong>en</strong>”. De<br />
raad stemt in meerderheid in.<br />
Uit interviews komt naar vor<strong>en</strong> dat de inhoud <strong>en</strong> strekking van de hoofdlijn<strong>en</strong> uit het projectplan al eerder<br />
int<strong>en</strong>sief war<strong>en</strong> besprok<strong>en</strong> met de raad. Ook over de belangrijkste wijziging<strong>en</strong> in de grondexploitatie was al<br />
eerder beslot<strong>en</strong> bij de vaststelling van stukk<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de planning & control cyclus.<br />
2011<br />
Op 13 januari informeert het college de raad welke maatregel<strong>en</strong> het heeft g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> naar aanleiding van de<br />
risicoanalyse van Ernst & Young uit 2010. 51<br />
Op 16 februari is e<strong>en</strong> interne voortgangsrapportage opgesteld door de projectorganisatie. 52 Deze<br />
rapportage is in de Project<strong>en</strong>staf (7 maart) besprok<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s ter k<strong>en</strong>nisname aan het college<br />
voorgelegd.<br />
Op 17 februari neemt de raad het globale bestemmingsplan Plantage de Sniep met algem<strong>en</strong>e stemm<strong>en</strong><br />
aan.<br />
Op 3 maart is e<strong>en</strong> thema-avond georganiseerd voor raadsled<strong>en</strong> over de project<strong>en</strong> in de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>.<br />
Hiervoor is e<strong>en</strong> folder opgesteld. De avond staat met name in het tek<strong>en</strong> van Plantage de Sniep.<br />
Op 7 maart vergadert de project<strong>en</strong>staf over de verschill<strong>en</strong>de project<strong>en</strong>, onder andere Plantage de Sniep.<br />
Dit is de eerste project<strong>en</strong>staf in e<strong>en</strong> nieuwe sam<strong>en</strong>stelling waarbij ook de directeur bedrijfsvoering <strong>en</strong> de<br />
afdelingsmanager financiën participer<strong>en</strong>. De notul<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vastgesteld in het directieoverleg. 53 De nieuwe<br />
sam<strong>en</strong>stelling is één van de maatregel<strong>en</strong> naar aanleiding van de risicoanalyse van Ernst & Young.<br />
Op 6 april wordt e<strong>en</strong> raadsvoordracht ‘meerjar<strong>en</strong>perspectief grondzak<strong>en</strong>’ ingedi<strong>en</strong>d. De beslispunt<strong>en</strong> zijn<br />
om het ‘meerjar<strong>en</strong>perspectief grondzak<strong>en</strong> jaarrek<strong>en</strong>ing 2010’ vast te stell<strong>en</strong> <strong>en</strong> de voorzi<strong>en</strong>ing Plantage de<br />
Sniep ter hoogte van 29 miljo<strong>en</strong> euro op te heff<strong>en</strong>. Het raadsvoordracht wordt met 13 stemm<strong>en</strong> voor <strong>en</strong> 3<br />
teg<strong>en</strong> aang<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Op 21 april bespreekt het college de planschaderisicoanalyse Plantage de Sniep. 54 Hieruit komt naar vor<strong>en</strong><br />
dat er ge<strong>en</strong> of weinig aanvrag<strong>en</strong> tot planschade verwacht word<strong>en</strong>.<br />
Op 28 april krijgt de raad het meerjar<strong>en</strong>perspectief grondzak<strong>en</strong> bij de jaarrek<strong>en</strong>ing 2010. 55 Hierin wordt de<br />
raad ingelicht over de (financiële <strong>en</strong> inhoudelijke) ontwikkeling<strong>en</strong> rondom de project<strong>en</strong>, waaronder Plantage<br />
de Sniep.<br />
Op 19 mei stelt de raad het gewijzigde Sted<strong>en</strong>bouwkundig Plan voor de zuidzijde van Plantage de Sniep<br />
vast. 56 Dit voorstel wordt met algem<strong>en</strong>e stemm<strong>en</strong> aanvaard, in afwezigheid van de fractie van de VVD. Dit<br />
49 100901 Voortgangsrapportage 4 Plantage de Sniep.<br />
50 Raadsvoordracht Stand van zak<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg de Sniep d.d. 28 oktober 2010.<br />
51 110113.Informatie_aan_de_raad_Projectplan_Risicoanalyse_Plantage_de_Sniep.<br />
52 110216 Voortgangsrapportage 5 nieuwe stijl.<br />
53 110324directievoorstel project<strong>en</strong>staf.<br />
54 Collegeadvies Planschaderisicoanalyse Plantage De Sniep d.d. 21 april 2011.<br />
55 Meerjar<strong>en</strong>perspectief Grondzak<strong>en</strong> Jaarrek<strong>en</strong>ing 2010.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 25
sted<strong>en</strong>bouwkundig plan is globaler <strong>en</strong> daarmee flexibeler van opzet dan het eerdere. Het oogmerk is om<br />
beter te kunn<strong>en</strong> aansluit<strong>en</strong> bij verander<strong>en</strong>de marktomstandighed<strong>en</strong>. De raad bespreekt op dit mom<strong>en</strong>t ook<br />
e<strong>en</strong> voorstel tot aanpassing van de overe<strong>en</strong>komst met de ontwikkelcombinatie (met name e<strong>en</strong> wijziging van<br />
het verdi<strong>en</strong>model).<br />
De taxatie is dat de plann<strong>en</strong> voor De Sniep Noord op korte termijn niet leid<strong>en</strong> tot afzet. De focus verplaatst<br />
zich daarom naar de zuidflank (215 woning<strong>en</strong>).<br />
Op 8 juni is binn<strong>en</strong> de projectorganisatie e<strong>en</strong> nieuw voortgangsrapport beschikbaar. 57 Deze rapportage is in<br />
de Project<strong>en</strong>staf besprok<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s ter k<strong>en</strong>nisname aan het college voorgelegd. Dezelfde dag<br />
bespreekt het college ti<strong>en</strong> maatregel<strong>en</strong> naar aanleiding van e<strong>en</strong> ambtelijke beschouwing van Plantage de<br />
Sniep 58 . Eén van de voorgestelde maatregel<strong>en</strong> is dat er tuss<strong>en</strong> raad <strong>en</strong> college duidelijke spelregels<br />
moet<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> om inhoudelijke discussies op het juiste mom<strong>en</strong>t <strong>en</strong> de juiste plaats te voer<strong>en</strong>. “Deze<br />
constatering heeft met name betrekking op e<strong>en</strong> fase in het plantraject waarbij de geme<strong>en</strong>teraad zich<br />
nadrukkelijk met diverse details bezig hield, waardoor de communicatie tuss<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> externe<br />
partij<strong>en</strong> over veel schijv<strong>en</strong> verliep. De voortgang in de planvorming werd hier behoorlijk mee vertraagd”. Met<br />
deze passage wordt gedoeld op de periode 1999 tot medio 2004.<br />
Op 5 juli stuurt de projectwethouder e<strong>en</strong> intern memo naar de geme<strong>en</strong>teraad met de stand van zak<strong>en</strong>. 59<br />
Op 14 augustus verschijnt e<strong>en</strong> herzi<strong>en</strong>e grondexploitatie van Plantage de Sniep. 60 De netto contante<br />
eindwaarde bedraagt 285.000 euro positief. Dit komt door de boekwaarde van de grondexploitatie <strong>en</strong>orm te<br />
verlag<strong>en</strong> (c.q. de geme<strong>en</strong>te neemt direct e<strong>en</strong> miljo<strong>en</strong><strong>en</strong>verlies) <strong>en</strong> door de kapitaalinvestering in de<br />
op<strong>en</strong>bare ruimte over e<strong>en</strong> langere periode uit te smer<strong>en</strong>. Hierover is de raad geïnformeerd.<br />
In september ondertek<strong>en</strong>t de geme<strong>en</strong>te met de ontwikkelcombinatie e<strong>en</strong> akkoord over de aanvulling<strong>en</strong> op<br />
de sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst. De herzi<strong>en</strong>e overe<strong>en</strong>komst met e<strong>en</strong> vernieuwd verdi<strong>en</strong>model is getek<strong>en</strong>d<br />
op 14 september 2011.<br />
Hier eindigt de reconstructie van het projectverloop door de rek<strong>en</strong>kamer. De globale planning is nu dat de<br />
wijk in 2020 klaar is.<br />
2.3 / Bevinding<strong>en</strong><br />
Positionering van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong><br />
Deze casus is e<strong>en</strong> project van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> in het kader van de Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong>. De<br />
casus voldoet aan alle acht k<strong>en</strong>merk<strong>en</strong> (zoals g<strong>en</strong>oemd in paragraaf 1.4 van deze Nota van Bevinding<strong>en</strong>).<br />
Toch is deze casus niet zomaar langs de meetlat van de Leidraad te legg<strong>en</strong>.<br />
T<strong>en</strong> eerste is het project Plantage de Sniep gaandeweg ontstaan. Aanvankelijk wil de geme<strong>en</strong>te met <strong>en</strong>kele<br />
aankop<strong>en</strong> de verloedering van het terrein van de voormalige meubelboulevard teg<strong>en</strong>gaan, vervolg<strong>en</strong>s is de<br />
pot<strong>en</strong>tie van het gebied als <strong>en</strong>tree aan de oostelijke kant van Diem<strong>en</strong> erk<strong>en</strong>t <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s is er het<br />
voornem<strong>en</strong> tot de ontwikkeling van e<strong>en</strong> woonwijk.<br />
T<strong>en</strong> tweede ligt de oorsprong van het project in het midd<strong>en</strong> van de jar<strong>en</strong> neg<strong>en</strong>tig terwijl het principe van<br />
projectmatig werk<strong>en</strong> pas in 2001 wordt ingevoerd in Diem<strong>en</strong> <strong>en</strong> dit project pas begin 2005 e<strong>en</strong> interne<br />
projectleider krijgt die alsdan het principe van projectmatig werk<strong>en</strong> ook op dit project toepast.<br />
56 Raadsvoordracht Sted<strong>en</strong>bouwkundig plan zuidkant Plantage de Sniep d.d. 19 april 2011.<br />
57 110608 Voortgangsrapportage 6.<br />
58 Collegeadvies Aanbeveling<strong>en</strong><br />
59<br />
Interne memo Plantage De Sniep d.d. 5 juli 2011. 2011.<br />
60 110914 grex Plantage De Sniep.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> /<br />
<strong>en</strong> maatregel<strong>en</strong> naar aanleiding van de ambtelijke beschouwing Plantage de Sniep d.d. 1 juli<br />
26
Opvall<strong>en</strong>de zak<strong>en</strong> in de reconstructie<br />
Vier zak<strong>en</strong> vall<strong>en</strong> de rek<strong>en</strong>kamer op in de reconstructie:<br />
/ koersw<strong>en</strong>ding<strong>en</strong> in het projectverloop<br />
/ sterke mede-afhankelijkheid van externe omstandighed<strong>en</strong><br />
/ wissel<strong>en</strong>de zwaartepunt<strong>en</strong> in de ket<strong>en</strong> van ambtelijke organisatie – college – raad<br />
/ ambigue relatie met externe partij<strong>en</strong><br />
Hieronder licht<strong>en</strong> we deze vier bevinding<strong>en</strong>, die elkaar onderling versterk<strong>en</strong> <strong>en</strong> in elkaar grijp<strong>en</strong>, kort toe.<br />
Koersw<strong>en</strong>ding<strong>en</strong> in het projectverloop<br />
Het projectverloop k<strong>en</strong>t verschill<strong>en</strong>de koersw<strong>en</strong>ding<strong>en</strong>. Toch zijn dit ge<strong>en</strong> mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van reflectie in de zin<br />
van e<strong>en</strong> fundam<strong>en</strong>tele heroverweging (wel of niet doorgaan met de ontwikkeling van woonwijk Plantage de<br />
Sniep). Het project begint, zoals hierbov<strong>en</strong> aangegev<strong>en</strong>, al op e<strong>en</strong> bijzondere wijze: het strev<strong>en</strong> van <strong>en</strong>kele,<br />
strategische aankop<strong>en</strong> eindigt in de volledige aankoop van e<strong>en</strong> plangebied in verband met ontwikkeling van<br />
e<strong>en</strong> woonwijk. Zonder dat hieraan e<strong>en</strong> voldrag<strong>en</strong> visie over het grondbeleid <strong>en</strong> e<strong>en</strong> breed gedrag<strong>en</strong><br />
sted<strong>en</strong>bouwkundige opzet t<strong>en</strong> grondslag ligg<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> ander voorbeeld van e<strong>en</strong> koersw<strong>en</strong>ding is rond de selectie van e<strong>en</strong> marktpartij in 2003. Afgewek<strong>en</strong><br />
wordt van de oorspronkelijke opzet om eerst e<strong>en</strong> consultatieronde uit te voer<strong>en</strong> én de grondsanering maakt<br />
uiteindelijk ge<strong>en</strong> deel uit van de aanbesteding.<br />
Op 14 juli 2005 blijkt dat het exploitatietekort voor Plantage de Sniep is opgelop<strong>en</strong> naar € 40 miljo<strong>en</strong><br />
negatief. Het leidt tot koerswijziging<strong>en</strong>. Zo wordt de projectorganisatie anders ingericht. Nadrukkelijker<br />
wordt de ambtelijke organisatie (<strong>en</strong> in minder mate de ambtelijke top) betrokk<strong>en</strong> bij de uitvoering van<br />
werkzaamhed<strong>en</strong>. De <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van het project vindt veel meer plaats in het verkeer tuss<strong>en</strong><br />
projectwethouder <strong>en</strong> projectleider. Waar de raad eerder (globaal in de periode 1999 tot medio 2004) heel<br />
int<strong>en</strong>sief was betrokk<strong>en</strong> is de raad dat nu niet meer.<br />
Sterke mede-afhankelijkheid van interv<strong>en</strong>iër<strong>en</strong>de omstandighed<strong>en</strong><br />
Het verloop van het project Plantage de Sniep is in <strong>grote</strong> mate afhankelijk van gebeurt<strong>en</strong>iss<strong>en</strong> die buit<strong>en</strong> de<br />
directe beïnvloedingssfeer van betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> ligg<strong>en</strong>.<br />
Vanaf het begin is het project verliesleid<strong>en</strong>d, oplop<strong>en</strong>d tot taxaties van ruim 40 miljo<strong>en</strong> euro negatief.<br />
Desondanks bestaat er tijd<strong>en</strong>s het projectverloop heel lang e<strong>en</strong> brede cons<strong>en</strong>sus bij alle betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
(zowel geme<strong>en</strong>telijk als privaat) dat de eindwaarde positief zal zijn. Er leeft e<strong>en</strong> sterke <strong>en</strong> breed gedrag<strong>en</strong><br />
overtuiging dat het project uiteindelijk zal profiter<strong>en</strong> van prijsstijging<strong>en</strong> in de markt, net zoals bij Diem<strong>en</strong>-<br />
Noord het geval was. Met prijsdaling<strong>en</strong> houdt niemand rek<strong>en</strong>ing. Dat beeld werd bevestigd bij de verkoop<br />
van het eerste deelplan (deelplan A). De woningprijz<strong>en</strong> <strong>en</strong> de daarvan afgeleide grondopbr<strong>en</strong>gst<strong>en</strong> war<strong>en</strong><br />
zodanig dat bij e<strong>en</strong> voortzetting van die t<strong>en</strong>d<strong>en</strong>s, de verwachting van e<strong>en</strong> positieve eindwaarde ook zou<br />
uitkom<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> ander voorbeeld is dat de politiek-bestuurlijke aandacht in Diem<strong>en</strong> rond 2002 sterk uitgaat naar het<br />
C<strong>en</strong>trumplan. Mede door de tactiek van het wacht<strong>en</strong> op prijsstijging<strong>en</strong> heeft Plantage de Sniep weinig<br />
prioriteit om echt stapp<strong>en</strong> te zett<strong>en</strong> waardoor e<strong>en</strong> gerichtheid ontstaat op details.<br />
Medio 2008 breekt de kredietcrisis uit. De geme<strong>en</strong>te participeert sterk risicodrag<strong>en</strong>d in dit project.<br />
Wissel<strong>en</strong>de zwaartepunt<strong>en</strong> in de ket<strong>en</strong> van ambtelijke organisatie – college – raad<br />
In de periode 1999 tot medio 2004 is de raad zeer betrokk<strong>en</strong> bij het project. Hierbij is sprake van e<strong>en</strong><br />
tweerichtingsverkeer met de to<strong>en</strong>malige projectgroep. Die projectgroep (bestaande uit de ambtelijke top <strong>en</strong><br />
projectwethouders) bedi<strong>en</strong>t de raad via hoofdlijn<strong>en</strong>notities. Ofschoon de naamgeving anders doet<br />
vermoed<strong>en</strong> is de mate van detaillering in die notities erg groot, wat terugkomt in de betrokk<strong>en</strong>heid van de<br />
raad.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 27
Na de bestuurscrises in het derde kwartaal van 2004 wijzigt het zwaartepunt in de ket<strong>en</strong> van ambtelijke<br />
organisatie – college – raad. De raad <strong>en</strong> het college gev<strong>en</strong> de projectwethouder (in sam<strong>en</strong>werking met de<br />
ambtelijke organisatie) de ruimte om maatregel<strong>en</strong> te nem<strong>en</strong>. Dit blijkt bijvoorbeeld uit de<br />
informatievoorzi<strong>en</strong>ing die vooral plaatsvindt vanuit het college naar de raad (<strong>en</strong> niet zozeer andersom). Ook<br />
stelt de raad zonder veel discussie het sted<strong>en</strong>bouwkundig plan vast. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> blijkt uit interviews dat het<br />
project Plantage de Sniep weinig ter tafel komt in het college, maar des te meer in de dagelijkse<br />
afstemming tuss<strong>en</strong> projectleider <strong>en</strong> projectwethouder.<br />
In de jar<strong>en</strong> 2009/2010 gaat de aandacht van de raad uit naar financiële risico<strong>beheersing</strong>. Hierop stuurt de<br />
raad ook (bijvoorbeeld door bij de bespreking van de jaarrek<strong>en</strong>ing 2009 het college op te drag<strong>en</strong> om e<strong>en</strong><br />
risicoanalyse te lat<strong>en</strong> mak<strong>en</strong>). Vanaf november 2009 verschijn<strong>en</strong> voor het eerst periodieke<br />
voortgangsrapportages binn<strong>en</strong> de interne projectorganisatie van projectgroep <strong>en</strong> stuurgroep (conform de<br />
eis<strong>en</strong> uit de interne Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> uit 2005).<br />
Het jaar 2011 staat in het tek<strong>en</strong> van het vastlegg<strong>en</strong> van nieuwe uitgangspunt<strong>en</strong>. Zo stelt de geme<strong>en</strong>teraad<br />
nieuwe kaders via het bestemmingsplan <strong>en</strong> het sted<strong>en</strong>bouwkundig plan.<br />
Het college <strong>en</strong> de ontwikkelcombinatie rond<strong>en</strong> e<strong>en</strong> periode van jar<strong>en</strong>lange onderhandeling<strong>en</strong> af met<br />
aanvulling<strong>en</strong> op de eerder aangegane overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>. K<strong>en</strong>merk<strong>en</strong>d voor alle, nieuwe uitgangspunt<strong>en</strong> is<br />
dat ze e<strong>en</strong> meer globaal <strong>en</strong> flexibel karakter k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> dan voorhe<strong>en</strong> met als doel om snel te kunn<strong>en</strong> inspel<strong>en</strong><br />
op marktomstandighed<strong>en</strong>.<br />
Ambigue relatie met externe partij<strong>en</strong><br />
De geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> ontwikkelt Plantage de Sniep met Bouwfonds Ontwikkeling <strong>en</strong> Dura Vermeer.<br />
Daarnaast maakt de geme<strong>en</strong>te gebruik van advisering door vastgoedspecialist<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> extern bureau <strong>en</strong><br />
treedt het sted<strong>en</strong>bouwkundig bureau ook op als supervisor.<br />
Gezi<strong>en</strong> de lange duur van het project Plantage de Sniep zijn ook de externe partij<strong>en</strong> al lang betrokk<strong>en</strong>. In<br />
het dossier treft de rek<strong>en</strong>kamer ge<strong>en</strong> kost<strong>en</strong>/bat<strong>en</strong>-afweging van de voortdur<strong>en</strong>de sam<strong>en</strong>werking met de<br />
supervisor/sted<strong>en</strong>bouwkundige <strong>en</strong> de externe begeleiding van de geme<strong>en</strong>te in de relatie met de private<br />
partners. Noch vind<strong>en</strong> wij in het dossier of de aard van de afsprak<strong>en</strong> met deze partij<strong>en</strong> zijn gewijzigd, terwijl<br />
tijd<strong>en</strong>s de duur van het project de zwaartepunt<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>telijke ket<strong>en</strong> wel zijn aangepast. Uit<br />
verkreg<strong>en</strong> informatie leidt de rek<strong>en</strong>kamer af dat de afsprak<strong>en</strong> met de externe vastgoedspecialist<strong>en</strong> in de<br />
praktijk wel zijn aangepast.<br />
In september 2011 tek<strong>en</strong><strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> de ontwikkelcombinatie voor aanvulling<strong>en</strong> van de<br />
sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst. Hieraan gaan langdurige onderhandeling<strong>en</strong> vooraf die globaal start<strong>en</strong> in<br />
2008. Aanvankelijk lijk<strong>en</strong> de partij<strong>en</strong> op zoek naar e<strong>en</strong> zo goed mogelijke uitgangssituatie gegev<strong>en</strong> de<br />
crisis. Later komt er meer het besef dat de geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> de ontwikkelcombinatie elkaar sowieso nodig<br />
hebb<strong>en</strong> <strong>en</strong> ligt de focus meer op de toekomst van het project. Hierover vindt veelvuldig afstemmingsoverleg<br />
plaats tuss<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te (projectwethouder, projectleider <strong>en</strong> afdelingshoofd Ruimtelijke Ontwikkeling), de<br />
externe begeleiding van de geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> de private ontwikkelpartners. Daarnaast is er veel bilateraal<br />
overleg, bijvoorbeeld tuss<strong>en</strong> de projectwethouder <strong>en</strong> de projectleider.<br />
Toekomst<br />
Project Plantage de Sniep is op veel front<strong>en</strong> e<strong>en</strong> gevoelig dossier: lange doorlooptijd, verschill<strong>en</strong>de<br />
invulling<strong>en</strong> van het politiek-bestuurlijk sam<strong>en</strong>spel, <strong>grote</strong> financiële risico’s, medeafhankelijkheid in publiekprivate-sam<strong>en</strong>werking<br />
<strong>en</strong> afhankelijkheid van ongewisse marktomstandighed<strong>en</strong>. De rek<strong>en</strong>kamer taxeert dat<br />
die gevoeligheid zal blijv<strong>en</strong> tot definitieve afronding van het project Plantage de Sniep in welke vorm dan<br />
ook. Zolang de economische situatie moeilijk blijft in te schatt<strong>en</strong>, blijft het zoek<strong>en</strong> naar (creatieve)<br />
mogelijkhed<strong>en</strong> om het project verder te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> acceptabele inhoud <strong>en</strong> r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t.<br />
De geschied<strong>en</strong>is van dit project leert onder meer dat de verhouding<strong>en</strong> <strong>en</strong> contact<strong>en</strong> in de ket<strong>en</strong> van<br />
ambtelijke organisatie – college van B&W – geme<strong>en</strong>teraad, nogal uite<strong>en</strong>liep<strong>en</strong>. De kunst is om hierin e<strong>en</strong><br />
modus te vind<strong>en</strong> die recht doet aan de uitvoer<strong>en</strong>de rol van het college <strong>en</strong> aan de kaderstell<strong>en</strong>de <strong>en</strong><br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 28
controler<strong>en</strong>de rol van de raad. E<strong>en</strong> belangrijke toetsste<strong>en</strong> hierbij is dat het projectverloop voor alle schakels<br />
in de ket<strong>en</strong> navolgbaar blijft <strong>en</strong> dat er e<strong>en</strong> balans bestaat tuss<strong>en</strong> de schakels.<br />
2.4 / Beoordeling<br />
In de onderstaande tabel staat de toetsing van casus Plantage de Sniep aan de hiervoor gestelde norm<strong>en</strong>.<br />
Tabel 2.1: Uitvoering interne <strong>sturing</strong> in de praktijk (<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle)<br />
a<br />
b<br />
c<br />
d<br />
Norm: Beoordeling:<br />
de raad heeft vooraf duidelijke kaders voor het project<br />
geformuleerd, waarin minimaal e<strong>en</strong> projectdefinitie, e<strong>en</strong><br />
probleemanalyse, het doel <strong>en</strong> de beschikbare (financiële)<br />
middel<strong>en</strong> staan aangegev<strong>en</strong>. Daarnaast staat aangegev<strong>en</strong><br />
aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project<br />
moet bijdrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> welke alternatiev<strong>en</strong> zijn overwog<strong>en</strong>. De<br />
geformuleerde doel<strong>en</strong> zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek <strong>en</strong><br />
tijdgebond<strong>en</strong>) geformuleerd.<br />
Tot slot is aangegev<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> welke (financiële) bandbreedte<br />
het project uitgevoerd di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong>.<br />
de door raad opgestelde kaders zijn uitgewerkt in e<strong>en</strong><br />
specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat<br />
vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke<br />
verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is <strong>en</strong> welke<br />
acties ondernom<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> te word<strong>en</strong>. Daarnaast di<strong>en</strong>t deze<br />
opdrachtomschrijving duidelijk te mak<strong>en</strong> welke mijlpal<strong>en</strong> het<br />
project bevat <strong>en</strong> wanneer de raad geïnformeerd moet word<strong>en</strong><br />
over de voortgang. Tot slot di<strong>en</strong>t hier e<strong>en</strong> omschrijving van de<br />
planning, scope <strong>en</strong> e<strong>en</strong> financiële raming in te staan.<br />
de specifieke opdrachtomschrijving bevat e<strong>en</strong> risicoinv<strong>en</strong>tarisatie<br />
waarin is aangegev<strong>en</strong> welke risico’s met het<br />
project gemoeid zijn <strong>en</strong> welke beheersmaatregel<strong>en</strong> zijn<br />
ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van e<strong>en</strong><br />
risicoclassificatie, waarbij de kans <strong>en</strong> de impact van de risico’s<br />
als uitgangspunt zijn g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
raad <strong>en</strong>/of college ontvang<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>tijds <strong>en</strong> achteraf<br />
periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal ev<strong>en</strong>tuele<br />
knelpunt<strong>en</strong>, dreig<strong>en</strong>de budget- <strong>en</strong> termijnoverschrijding<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
de mate van doelrealisatie zijn opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Beperkt voldaan.<br />
In 1999/2000 neemt de raad besluit<strong>en</strong><br />
over e<strong>en</strong> ontwerp-bestuursopdracht <strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong> projectopdracht. Hierin legt de raad<br />
weliswaar kaders vast, maar ge<strong>en</strong><br />
sprake is van e<strong>en</strong> voldrag<strong>en</strong><br />
projectplan. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> loopt het project<br />
al vanaf midd<strong>en</strong> jar<strong>en</strong> neg<strong>en</strong>tig.<br />
In oktober 2010 stemt de raad in met<br />
het Projectplan Plantage de Sniep –<br />
aanpak op hoofdlijn<strong>en</strong>, de risicoanalyse<br />
<strong>en</strong> de beschrev<strong>en</strong> acties. Dit<br />
projectplan kan niet los gezi<strong>en</strong> van de<br />
kredietcrisis <strong>en</strong> wijze van omgaan<br />
hiermee.<br />
Beperkt voldaan.<br />
Het zwaartepunt in de ket<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong><br />
ambtelijke organisatie – college – raad<br />
k<strong>en</strong>t verscheid<strong>en</strong>e wisseling<strong>en</strong> tijd<strong>en</strong>s<br />
het projectverloop. Daardoor is er ge<strong>en</strong><br />
vaste lijn herk<strong>en</strong>baar in de uitwerking<strong>en</strong><br />
van de diverse planfas<strong>en</strong>.<br />
Beperkt voldaan.<br />
De aandacht voor risicoanalyses komt<br />
vanaf 2010 duidelijk tot uitdrukking.<br />
Beperkt voldaan.<br />
In het projectverloop is ge<strong>en</strong> sprake<br />
van e<strong>en</strong> vaste werkwijze of expliciete<br />
afspraak over de wijze van tuss<strong>en</strong>tijds<br />
<strong>en</strong> achteraf informer<strong>en</strong>. In het<br />
projectverloop zijn uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de<br />
invulling<strong>en</strong> zichtbaar van de<br />
informatievoorzi<strong>en</strong>ing binn<strong>en</strong> de ket<strong>en</strong><br />
van ambtelijke organisatie – college –<br />
raad.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 29
Tabel 2.2: Uitvoering externe <strong>sturing</strong> in de praktijk (<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle)<br />
a<br />
b<br />
c<br />
d<br />
Norm: Beoordeling:<br />
het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partij<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
beoogde doelgroep<strong>en</strong> in beeld zijn, hoe deze partij<strong>en</strong><br />
betrokk<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> word<strong>en</strong> <strong>en</strong> hoe naar deze partij<strong>en</strong><br />
gecommuniceerd di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong>.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht<br />
(afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf e<strong>en</strong> contract<br />
of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal staat<br />
vastgesteld wat de externe partij moet lever<strong>en</strong> (SMART<br />
geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt <strong>en</strong> binn<strong>en</strong> welke<br />
termijn hij dit moet lever<strong>en</strong>.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt er<br />
zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van:<br />
i. ev<strong>en</strong>tuele knelpunt<strong>en</strong> die zich voordo<strong>en</strong><br />
tijd<strong>en</strong>s de uitvoering van de opdracht;<br />
ii. de mate waarin de kost<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de<br />
beschikbaar gestelde budgett<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>;<br />
iii. de vraag in hoeverre het vooraf beoogde<br />
tijdspad aangehoud<strong>en</strong> wordt;<br />
iv. de mate waarin het doel van het project<br />
reeds is gerealiseerd <strong>en</strong> welke stapp<strong>en</strong> nog<br />
gezet moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ter realisering.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht verwerkt<br />
de aan hem toegestuurde informatie in e<strong>en</strong><br />
verantwoordingsrapportage voor college <strong>en</strong> / of raad.<br />
Beperkt voldaan.<br />
Het dossier maakt de verhouding<br />
tuss<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong><br />
ontwikkelcombinatie duidelijk<br />
(bijvoorbeeld aan de hand van de<br />
overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> waarover raad <strong>en</strong><br />
college zijn gek<strong>en</strong>d). Het dossier is<br />
minder duidelijk over de positie <strong>en</strong><br />
meerwaarde van de externe<br />
vastgoedspecialist<strong>en</strong> <strong>en</strong> de supervisor.<br />
Niet te beoordel<strong>en</strong> op basis van het<br />
dossier Plantage de Sniep<br />
Niet te beoordel<strong>en</strong> op basis van het<br />
dossier Plantage de Sniep<br />
Deels voldaan.<br />
Het dossier maakt duidelijk dat in de<br />
periode 2008 tot het derde kwartaal<br />
van 2010 maar ook daarna veelvuldig<br />
afstemming plaatsvindt binn<strong>en</strong> de<br />
stuurgroep (inclusief de<br />
ontwikkelcombinatie). Via periodieke<br />
voortgangsrapportages <strong>en</strong> interne<br />
overleg vindt verantwoording plaats<br />
binn<strong>en</strong> de projectorganisatie <strong>en</strong> tuss<strong>en</strong><br />
de projectorganisatie <strong>en</strong> het college.<br />
De raad ontvangt de<br />
voortgangsrapportages niet <strong>en</strong> staat,<br />
mede daardoor, meer op afstand.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 30
3 Casus Catalpa<br />
Voor haar onderzoek naar de <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van (<strong>grote</strong>) project<strong>en</strong> in Diem<strong>en</strong> heeft de Rek<strong>en</strong>kamer<br />
drie casuss<strong>en</strong> onderzocht. Het gaat om de casuss<strong>en</strong> Plantage de Sniep, Catalpa <strong>en</strong> Berk<strong>en</strong>stede. Na e<strong>en</strong><br />
korte inleiding op de casus, volgt e<strong>en</strong> reconstructie op hoofdlijn<strong>en</strong> van het projectverloop. Op basis van de<br />
reconstructie pres<strong>en</strong>teert de Rek<strong>en</strong>kamer haar bevinding<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> slotte toetst de Rek<strong>en</strong>kamer de casus aan<br />
vooraf gestelde norm<strong>en</strong> over <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong>. In de casus Catalpa speelt de wijze van<br />
communicer<strong>en</strong> nam<strong>en</strong>s de geme<strong>en</strong>te richting omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> e<strong>en</strong> belangrijke rol (én de wijze waarop die<br />
communicatie over komt).<br />
3.1 / Inleiding<br />
Aan de Rode Kruislaan realiseert woningstichting De Key e<strong>en</strong> kinderc<strong>en</strong>trum voor de landelijk werk<strong>en</strong>de<br />
organisatie Catalpa Kinderopvang, namelijk vestiging Toverste<strong>en</strong> (verder te noem<strong>en</strong>: Catalpa). De<br />
verwachting is dat de oplevering van het gebouw eind 2011 plaatsvindt.<br />
Vanaf 2004 huurde Catalpa e<strong>en</strong> ruimte op de begane grond in gebouw De Kiezel. Woningstichting De Key<br />
(verder te noem<strong>en</strong>: De Key) is eig<strong>en</strong>aar van De Kiezel <strong>en</strong> wil dat gebouw slop<strong>en</strong> <strong>en</strong> daarna herontwikkel<strong>en</strong><br />
tot e<strong>en</strong> nieuw appartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>complex. In die ontwikkeling ziet De Key ge<strong>en</strong> toekomstige plek voor Catalpa.<br />
Deze casus gaat over de nieuwe huisvesting van Catalpa aan de Rode Kruislaan (<strong>en</strong> dus niet om de<br />
herontwikkeling van gebouw De Kiezel aan de Ouddiemerlaan).<br />
E<strong>en</strong> impressie van kinderdagverblijf de Toverste<strong>en</strong><br />
Bron: http://www.fore-installatieadviseurs.nl/web/info/impressies/?artikel_id=15& (architect: DMV Architect<strong>en</strong>, Kerkrade)<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 31
3.2 / Reconstructie van het projectverloop<br />
De casus Catalpa beslaat meerdere bestuursperiod<strong>en</strong>. Via deze reconstructie maakt de rek<strong>en</strong>kamer<br />
het verloop op hoofdlijn<strong>en</strong> inzichtelijk. De onderstaande tijdlijn beoogt ge<strong>en</strong> volledige opsomming te<br />
gev<strong>en</strong>. 61 Het gaat erom bepal<strong>en</strong>de mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te schets<strong>en</strong> <strong>en</strong> de posities van betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> inzichtelijk<br />
te mak<strong>en</strong>.<br />
Uitgangssituatie<br />
In 1997 koopt De Key het gebouw De Kiezel aan de Ouddiemerlaan in het c<strong>en</strong>trum van Diem<strong>en</strong>. Het<br />
voornem<strong>en</strong> is om dit gebouw na ti<strong>en</strong> jaar exploitatie te slop<strong>en</strong> <strong>en</strong> dan te herontwikkel<strong>en</strong>.<br />
In 2004 maakt De Key e<strong>en</strong> ruimtelijke verk<strong>en</strong>ningsstudie van locaties in Diem<strong>en</strong> die ze wil ontwikkel<strong>en</strong>. De<br />
Rode Kruislaan is één van de drie locaties in deze studie (naast het Bergwijkpark <strong>en</strong> De Kiezel).<br />
In hetzelfde jaar 2004 vestigt Catalpa zich in gebouw De Kiezel. Catalpa heeft e<strong>en</strong> tijdelijk huurcontract<br />
afgeslot<strong>en</strong> met De Key dat jaarlijks verl<strong>en</strong>gd kan word<strong>en</strong>.<br />
De geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> <strong>en</strong> De Key voer<strong>en</strong> op bestuurlijk niveau met regelmaat overleg over lop<strong>en</strong>de zak<strong>en</strong><br />
(zoals over doelgroep<strong>en</strong>beleid, woonruimteverdeling <strong>en</strong> over woonbehoeftes). To<strong>en</strong> de int<strong>en</strong>ties van De<br />
Key met gebouw De Kiezel duidelijk werd<strong>en</strong>, heeft de wethouder Welzijn aandacht gevraagd voor e<strong>en</strong><br />
goede huisvesting van Catalpa. De geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> draagt namelijk e<strong>en</strong> zorgplicht voor de<br />
beschikbaarheid van voorzi<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> tot maatschappelijk nut. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> vangt de geme<strong>en</strong>te signal<strong>en</strong> op dat<br />
Catalpa niet wil verhuiz<strong>en</strong>, maar dat e<strong>en</strong> plek in het nieuwe gebouw voor De Key ge<strong>en</strong> optie is in verband<br />
met de beoogde opzet <strong>en</strong> verdi<strong>en</strong>model.<br />
Alternatieve locatie Catalpa<br />
Rond 2006 gaat De Key op zoek naar mogelijkhed<strong>en</strong> voor herhuisvesting van Catalpa. Die mogelijkhed<strong>en</strong><br />
zijn beperkt. Catalpa is namelijk e<strong>en</strong> binn<strong>en</strong>stedelijke voorzi<strong>en</strong>ing (in verband met spreiding van<br />
kinderdagverblijv<strong>en</strong> over de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>) <strong>en</strong> de locatiekeuze is afhankelijk van het grondeig<strong>en</strong>dom<br />
van De Key. Uit e<strong>en</strong> nadere studie van De Key volgt het voornem<strong>en</strong> om Catalpa te huisvest<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> nieuw<br />
te bouw<strong>en</strong> pand aan de Rode Kruislaan <strong>en</strong> het gebouw De Kiezel te herontwikkel<strong>en</strong> tot<br />
appartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>complex.<br />
Catalpa gaat met deze locatie akkoord <strong>en</strong> beide partij<strong>en</strong> (Catalpa <strong>en</strong> De Key) tek<strong>en</strong><strong>en</strong> tegelijkertijd de<br />
beëindigingsovere<strong>en</strong>komst van het huurcontract in De Kiezel <strong>en</strong> de int<strong>en</strong>tieovere<strong>en</strong>komst tot huisvesting<br />
aan de Rode Kruislaan (inclusief e<strong>en</strong> afspraak over de nieuwe huurprijs). Vanaf dit mom<strong>en</strong>t trekk<strong>en</strong> Catalpa<br />
<strong>en</strong> De Key sam<strong>en</strong> op in de planvorming (bijvoorbeeld bij het opstell<strong>en</strong> van het Programma van Eis<strong>en</strong> <strong>en</strong> de<br />
selectie van e<strong>en</strong> architect voor e<strong>en</strong> pand aan de Rode Kruislaan). Beide partij<strong>en</strong> will<strong>en</strong> rek<strong>en</strong>ing houd<strong>en</strong><br />
met e<strong>en</strong> goede inpassing in het gebied (bijvoorbeeld door in het ontwerp te kiez<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> gro<strong>en</strong> dak,<br />
gro<strong>en</strong>e gevels <strong>en</strong> de positionering van de route voor hal<strong>en</strong>/br<strong>en</strong>g<strong>en</strong> van kinder<strong>en</strong>). Bij deze planvorming is<br />
de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> niet betrokk<strong>en</strong>.<br />
Op 23 juni 2006 stelt het college het besluit vast om de raad te informer<strong>en</strong> over de stand van zak<strong>en</strong> rond<br />
De Kiezel <strong>en</strong> kinderdagverblijf Catalpa conform e<strong>en</strong> daartoe opgestelde memo. 62<br />
61 Algem<strong>en</strong>e informatievoorzi<strong>en</strong>ing verloopt immers ook via de planning & controlcyclus (jaarrek<strong>en</strong>ing, voorjaarsnota, kadernota,<br />
begroting, najaarsnota). In de reconstructie focust de rek<strong>en</strong>kamer op specifieke informatie over het projectverloop.<br />
62 Collegevoorstel d.d. 23 juni 2006 Stand van zak<strong>en</strong> rond de nieuwbouw De Kiezel <strong>en</strong> kinderdagverblijf De Rode Kruislaan.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 32
Publiekrechtelijke procedures<br />
Voor realisatie van de plann<strong>en</strong> van De Key (bouw van het kinderdagverblijf aan de Rode Kruislaan <strong>en</strong><br />
herontwikkeling van De Kiezel) is toestemming van de geme<strong>en</strong>te nodig. Hiervoor moet De Key<br />
publiekrechtelijke ruimtelijke ord<strong>en</strong>ingsprocedures doorlop<strong>en</strong> bij de geme<strong>en</strong>te. De rek<strong>en</strong>kamer richt zich,<br />
zoals gezegd, op Catalpa <strong>en</strong> niet op de herontwikkeling van gebouw De Kiezel.<br />
In 2007 organiseert De Key e<strong>en</strong> informatiebije<strong>en</strong>komst voor omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> van de beoogde bouwlocatie aan<br />
de Rode Kruislaan. Hierbij zijn werknemers van De Key <strong>en</strong> Catalpa aanwezig. Tijd<strong>en</strong>s de avond blijkt<br />
duidelijk dat de locatie Rode Kruislaan e<strong>en</strong> zwaarbelaste is. In de zog<strong>en</strong>oemde stud<strong>en</strong>t<strong>en</strong>flats is al tijd<strong>en</strong><br />
sprake van problematiek zoals illegale onderverhuur <strong>en</strong> (geluids)overlast. Veel omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> vrez<strong>en</strong> extra<br />
overlast bij huisvesting van Catalpa. Van deze bije<strong>en</strong>komst is door De Key e<strong>en</strong> verslag gemaakt <strong>en</strong> zijn nog<br />
<strong>en</strong>kele kleinere aanpassing<strong>en</strong> gemaakt in het schetsontwerp (zoals het plaats<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> hek).<br />
Hierna start De Key e<strong>en</strong> vrijstellingsprocedure op het bestemmingsplan bij de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>. Zo’n<br />
procedure is nodig als de realisatie van e<strong>en</strong> plan e<strong>en</strong> wijziging betek<strong>en</strong>t t<strong>en</strong> opzichte van het geld<strong>en</strong>de<br />
bestemmingsplan. Daarvan is in deze casus sprake omdat het gebied waarop nieuwbouw van Catalpa<br />
gepland is e<strong>en</strong> functie ‘gro<strong>en</strong>’ heeft waar e<strong>en</strong> functie ‘rood’ is vereist. Om als geme<strong>en</strong>te in deze procedure<br />
e<strong>en</strong> afgewog<strong>en</strong> oordeel te vell<strong>en</strong> over wel of niet verl<strong>en</strong><strong>en</strong> van e<strong>en</strong> vrijstelling is e<strong>en</strong> ruimtelijke<br />
onderbouwing nodig.<br />
Aan het einde van e<strong>en</strong> vrijstellingsprocedure kunn<strong>en</strong> belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> hun zi<strong>en</strong>swijze indi<strong>en</strong><strong>en</strong>. De<br />
geme<strong>en</strong>te schrijft hier e<strong>en</strong> reacti<strong>en</strong>ota op. De Key ontvangt hiervan e<strong>en</strong> afschrift.<br />
De geme<strong>en</strong>te besluit e<strong>en</strong> vrijstelling te verl<strong>en</strong><strong>en</strong>. Hierna vraagt De Key e<strong>en</strong> bouwvergunning aan. Ook in<br />
deze publiekrechtelijke procedure treedt de geme<strong>en</strong>te op als toetser <strong>en</strong> beoordelaar. Enkele<br />
belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> zijn in beroep gegaan teg<strong>en</strong> deze bouwvergunning maar de geme<strong>en</strong>te heeft dit beroep<br />
beargum<strong>en</strong>teerd afgewez<strong>en</strong>.<br />
Richting realisatie<br />
Op 22 april 2008 stelt het college het besluit ‘herontwikkeling gebouw De Kiezel, Ouddiemerlaan’ vast. 63 De<br />
Key heeft e<strong>en</strong> belang om het gebouw De Kiezel snel te slop<strong>en</strong>. Het gebouw verpaupert <strong>en</strong> kost tegelijkertijd<br />
geld (bijvoorbeeld in verband met anti-kraak). Door tuss<strong>en</strong>komst van de wethouder Welzijn van de<br />
geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> blijkt e<strong>en</strong> mogelijkheid om Catalpa tijdelijk te huisvest<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> leegstaande school.<br />
Hiermee zijn De Key <strong>en</strong> Catalpa geholp<strong>en</strong>.<br />
In september 2009 di<strong>en</strong><strong>en</strong> verscheid<strong>en</strong>e buurtbewoners van de Rode Kruislaan e<strong>en</strong> zog<strong>en</strong>oemd<br />
raadsadres in. E<strong>en</strong> raadsadres is e<strong>en</strong> schriftelijk bericht aan de geme<strong>en</strong>teraad met e<strong>en</strong> verzoek. De<br />
buurtbewoners betog<strong>en</strong> dat de geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> De Key al vóór de publiekrechtelijke procedures<br />
(vrijstellingsprocedure bestemmingsplan <strong>en</strong> aanvraag bouwvergunning) hebb<strong>en</strong> afgesprok<strong>en</strong> om voor de<br />
locatie Rode Kruislaan te kiez<strong>en</strong>.<br />
Uit interviews maakt de rek<strong>en</strong>kamer op dat het raadsadres feitelijk is aangebod<strong>en</strong> aan e<strong>en</strong> lid van het<br />
college van B&W. Op aanwijzing van deze portefeuillehouder hebb<strong>en</strong> de bewoners vervolg<strong>en</strong>s het stuk<br />
overhandigd aan de balie <strong>en</strong> daarvoor e<strong>en</strong> ontvangstbevestiging gekreg<strong>en</strong>. Hierna heeft de brief de<br />
geme<strong>en</strong>teraad niet bereikt via de formele routering via de griffie maar is blijv<strong>en</strong> ligg<strong>en</strong>.<br />
Op 17 december 2009 di<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> raadsfractie e<strong>en</strong> motie in om het ong<strong>en</strong>oeg<strong>en</strong> uit te sprek<strong>en</strong> over de<br />
handelwijze van de verantwoordelijke wethouder binn<strong>en</strong> het dossier Catalpa. E<strong>en</strong> tweede beslispunt is om<br />
63 Collegevoorstel d.d. 22 april 2008 Herontwikkeling gebouw de Kiezel, Ouddiemerlaan.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 33
het college te verzoek<strong>en</strong> de zi<strong>en</strong>swijz<strong>en</strong> van omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> opnieuw te beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong> dit op korte termijn<br />
aan de geme<strong>en</strong>teraad voor te legg<strong>en</strong>. Deze motie is aang<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Start bouw <strong>en</strong> oplevering<br />
De bouw van het kinderdagverblijf voor huurder Catalpa is gestart in 2010. Rond ‘start bouw’ heeft de<br />
geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> de betrokk<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>de partij<strong>en</strong> bij elkaar geroep<strong>en</strong> om bov<strong>en</strong>- <strong>en</strong> b<strong>en</strong>ed<strong>en</strong>grondse<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> door te sprek<strong>en</strong> (riolering, inrichting op<strong>en</strong>bare buit<strong>en</strong>ruimte, infrastructuur). De geme<strong>en</strong>te<br />
draagt namelijk de verantwoordelijkheid voor de inrichting <strong>en</strong> het beheer van de op<strong>en</strong>bare ruimte (zowel<br />
bov<strong>en</strong>- als b<strong>en</strong>ed<strong>en</strong> het maaiveld).<br />
De planning is dat in november 2011 het nieuwe gebouw wordt opgeleverd. Op het mom<strong>en</strong>t van schrijv<strong>en</strong><br />
heeft de oplevering nog niet plaatsgevond<strong>en</strong>. De verwachting is dat Catalpa in januari 2012 de deur<strong>en</strong><br />
op<strong>en</strong>t.<br />
3.3 / Bevinding<strong>en</strong><br />
Positionering van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong><br />
Deze casus is ge<strong>en</strong> project van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> in het kader van de Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong>.<br />
Het is feitelijk e<strong>en</strong> project van De Key als eig<strong>en</strong>aar <strong>en</strong> ontwikkelaar. Het startpunt is dat De Key haar<br />
gebouw De Kiezel wil slop<strong>en</strong> <strong>en</strong> herontwikkel<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> direct belanghebb<strong>en</strong>de bij dit voornem<strong>en</strong> is Catalpa<br />
als huurder in gebouw De Kiezel.<br />
De geme<strong>en</strong>te reageert pro-actief wanneer zij verneemt dat huurder Catalpa <strong>en</strong> eig<strong>en</strong>aar De Key on<strong>en</strong>igheid<br />
hebb<strong>en</strong> in verband met het voornem<strong>en</strong> van De Key om het pand De Kiezel te herontwikkel<strong>en</strong>. De geme<strong>en</strong>te<br />
is ge<strong>en</strong> formele partij in deze privaatrechtelijke kwestie tuss<strong>en</strong> Catalpa <strong>en</strong> De Key. Echter, de geme<strong>en</strong>te<br />
draagt wel e<strong>en</strong> zorgplicht voor maatschappelijke voorzi<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>. Vanuit die hoedanigheid roept de<br />
wethouder Welzijn De Key op om te zorg<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> goede nieuwe huisvesting van Catalpa.<br />
Formeel gezi<strong>en</strong> is het dan ook begrijpelijk dat de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> niet participeert in e<strong>en</strong><br />
informatiebije<strong>en</strong>komst voor omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> van de Rode Kruislaan in 2007. In het dossier treft de rek<strong>en</strong>kamer<br />
ge<strong>en</strong> onderbouwing aan voor deze keuze. Uit ambtelijk verstrekte informatie leid<strong>en</strong> wij af dat wel sprake<br />
was van e<strong>en</strong> bewuste keuze. Het college wilde voorkom<strong>en</strong> dat de suggestie werd gewekt dat het plan al<br />
omarmd zou zijn geweest door de geme<strong>en</strong>te, terwijl inspraak nog moest plaatsvind<strong>en</strong>.<br />
De organisatie van de informatiebije<strong>en</strong>komst is in hand<strong>en</strong> van De Key met medewerking van Catalpa. De<br />
rek<strong>en</strong>kamer oordeelt echter dat het vanuit de beeldvorming richting omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> beter was geweest om<br />
tijd<strong>en</strong>s deze informatiebije<strong>en</strong>komst wel degelijk de geme<strong>en</strong>telijke positie feitelijk toe te licht<strong>en</strong> <strong>en</strong> het belang<br />
van zowel Catalpa als de omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> te b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> dergelijke pro-actieve houding richting bewoners<br />
zou pass<strong>en</strong> in de lijn van e<strong>en</strong> toegankelijke <strong>en</strong> responsieve geme<strong>en</strong>telijke overheid. Immers, de geme<strong>en</strong>te<br />
Diem<strong>en</strong> onderhoudt wel dergelijke contact<strong>en</strong> met De Key. Door niet in contact te tred<strong>en</strong> met omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
maar wel geregeld met de directie van De Key te sprek<strong>en</strong>, kan e<strong>en</strong> beeld ontstaan van asymmetrie in de<br />
wijze waarop de geme<strong>en</strong>te De Key <strong>en</strong> de omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> bejeg<strong>en</strong>d. Namelijk formeel/juridisch richting<br />
omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> <strong>en</strong> meer op<strong>en</strong>/responsief richting De Key. Door niet aanwezig te zijn bij de<br />
informatiebije<strong>en</strong>komst heeft het college (de wethouder Welzijn) zijn formele positie lat<strong>en</strong> prevaler<strong>en</strong> bov<strong>en</strong><br />
de mogelijkheid in contact te tred<strong>en</strong> met de omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> over deze casus <strong>en</strong> voor deze bewoners<br />
bereikbaar te zijn als overheid. Uit interviews leidt de rek<strong>en</strong>kamer af dat het college in e<strong>en</strong> later stadium nog<br />
e<strong>en</strong> informatieronde heeft ingelast. In het aangeleverde dossier heeft de rek<strong>en</strong>kamer hierover ge<strong>en</strong> nadere<br />
informatie gevond<strong>en</strong>.<br />
Ruimtelijke ord<strong>en</strong>ingsprocedures<br />
Het is <strong>en</strong> blijft de verantwoordelijkheid van De Key om te zorg<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> goede oplossing van het geschil<br />
met Catalpa. Die oplossing vindt De Key in de w<strong>en</strong>s om op de locatie Rode Kruislaan e<strong>en</strong> nieuwbouw te<br />
realiser<strong>en</strong> voor Catalpa.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 34
Hier heeft de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> e<strong>en</strong> directe verantwoordelijkheid, namelijk voor het adequaat uitvoer<strong>en</strong> van<br />
ruimtelijke ord<strong>en</strong>ingsprocedures. In dit geval gaat het om het beoordel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> vrijstellingsprocedure <strong>en</strong>,<br />
in geval van verl<strong>en</strong><strong>en</strong>, het beoordel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> aanvraag voor e<strong>en</strong> bouwvergunning.<br />
De rek<strong>en</strong>kamer stelt op basis van interviews <strong>en</strong> docum<strong>en</strong>tanalyse vast dat de publiekrechtelijke toetsing<br />
van geme<strong>en</strong>tewege zeer zorgvuldig is gebeurd. De geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> heeft bijvoorbeeld herhaaldelijk<br />
gevraagd naar nadere specificaties door De Key op specifieke aspect<strong>en</strong> uit de ruimtelijke onderbouwing<br />
(zoals geluidsbelasting). Deze procedure heeft daardoor ook lang geduurd.<br />
Rolinvulling van de raad<br />
De rol van de raad is in ess<strong>en</strong>tie beperkt in deze casus tot, met name, de volksverteg<strong>en</strong>woordig<strong>en</strong>de rol.<br />
Het raadsadres van buurtbewoners heeft de raad in eerste instantie niet via de formele routering via de<br />
griffie bereikt. Dat is ongelukkig <strong>en</strong> de raad heeft hierover ong<strong>en</strong>oeg<strong>en</strong> geuit. Uit ambtelijk verstrekte<br />
informatie maakt de rek<strong>en</strong>kamer op dat de raad ook excuses aan de buurtbewoners heeft aangebod<strong>en</strong> (in<br />
de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de raadsgriffie). Feitelijk was sprake van e<strong>en</strong> breder punt, zo<br />
blijkt ons tijd<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> rondetafelgesprek met raadsled<strong>en</strong>. De raad vindt dat het college teveel red<strong>en</strong>eerde<br />
vanuit de formeel-juridische positie van de geme<strong>en</strong>te. Dat is op zichzelf juist, maar komt richting<br />
omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> wat afstandelijk <strong>en</strong> mechanisch over. Het college had dezelfde positie in kunn<strong>en</strong> nem<strong>en</strong>,<br />
maar zich toch meer invoel<strong>en</strong>d <strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> ton<strong>en</strong> naar de buurtbewoners. De rek<strong>en</strong>kamer stelt<br />
vast dat het college e<strong>en</strong> vergelijkbare taxatie heeft gemaakt <strong>en</strong> nu werkt met e<strong>en</strong> meer interactieve vorm<br />
van contact met belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>.<br />
3.4 / Beoordeling<br />
In de onderstaande tabel staat de toetsing van casus Catalpa aan de hiervoor gestelde norm<strong>en</strong>.<br />
Tabel 3.1: Uitvoering interne <strong>sturing</strong> in de praktijk (<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle)<br />
a<br />
b<br />
c<br />
Norm: Beoordeling:<br />
de raad heeft vooraf duidelijke kaders voor het project<br />
geformuleerd, waarin minimaal e<strong>en</strong> projectdefinitie, e<strong>en</strong><br />
probleemanalyse, het doel <strong>en</strong> de beschikbare (financiële)<br />
middel<strong>en</strong> staan aangegev<strong>en</strong>. Daarnaast staat aangegev<strong>en</strong><br />
aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project<br />
moet bijdrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> welke alternatiev<strong>en</strong> zijn overwog<strong>en</strong>. De<br />
geformuleerde doel<strong>en</strong> zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek <strong>en</strong><br />
tijdgebond<strong>en</strong>) geformuleerd. Tot slot is aangegev<strong>en</strong> binn<strong>en</strong><br />
welke (financiële) bandbreedte het project uitgevoerd di<strong>en</strong>t te<br />
word<strong>en</strong>.<br />
de door raad opgestelde kaders zijn uitgewerkt in e<strong>en</strong><br />
specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat<br />
vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke<br />
verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is <strong>en</strong> welke<br />
acties ondernom<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> te word<strong>en</strong>. Daarnaast di<strong>en</strong>t deze<br />
opdrachtomschrijving duidelijk te mak<strong>en</strong> welke mijlpal<strong>en</strong> het<br />
project bevat <strong>en</strong> wanneer de raad geïnformeerd moet word<strong>en</strong><br />
over de voortgang. Tot slot di<strong>en</strong>t hier e<strong>en</strong> omschrijving van de<br />
planning, scope <strong>en</strong> e<strong>en</strong> financiële raming in te staan.<br />
de specifieke opdrachtomschrijving bevat e<strong>en</strong> risicoinv<strong>en</strong>tarisatie<br />
waarin is aangegev<strong>en</strong> welke risico’s met het<br />
Niet van toepassing.<br />
Deze casus is ge<strong>en</strong> project van de<br />
geme<strong>en</strong>te in de betek<strong>en</strong>is van de<br />
Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong>.<br />
Vanuit de volksverteg<strong>en</strong>woordig<strong>en</strong>de<br />
rol hebb<strong>en</strong> raadsfracties aandacht<br />
gevraagd voor de communicatie met<br />
omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong>.<br />
Niet van toepassing.<br />
De uitvoering van ruimtelijke<br />
ord<strong>en</strong>ingsprocedures is gebond<strong>en</strong> aan<br />
publiekrechtelijk vastgelegde eis<strong>en</strong>.<br />
Het inricht<strong>en</strong> <strong>en</strong> beheer van de<br />
op<strong>en</strong>bare ruimte is wel e<strong>en</strong> directe<br />
verantwoordelijkheid maar ook dit is<br />
ge<strong>en</strong> project in de betek<strong>en</strong>is van de<br />
Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong>.<br />
Niet van toepassing.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 35
d<br />
project gemoeid zijn <strong>en</strong> welke beheersmaatregel<strong>en</strong> zijn<br />
ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van e<strong>en</strong><br />
risicoclassificatie, waarbij de kans <strong>en</strong> de impact van de risico’s<br />
als uitgangspunt zijn g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
raad <strong>en</strong>/of college ontvang<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>tijds <strong>en</strong> achteraf<br />
periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal ev<strong>en</strong>tuele<br />
knelpunt<strong>en</strong>, dreig<strong>en</strong>de budget- <strong>en</strong> termijnoverschrijding<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
de mate van doelrealisatie zijn opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Tabel 3.2: Uitvoering externe <strong>sturing</strong> in de praktijk (<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle)<br />
a<br />
b<br />
c<br />
d<br />
De (financiële) risico’s in deze casus<br />
lag<strong>en</strong> bij De Key.<br />
Het college had wel explicieter richting<br />
omwon<strong>en</strong>d<strong>en</strong> <strong>en</strong> raad kunn<strong>en</strong> zijn over<br />
de (formele) positiebepaling <strong>en</strong> in de<br />
communicatiestrategie.<br />
Niet van toepassing.<br />
Norm: Beoordeling:<br />
het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partij<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
beoogde doelgroep<strong>en</strong> in beeld zijn, hoe deze partij<strong>en</strong><br />
betrokk<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> word<strong>en</strong> <strong>en</strong> hoe naar deze partij<strong>en</strong><br />
gecommuniceerd di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong>.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht<br />
(afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf e<strong>en</strong> contract<br />
of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal staat<br />
vastgesteld wat de externe partij moet lever<strong>en</strong> (SMART<br />
geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt <strong>en</strong> binn<strong>en</strong> welke<br />
termijn hij dit moet lever<strong>en</strong>.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt er<br />
zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van:<br />
v. ev<strong>en</strong>tuele knelpunt<strong>en</strong> die zich voordo<strong>en</strong><br />
tijd<strong>en</strong>s de uitvoering van de opdracht;<br />
vi. de mate waarin de kost<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de<br />
beschikbaar gestelde budgett<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>;<br />
vii. de vraag in hoeverre het vooraf beoogde<br />
tijdspad aangehoud<strong>en</strong> wordt;<br />
viii. de mate waarin het doel van het project<br />
reeds is gerealiseerd <strong>en</strong> welke stapp<strong>en</strong> nog<br />
gezet moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ter realisering.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht verwerkt<br />
de aan hem toegestuurde informatie in e<strong>en</strong><br />
verantwoordingsrapportage voor college <strong>en</strong> / of raad.<br />
De informatievoorzi<strong>en</strong>ing naar de raad<br />
was afhankelijk van de taxatie van de<br />
portefeuillehouder <strong>en</strong>erzijds én de<br />
expliciete w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> van de raad<br />
anderzijds.<br />
Niet van toepassing.<br />
De geme<strong>en</strong>te had directe<br />
verantwoordelijkheid voor<br />
(her)inrichting van de op<strong>en</strong>bare ruimte.<br />
Dit is e<strong>en</strong> ‘klus’ waarvoor conform de<br />
Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> ge<strong>en</strong><br />
projectplan b<strong>en</strong>odigd is.<br />
Voldaan.<br />
In verband met de herinrichting van de<br />
op<strong>en</strong>bare ruimte zijn contract<strong>en</strong><br />
opgesteld conform het geme<strong>en</strong>telijk<br />
inkoop- <strong>en</strong> aanbestedingsbeleid.<br />
Voldaan.<br />
De betrokk<strong>en</strong> projectleider vanuit de<br />
geme<strong>en</strong>te <strong>en</strong> de directievoerder<br />
nam<strong>en</strong>s de geme<strong>en</strong>te hebb<strong>en</strong><br />
toegezi<strong>en</strong> op adequate uitvoering van<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> t<strong>en</strong> behoeve van de<br />
op<strong>en</strong>bare ruimte.<br />
Deels voldaan.<br />
Het college ontving incid<strong>en</strong>teel e<strong>en</strong><br />
interne memo <strong>en</strong> is tijd<strong>en</strong>s<br />
portefeuillehoudersoverleg<br />
geïnformeerd over de herinrichting van<br />
de op<strong>en</strong>bare ruimte.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 36
4 Casus Berk<strong>en</strong>stede<br />
Voor haar onderzoek naar de <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> in Diem<strong>en</strong> heeft de Rek<strong>en</strong>kamer<br />
drie casuss<strong>en</strong> onderzocht. Het gaat om de casuss<strong>en</strong> Plantage de Sniep, Catalpa <strong>en</strong> Berk<strong>en</strong>stede. Na e<strong>en</strong><br />
korte inleiding op de casus, volgt e<strong>en</strong> reconstructie op hoofdlijn<strong>en</strong> van het projectverloop. Op basis van de<br />
reconstructie pres<strong>en</strong>teert de Rek<strong>en</strong>kamer haar bevinding<strong>en</strong>. T<strong>en</strong> slotte toetst de Rek<strong>en</strong>kamer de casus aan<br />
vooraf gestelde norm<strong>en</strong> over <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> van project<strong>en</strong>. Deze casus onderscheidt zich doordat de<br />
risico’s voor de geme<strong>en</strong>te beperkt zijn. De nadruk in de <strong>sturing</strong> & <strong>beheersing</strong> ligt op afstemming &<br />
communicatie tuss<strong>en</strong> de projectwethouder <strong>en</strong> de projectleider. Zij hebb<strong>en</strong> zitting in de stuurgroep<br />
respectievelijk projectgroep van het project Berk<strong>en</strong>stede.<br />
4.1 / Inleiding<br />
De casus Berk<strong>en</strong>stede betreft de sloop van verzorgingshuis Onze Woning plus bijbehor<strong>en</strong>de<br />
aanleunwoning<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s de realisatie van e<strong>en</strong> omvangrijke nieuwbouw. Het nieuwe<br />
woonzorgc<strong>en</strong>trum bestaat uit vier tor<strong>en</strong>s, die op de begane grond met elkaar zijn verbond<strong>en</strong>. Het<br />
woonzorgc<strong>en</strong>trum bevat onder andere serviceappartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, verzorgingshuisappartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
voorzi<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> zoals voor dagbehandeling <strong>en</strong> e<strong>en</strong> apotheek. Het woonzorgc<strong>en</strong>trum vormt e<strong>en</strong> fase in e<strong>en</strong><br />
omvangrijker masterplan dat ook bestaat uit de realisatie van twee woontor<strong>en</strong>s.<br />
E<strong>en</strong> impressie van het project Berk<strong>en</strong>stede<br />
Bron: http://rijnboutt.nl/projects/96 (Masterplan Berk<strong>en</strong>stede 1998, ontwerp Matthijs <strong>en</strong> Kees Rijnboutt i.s.m. Lodewijk Baljon<br />
landschapsarchitect<strong>en</strong>)<br />
4.2 / Reconstructie van het projectverloop<br />
De casus Berk<strong>en</strong>stede beslaat meerdere bestuursperiod<strong>en</strong>. Via deze reconstructie maakt de<br />
rek<strong>en</strong>kamer het verloop op hoofdlijn<strong>en</strong> inzichtelijk. De onderstaande tijdlijn beoogt ge<strong>en</strong> volledige<br />
opsomming te gev<strong>en</strong>. 64 Het gaat erom bepal<strong>en</strong>de mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> te schets<strong>en</strong> <strong>en</strong> de posities van<br />
betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> inzichtelijk te mak<strong>en</strong>.<br />
64 Algem<strong>en</strong>e informatievoorzi<strong>en</strong>ing verloopt immers ook via de planning & control-cyclus (jaarrek<strong>en</strong>ing, voorjaarsnota,<br />
kadernota, begroting, najaarsnota). In de reconstructie focust de rek<strong>en</strong>kamer op specifieke informatie over het projectverloop.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 37
Voor 1998<br />
De casus Berk<strong>en</strong>stede ontstaat doordat verschill<strong>en</strong>de aanleiding<strong>en</strong> bij elkaar kom<strong>en</strong>:<br />
/ Cordaan (de voormalige stichting Ver<strong>en</strong>igde Amstelhuyz<strong>en</strong>) was eig<strong>en</strong>aar van het verpleeghuis<br />
Amstelhof, maar dit gebouw was sterk gedateerd<br />
/ op de locatie Berk<strong>en</strong>stede stond<strong>en</strong> aanleunwoning<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> verzorgingshuis (Onze Woning).<br />
Woningstichting De Key (verder te noem<strong>en</strong>: De Key) was hiervan eig<strong>en</strong>aar. Ook deze gebouw<strong>en</strong> war<strong>en</strong><br />
gedateerd<br />
/ de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> had ge<strong>en</strong> verpleeghuis binn<strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>tegr<strong>en</strong>z<strong>en</strong> terwijl wel vraag was naar<br />
huisvesting voor ouder<strong>en</strong> <strong>en</strong> ‘zorg naar behoefte’.<br />
De geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> neemt het initiatief om verband<strong>en</strong> te legg<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> deze partij<strong>en</strong>. Daarbij is ook e<strong>en</strong><br />
ziektekost<strong>en</strong>verzekeraar (later: Awbz) betrokk<strong>en</strong> vanwege e<strong>en</strong> vereiste toestemming over het aantal te<br />
realiser<strong>en</strong> zorgplaats<strong>en</strong> <strong>en</strong> de provincie Noord-Holland (later: Rijksoverheid) in verband met<br />
subsidieverl<strong>en</strong>ing.<br />
Voor Cordaan (als belangrijke toekomstige afnemer/gebruiker) <strong>en</strong> woningstichting De Key (ontwikkelaar <strong>en</strong><br />
eig<strong>en</strong>aar) is nieuwbouw interessant omdat zorginstelling<strong>en</strong> e<strong>en</strong> integrale vergoeding krijg<strong>en</strong> voor de<br />
kapitaallast<strong>en</strong>; r<strong>en</strong>ovatie van e<strong>en</strong> gebouw wordt dan alle<strong>en</strong> goedgekeurd als dit niet meer dan 60% van<br />
nieuwbouw zou kost<strong>en</strong>. In het huidige regime is deze kapitaallast<strong>en</strong>vergoeding afgeschaft. 65<br />
1998<br />
Op 3 maart is e<strong>en</strong> voorstel naar het college gestuurd over e<strong>en</strong> geïntegreerde ontwikkeling van e<strong>en</strong><br />
zorgc<strong>en</strong>trum op de locatie Onze Woning. 66 Aanvankelijk zijn ook andere locatie/opties in beeld, zoals de<br />
vestiging van verpleeghuis Amstelhof op het voormalig sportpark Spoorzicht <strong>en</strong> r<strong>en</strong>ovatie van Onze<br />
Woning. De kern van het voorstel is dat de geme<strong>en</strong>te uit zorgoverweging<strong>en</strong> <strong>en</strong> sted<strong>en</strong>bouwkundige<br />
overweging<strong>en</strong> welwill<strong>en</strong>d staat teg<strong>en</strong>over de ontwikkeling van e<strong>en</strong> nieuw zorgc<strong>en</strong>trum op de locatie Onze<br />
Woning. De ontwikkeling<strong>en</strong> zijn ook voorgelegd aan de raadscommissie Welzijn, Volksgezondheid <strong>en</strong><br />
Maatschappij (WVM).<br />
Op 11 juni 1998 tek<strong>en</strong><strong>en</strong> de betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong> e<strong>en</strong> int<strong>en</strong>tieverklaring. Via e<strong>en</strong> collegebesluit is de<br />
wethouder Welzijn gemachtigd om de overe<strong>en</strong>komst te ondertek<strong>en</strong><strong>en</strong>. 67<br />
De betrokk<strong>en</strong>heid van de partij<strong>en</strong> is als volgt:<br />
/ De Key: eig<strong>en</strong>aar <strong>en</strong> ontwikkelaar van het nieuwe woonzorgc<strong>en</strong>trum plus verhuurder van zestig<br />
serviceappartem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> 68<br />
/ Cordaan: afnemer/gebruiker van het nieuwe woonzorgc<strong>en</strong>trum<br />
/ Geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>: zorgplicht richting oudere bewoners van Diem<strong>en</strong>, voorfinancier (in verband met<br />
subsidieaanvraag door Diem<strong>en</strong> bij medeoverhed<strong>en</strong>), medeverantwoordelijkheid voor het<br />
toewijzingssysteem van woning<strong>en</strong> <strong>en</strong> de woonruimteverdeling (verhouding tuss<strong>en</strong> huur <strong>en</strong> koop),<br />
verantwoordelijk voor de herinrichting <strong>en</strong> het toekomstig beheer van de op<strong>en</strong>bare ruimte <strong>en</strong><br />
publiekrechtelijk betrokk<strong>en</strong> in verband met planologische procedures<br />
/ Overige partij<strong>en</strong>: co-financiers.<br />
65 Nu is de huisvestingsvergoeding gerelateerd aan zog<strong>en</strong>oemde zorgzwaartepakkett<strong>en</strong>.<br />
66 Collegevoorstel d.d. 3 maart 1998 Voorstel inzake geïntegreerde ontwikkeling verzorgingstehuis <strong>en</strong> verpleegtehuis.<br />
67 Collegevoorstel d.d. 8 juni 1998 int<strong>en</strong>tieverklaring nieuwbouw Onze Woning-Amstelhof.<br />
68 De ontwikkelaar is de huidige projectontwikkelafdeling van de Key. To<strong>en</strong>tertijd heette dit De Principaal bv wat 100%<br />
eig<strong>en</strong>dom was van woningstichting De Key.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 38
1999<br />
Tijd<strong>en</strong>s de vergadering van 24 juni 1999 neemt de raad het ‘voorstel tot instemming met het masterplan<br />
Berk<strong>en</strong>stede, inhoud<strong>en</strong>de e<strong>en</strong> herontwikkeling van Berk<strong>en</strong>stede <strong>en</strong> omgeving t<strong>en</strong> behoeve van de bouw<br />
van e<strong>en</strong> verzorgingstehuis <strong>en</strong> e<strong>en</strong> verpleegtehuis’ aan, nadat eerder de raadscommissies voor ruimtelijke<br />
ord<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> welzijn positief adviser<strong>en</strong>. 69<br />
Het masterplan Berk<strong>en</strong>stede is gefinancierd door De Key, Cordaan <strong>en</strong> de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> aan de hand<br />
van e<strong>en</strong> onderlinge kost<strong>en</strong>verdeling. In het masterplan staat onder andere de projectorganisatie<br />
beschrev<strong>en</strong>, de geplande fasering <strong>en</strong> de sted<strong>en</strong>bouwkundige schets<strong>en</strong>. Het is e<strong>en</strong> kwalitatief hoogstaande<br />
planontwikkeling waarvan Woningstichting De Key de trekker is als eig<strong>en</strong>aar / ontwikkelaar. 70 Het<br />
masterplan is uiteindelijk niet helemaal gerealiseerd zoals in 1999 beoogd.<br />
Juli 1999 – december 2002<br />
Na het vaststell<strong>en</strong> van het masterplan in 1999 vind<strong>en</strong> uitwerking<strong>en</strong> plaats door de betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong><br />
richting e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst die in december 2002 wordt getek<strong>en</strong>d. Deze periode duurt lang,<br />
zeker gezi<strong>en</strong> de int<strong>en</strong>ties van e<strong>en</strong>ieder om het project te realiser<strong>en</strong>. De verklaring hiervoor is dat binn<strong>en</strong> De<br />
Key <strong>en</strong> Cordaan organisatieverandering<strong>en</strong> plaatsvond<strong>en</strong> waardoor de aandacht meer intern was gericht.<br />
De Key is de leading partner in het project.<br />
In 2002 is er e<strong>en</strong> externe aanleiding waardoor het project weer vaart kreeg. De geme<strong>en</strong>te Amsterdam wilde<br />
namelijk het gebouw ‘ Amstelhof’ ontwikkel<strong>en</strong> tot dep<strong>en</strong>dance van het Hermitagemuseum, waardoor<br />
herhuisvesting van bewoners acuter wordt.<br />
Op 17 december 2002 stelt het college e<strong>en</strong> besluit vast om in te stemm<strong>en</strong> met de<br />
sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst Berk<strong>en</strong>stede tuss<strong>en</strong> De Key, Cordaan <strong>en</strong> geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>. Onder artikel<br />
22 van de sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst staat dat de geme<strong>en</strong>teraad in de geleg<strong>en</strong>heid is gesteld om k<strong>en</strong>nis<br />
te nem<strong>en</strong> van deze overe<strong>en</strong>komst <strong>en</strong> haar w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> bed<strong>en</strong>king<strong>en</strong> aangaande deze bije<strong>en</strong>komst aan het<br />
College k<strong>en</strong>baar te mak<strong>en</strong>. 71 Dit voorstel is eerst in de stuurgroep <strong>en</strong> in het college besprok<strong>en</strong>. 72 De raad<br />
br<strong>en</strong>gt ge<strong>en</strong> bed<strong>en</strong>king<strong>en</strong> naar vor<strong>en</strong>. De sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst is vervolg<strong>en</strong>s getek<strong>en</strong>d in het<br />
verzorgingshuis Onze Woning.<br />
De geme<strong>en</strong>teraad van Diem<strong>en</strong> stelt op 19 december 2002 e<strong>en</strong> krediet beschikbaar voor het project<br />
Berk<strong>en</strong>stede. 73 Dat krediet is opgesplitst in e<strong>en</strong> voorbereidingskrediet van € 120.000 <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
uitvoeringskrediet van € 813.000. Eig<strong>en</strong>lijk is sprake van e<strong>en</strong> voorfinanciering omdat deze kost<strong>en</strong> geheel<br />
word<strong>en</strong> gedekt door e<strong>en</strong> subsidie in het kader van het Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV).<br />
2002 – 2006<br />
In deze periode vindt de uitwerking plaats van het masterplan (in term<strong>en</strong> van voorlopig ontwerp, definitief<br />
ontwerp, werk- <strong>en</strong> bestekstek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong>), word<strong>en</strong> planologische procedures uitgevoerd, vind<strong>en</strong><br />
aanbesteding<strong>en</strong> van de sloop <strong>en</strong> nieuwbouw plaats <strong>en</strong> wordt de realisatie ter hand g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
In maart 2005 start de bouw van het woonzorgc<strong>en</strong>trum.<br />
69 Raadsvoorstel d.d. 18 mei 1999 ontwikkeling Berk<strong>en</strong>stede <strong>en</strong> omgeving.<br />
70 Dit blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat e<strong>en</strong> vermaarde sted<strong>en</strong>bouwkundige <strong>en</strong> landschapsarchitect zijn ingeschakeld.<br />
71 Collegevoorstel d.d. 17 december 2002 Sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst Berk<strong>en</strong>stede.<br />
72 Collegevoorstel d.d. 19 november 2002 voortgang project Berk<strong>en</strong>stede.<br />
73 Collegevoorstel 2006 informatie over voortgang project Berk<strong>en</strong>stede.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 39
Op 5 oktober 2006 is e<strong>en</strong> pres<strong>en</strong>tatie aan de raad gegev<strong>en</strong> over de voortgang van het project met behulp<br />
van maquettes. 74<br />
In dit jaar is ook de eerste woontor<strong>en</strong> opgeleverd <strong>en</strong> in gebruik g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Het project bevindt zich eind 2006<br />
volledig in de realisatiefase.<br />
2007<br />
In mei 2007 is het woonzorgc<strong>en</strong>trum in gebruik g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
In juni 2007 informeert het college de raad schriftelijk in verband met e<strong>en</strong> interne fout. Geoormerkte geld<strong>en</strong><br />
voor het project Berk<strong>en</strong>stede war<strong>en</strong> abusievelijk toegek<strong>en</strong>d aan de algem<strong>en</strong>e di<strong>en</strong>st. 75 Deze geld<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong><br />
betrekking op de herinrichting van de op<strong>en</strong>bare ruimte in het plangebied van project Berk<strong>en</strong>stede.<br />
2008<br />
In dit jaar zijn de bestek- <strong>en</strong> werktek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> beschikbaar voor de herinrichting van de op<strong>en</strong>bare ruimte in<br />
het plangebied van project Berk<strong>en</strong>stede. De geme<strong>en</strong>te is verantwoordelijk voor het op<strong>en</strong>baar gro<strong>en</strong> in de<br />
geme<strong>en</strong>te. Vanuit die verantwoordelijkheid is de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> opdrachtgever <strong>en</strong> directievoerder.<br />
2009<br />
Op 3 november 2009 draagt de interne projectorganisatie Berk<strong>en</strong>stede over aan de lijnorganisatie<br />
(namelijk de afdeling Ruimtelijk Beheer) door middel van e<strong>en</strong> collegevoorstel. 76 De afdeling Ruimtelijk<br />
beheer is nu verantwoordelijk voor het (meerjarig) onderhoud van de op<strong>en</strong>bare ruimte bij Berk<strong>en</strong>stede.<br />
4.3 / Bevinding<strong>en</strong><br />
Positionering van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong><br />
Berk<strong>en</strong>stede behoorde sam<strong>en</strong> met het C<strong>en</strong>trumplan <strong>en</strong> het project Tolbrug tot de eerste project<strong>en</strong> waarop<br />
de methode van projectmatig werk<strong>en</strong> is toegepast. Er war<strong>en</strong> e<strong>en</strong> projectgroep <strong>en</strong> e<strong>en</strong> zelfstandig<br />
operer<strong>en</strong>de stuurgroep in het lev<strong>en</strong> geroep<strong>en</strong>. Geme<strong>en</strong>te, De Key <strong>en</strong> Cordaan trokk<strong>en</strong> echt gezam<strong>en</strong>lijk op<br />
in dit project. De voorbereidingskost<strong>en</strong> werd<strong>en</strong> gedeeld.<br />
Hier is De Key de formele opdrachtgever van het project als het om de bebouwing gaat. Zij is ontwikkelaar<br />
<strong>en</strong> eig<strong>en</strong>aar van het zorgc<strong>en</strong>trum. De geme<strong>en</strong>te is formele opdrachtgever als het om de buit<strong>en</strong>ruimte gaat<br />
(eig<strong>en</strong>dom van zowel De Key als de geme<strong>en</strong>te).<br />
De geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> heeft ook e<strong>en</strong> ruimere betrokk<strong>en</strong>heid bij Berk<strong>en</strong>stede dan bij Catalpa. De geme<strong>en</strong>te<br />
is betrokk<strong>en</strong> bij Berk<strong>en</strong>stede vanuit de volg<strong>en</strong>de posities:<br />
/ initiator vanuit de zorgplicht richting oudere bewoners van Diem<strong>en</strong><br />
/ medeverantwoordelijkheid voor het toewijzingssysteem van woning<strong>en</strong> <strong>en</strong> de woonruimteverdeling<br />
(verhouding tuss<strong>en</strong> huur <strong>en</strong> koop)<br />
/ voorfinancier van proceskost<strong>en</strong> (zij het zonder financieel risico door de dekking uit subsidies)<br />
/ financieel <strong>en</strong> inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de (her)inrichting <strong>en</strong> het toekomstig onderhoud van<br />
de op<strong>en</strong>bare ruimte (wat e<strong>en</strong> veel <strong>grote</strong>r ruimtelijk beslag k<strong>en</strong>t dan bij de casus Catalpa)<br />
/ bewaker van de sted<strong>en</strong>bouwkundige kwaliteit van het geheel die vervolg<strong>en</strong>s werd vertaald in de:<br />
formeel-juridische positie in verband met planologische procedures.<br />
74 Idem.<br />
75 Collegevoorstel juni 2007 Vaststelling reserve voor uitvoering van het project Berk<strong>en</strong>stede.<br />
76 Collegevoorstel d.d. 28 oktober 2009 beëindiging projectorganisatie Berk<strong>en</strong>stede.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 40
De ruimere betrokk<strong>en</strong>heid van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> bij Berk<strong>en</strong>stede dan bij Catalpa komt tot uitdrukking in<br />
de projectorganisatie <strong>en</strong> de werkwijze conform de Leidraad.<br />
Projectorganisatie<br />
Voor het project Berk<strong>en</strong>stede is gewerkt met e<strong>en</strong> stuurgroep <strong>en</strong> e<strong>en</strong> projectgroep. In de stuurgroep zat<strong>en</strong><br />
de directeur van De Key (ondersteund door e<strong>en</strong> gebiedsontwikkelaar nam<strong>en</strong>s de<br />
projectontwikkelingsafdeling van De Key), de wethouder Welzijn van de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> (ondersteund<br />
door de geme<strong>en</strong>telijk projectleider) <strong>en</strong> de projectdirecteur van Cordaan. De stuurgroep is gedur<strong>en</strong>de het<br />
proces ongeveer e<strong>en</strong>maal per maand bije<strong>en</strong>. Uit de interviews maakt de rek<strong>en</strong>kamer op dat de led<strong>en</strong> van<br />
de stuurgroep <strong>en</strong> projectgroep int<strong>en</strong>sief <strong>en</strong> goed contact hadd<strong>en</strong>.<br />
In de geme<strong>en</strong>telijke organisatie van Diem<strong>en</strong> is de daadwerkelijke uitvoering van de herinrichting van de<br />
buit<strong>en</strong>ruimte in 2009 overgedrag<strong>en</strong> aan de lijnorganisatie <strong>en</strong> is de status van Berk<strong>en</strong>stede als project<br />
beëindigd. In dit proces is aantoonbaar sprake van ler<strong>en</strong>d vermog<strong>en</strong>. Achteraf is intern geconstateerd dat<br />
de kwaliteit van het bestek <strong>en</strong> de werktek<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> van het hiervoor ingehuurde bureau te w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> over<br />
liet<strong>en</strong>. De lijn is nu bij aanbesteding<strong>en</strong> voor werk<strong>en</strong> dat de geme<strong>en</strong>te bij de specificatie van de<br />
inkoopbehoefte zwaarder laat weg<strong>en</strong> of e<strong>en</strong> uit te nodig<strong>en</strong> partij reeds ervaring heeft met vergelijkbare<br />
werk<strong>en</strong>. In het geval Berk<strong>en</strong>stede was de geme<strong>en</strong>te te veel afgegaan op goede refer<strong>en</strong>ties van de<br />
betrokk<strong>en</strong> landschapsarchitect terwijl dat om andersoortige werkzaamhed<strong>en</strong> ging.<br />
Rolinvulling van de raad<br />
De raad heeft in dit project vooral invulling gegev<strong>en</strong> aan de kaderstell<strong>en</strong>de rol. In 1998 stemt de raad in met<br />
het masterplan Berk<strong>en</strong>stede; in 2002 heeft de raad ge<strong>en</strong> bed<strong>en</strong>king<strong>en</strong> bij de sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst<br />
<strong>en</strong> aan het einde van datzelfde jaar 2002 voteert de raad krediet voor het project (dat is gedekt door<br />
verkreg<strong>en</strong> subsidie).<br />
De raad heeft niet actief gecontroleerd of bijgestuurd gedur<strong>en</strong>de het projectverloop. Dit valt toe te schrijv<strong>en</strong><br />
aan de aard van het project <strong>en</strong> de positie van de geme<strong>en</strong>te. Uit onze analyse blijkt dat daar drie factor<strong>en</strong><br />
voor aan te wijz<strong>en</strong> zijn:<br />
/ de geme<strong>en</strong>te liep ge<strong>en</strong> financieel risico <strong>en</strong> had met De Key e<strong>en</strong> krachtige trekker (die staat voor hoge<br />
kwaliteit, realisatieambitie <strong>en</strong> die beschikte over ruime financiële middel<strong>en</strong>)<br />
/ het project voorziet in e<strong>en</strong> behoefte die breed is erk<strong>en</strong>d (namelijk het voorzi<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> ruim aanbod voor<br />
huisvesting van <strong>en</strong> zorg aan ouder<strong>en</strong> in de geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong>)<br />
/ de bouw van het zorgc<strong>en</strong>trum is minder omstred<strong>en</strong> in de buurt dan bijvoorbeeld Catalpa, zo leidt de<br />
rek<strong>en</strong>kamer af uit gehoud<strong>en</strong> interviews. Bezwar<strong>en</strong> die war<strong>en</strong> zijn adequaat opgepakt door hierop direct<br />
(<strong>en</strong> zo nodig bij m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> thuis) te reager<strong>en</strong>. Ook De Key <strong>en</strong> Cordaan kond<strong>en</strong> veel vrees wegnem<strong>en</strong>. Dit<br />
komt mede doordat veel belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong> het vooruitzicht hadd<strong>en</strong> van betere huisvesting teg<strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong>zelfde huurprijs.<br />
De relatie tuss<strong>en</strong> raad <strong>en</strong> college valt te k<strong>en</strong>schets<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> wederzijds ‘ge<strong>en</strong> bericht is goed bericht’.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 41
4.4 / Beoordeling<br />
In de onderstaande tabel staat de toetsing van casus Berk<strong>en</strong>stede aan de hiervoor gestelde norm<strong>en</strong>.<br />
Tabel 4.1: Uitvoering interne <strong>sturing</strong> in de praktijk (<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle)<br />
a<br />
b<br />
c<br />
d<br />
Norm: Beoordeling:<br />
de raad heeft vooraf duidelijke kaders voor het project<br />
geformuleerd, waarin minimaal e<strong>en</strong> projectdefinitie, e<strong>en</strong><br />
probleemanalyse, het doel <strong>en</strong> de beschikbare (financiële)<br />
middel<strong>en</strong> staan aangegev<strong>en</strong>. Daarnaast staat aangegev<strong>en</strong><br />
aan welke door de raad vastgestelde doelstelling het project<br />
moet bijdrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> welke alternatiev<strong>en</strong> zijn overwog<strong>en</strong>. De<br />
geformuleerde doel<strong>en</strong> zijn toetsbaar (meetbaar, specifiek <strong>en</strong><br />
tijdgebond<strong>en</strong>) geformuleerd. Tot slot is aangegev<strong>en</strong> binn<strong>en</strong><br />
welke (financiële) bandbreedte het project uitgevoerd di<strong>en</strong>t te<br />
word<strong>en</strong>.<br />
de door raad opgestelde kaders zijn uitgewerkt in e<strong>en</strong><br />
specifieke opdrachtomschrijving, waarin minimaal staat<br />
vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, welke<br />
verantwoordelijkheidsverdeling van toepassing is <strong>en</strong> welke<br />
acties ondernom<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> te word<strong>en</strong>. Daarnaast di<strong>en</strong>t deze<br />
opdrachtomschrijving duidelijk te mak<strong>en</strong> welke mijlpal<strong>en</strong> het<br />
project bevat <strong>en</strong> wanneer de raad geïnformeerd moet word<strong>en</strong><br />
over de voortgang. Tot slot di<strong>en</strong>t hier e<strong>en</strong> omschrijving van de<br />
planning, scope <strong>en</strong> e<strong>en</strong> financiële raming in te staan.<br />
de specifieke opdrachtomschrijving bevat e<strong>en</strong> risicoinv<strong>en</strong>tarisatie<br />
waarin is aangegev<strong>en</strong> welke risico’s met het<br />
project gemoeid zijn <strong>en</strong> welke beheersmaatregel<strong>en</strong> zijn<br />
ingesteld. Hierbij is gebruik gemaakt van e<strong>en</strong><br />
risicoclassificatie, waarbij de kans <strong>en</strong> de impact van de<br />
risico’s als uitgangspunt zijn g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
raad <strong>en</strong>/of college ontvang<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>tijds <strong>en</strong> achteraf<br />
periodieke voortgangsrapportages waarin minimaal ev<strong>en</strong>tuele<br />
knelpunt<strong>en</strong>, dreig<strong>en</strong>de budget- <strong>en</strong> termijnoverschrijding<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
de mate van doelrealisatie zijn opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
Niet van toepassing / voldaan.<br />
De geme<strong>en</strong>te heeft weliswaar initiatief<br />
g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> om partij<strong>en</strong> bij elkaar te<br />
br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>, maar Diem<strong>en</strong> is niet de<br />
trekker van het project Berk<strong>en</strong>stede.<br />
E<strong>en</strong> projectplan was dus niet nodig.<br />
De raad heeft kaders gesteld door in te<br />
stemm<strong>en</strong> met het masterplan, ge<strong>en</strong><br />
bed<strong>en</strong>king<strong>en</strong> te hebb<strong>en</strong> bij de<br />
sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst <strong>en</strong><br />
krediet te voter<strong>en</strong>.<br />
Niet van toepassing / voldaan.<br />
Zie bov<strong>en</strong><br />
Niet van toepassing.<br />
De (financiële) risico’s in dit project<br />
ligg<strong>en</strong> voornamelijk bij De Key.<br />
Beperkt voldaan.<br />
De geme<strong>en</strong>te participeert in de<br />
stuurgroep <strong>en</strong> projectgroep. De interne<br />
afstemming vindt vooral plaats tuss<strong>en</strong><br />
projectwethouder <strong>en</strong> projectleider. In<br />
dit project is niet gewerkt met<br />
periodieke, schriftelijke<br />
voortgangsrapportages.<br />
De raad heeft vooraf niet zijn<br />
informatiebehoefte bepaald.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 42
Tabel 4.2: Uitvoering externe <strong>sturing</strong> in de praktijk (<strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle)<br />
a<br />
b<br />
c<br />
d<br />
Norm: Beoordeling:<br />
het projectplan maakt inzichtelijk welke externe partij<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
beoogde doelgroep<strong>en</strong> in beeld zijn, hoe deze partij<strong>en</strong><br />
betrokk<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> word<strong>en</strong> <strong>en</strong> hoe naar deze partij<strong>en</strong><br />
gecommuniceerd di<strong>en</strong>t te word<strong>en</strong>;<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht<br />
(afdelingshoofd of verantwoordelijke) heeft vooraf e<strong>en</strong><br />
contract of opdrachtomschrijving opgesteld waarin minimaal<br />
staat vastgesteld wat de externe partij moet lever<strong>en</strong> (SMART<br />
geformuleerd), welke budget hij hiervoor krijgt <strong>en</strong> binn<strong>en</strong><br />
welke termijn hij dit moet lever<strong>en</strong>;<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht draagt<br />
er zorg voor dat hij periodiek op de hoogte blijft van:<br />
ix. ev<strong>en</strong>tuele knelpunt<strong>en</strong> die zich voordo<strong>en</strong><br />
tijd<strong>en</strong>s de uitvoering van de opdracht;<br />
x. de mate waarin de kost<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de<br />
beschikbaar gestelde budgett<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong>;<br />
xi. de vraag in hoeverre het vooraf beoogde<br />
tijdspad aangehoud<strong>en</strong> wordt;<br />
xii. de mate waarin het doel van het project<br />
reeds is gerealiseerd <strong>en</strong> welke stapp<strong>en</strong> nog<br />
gezet moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> ter realisering.<br />
de intern verantwoordelijke voor de externe opdracht verwerkt<br />
de aan hem toegestuurde informatie in e<strong>en</strong><br />
verantwoordingsrapportage voor college <strong>en</strong> / of raad.<br />
Voldaan.<br />
Betrokk<strong>en</strong> partij<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
int<strong>en</strong>tieverklaring <strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
sam<strong>en</strong>werkingsovere<strong>en</strong>komst<br />
getek<strong>en</strong>d. Daarin zijn concrete<br />
afsprak<strong>en</strong> gemaakt over tak<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
bevoegdhed<strong>en</strong>.<br />
Voldaan.<br />
Zie bov<strong>en</strong>.<br />
Voldaan.<br />
Vanwege de regelmatige overlegg<strong>en</strong><br />
tuss<strong>en</strong> de projectgroep <strong>en</strong> de<br />
stuurgroep kwam<strong>en</strong> problem<strong>en</strong><br />
vroegtijdig aan het licht. De Key was in<br />
organisatorisch, inhoudelijk <strong>en</strong><br />
financieel opzicht de trekker. Zij nam<br />
die verantwoordelijkhed<strong>en</strong> ook.<br />
Beperkt voldaan.<br />
In 2006 is de voortgang van het<br />
nieuwe woonzorgc<strong>en</strong>trum aan de raad<br />
gepres<strong>en</strong>teerd. Dit is in de periode<br />
2003 – hed<strong>en</strong> het <strong>en</strong>ige mom<strong>en</strong>t dat<br />
de raad expliciet is geïnformeerd. De<br />
raad heeft hier ook niet verder om<br />
gevraagd.<br />
Tuss<strong>en</strong> de ambtelijke organisatie<br />
(projectleider) <strong>en</strong> het college<br />
(projectwethouder) vond regelmatig<br />
contact plaats zowel binn<strong>en</strong> de<br />
projectorganisatie als via regulier <strong>en</strong><br />
incid<strong>en</strong>teel overleg.<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 43
Bijlage 1. Bronn<strong>en</strong><br />
Datum interview Naam Functie<br />
27 september 2011 dhr. R. van Ve<strong>en</strong> Coördinator team project<strong>en</strong><br />
19 oktober 2011 dhr. M. Corneliss<strong>en</strong> <strong>en</strong> dhr. R.<br />
van Ve<strong>en</strong><br />
19 oktober 2011 dhr. M. Corneliss<strong>en</strong> <strong>en</strong> mevr. L.<br />
Kleijbeuker<br />
19 oktober 2011 dhr. M. Corneliss<strong>en</strong> <strong>en</strong> dhr. C.<br />
Struik<br />
Afdelingshoofd ruimte <strong>en</strong><br />
coördinator team project<strong>en</strong><br />
Afdelingshoofd ruimte <strong>en</strong><br />
projectmanager<br />
Afdelingshoofd ruimte <strong>en</strong><br />
directievoerder herinrichting<br />
buit<strong>en</strong>ruimte Berk<strong>en</strong>stede<br />
19 oktober 2011 mevr. L. Fels Oud ontwikkelaar De Key<br />
26 oktober 2011 dhr. L. Scholt<strong>en</strong> Wethouder<br />
26 oktober 2011 dhr. B. Sijmonsberg<strong>en</strong> Projectontwikkelaar Dura<br />
Vermeer<br />
26 oktober 2011 mevr. M. Hagedorn Gebiedsontwikkelaar De Key<br />
17 november 2011 Ronde tafelbije<strong>en</strong>komst met<br />
raadsled<strong>en</strong><br />
Docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> Datum<br />
Ambtelijk sam<strong>en</strong>gesteld dossier Plantage de Sniep (dit <strong>en</strong> hierna te<br />
noem<strong>en</strong> dossiers bevatt<strong>en</strong> raads- <strong>en</strong> collegevoorstell<strong>en</strong>, verslag<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
notul<strong>en</strong> van overlegg<strong>en</strong>, docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de projectorganisatie <strong>en</strong><br />
andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> status binn<strong>en</strong> het betreff<strong>en</strong>de project)<br />
Raadsled<strong>en</strong> <strong>en</strong> griffier plus de<br />
Coördinator team project<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
het afdelingshoofd Ruimte als<br />
toehoorders<br />
Ontvang<strong>en</strong>: derde week<br />
september<br />
Ambtelijk sam<strong>en</strong>gesteld dossier Catalpa Ontvang<strong>en</strong>: derde week<br />
september<br />
Ambtelijk sam<strong>en</strong>gesteld dossier Berk<strong>en</strong>stede Ontvang<strong>en</strong>: derde week<br />
september<br />
Interne memo: organisatorische maatregel<strong>en</strong> <strong>sturing</strong> <strong>en</strong> controle van<br />
Ruimtelijke Project<strong>en</strong><br />
Leidraad Projectmatig Werk<strong>en</strong> in Diem<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijbehor<strong>en</strong>de werkboek<strong>en</strong> 2005<br />
1 september 2010<br />
Nota aanbestedingsbeleid geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> 2008-2009 April 2008<br />
Risicoanalyse Plantage de Sniep (Ernst & Young) 1 juni 2010<br />
Be<strong>sturing</strong>sfilosofie ‘Koers op kwaliteit’ December 2008<br />
Budgethoudersregeling<strong>en</strong> 2009 respectievelijk 2011 geme<strong>en</strong>te Diem<strong>en</strong> Maart 2009 respectievelijk<br />
ongedateerd voorstel<br />
Rek<strong>en</strong>kamer Diem<strong>en</strong> – Sturing <strong>en</strong> <strong>beheersing</strong> van <strong>grote</strong> project<strong>en</strong> / 44