sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen

Al met al gaat de Leidraad vrijwel volledig in op het projectmatig werken binnen de gemeentelijke
organisatie van Diemen. Ook liggen er verbindingen met relevant beleid. Zo zijn projectleiders in de
uitvoering van hun werkzaamheden gebonden aan de budgethoudersregeling 2011 en de nota
aanbestedingsbeleid. Bovendien heeft de raad bij motie het college opgeroepen om bij het aangaan van
externe overeenkomsten met een waarde van € 250.000 of meer de raad nadrukkelijk te informeren.
In de praktijk van projecten maar ook van grote klussen (zoals de reconstructie van een weg) is steeds
vaker sprake van specifieke afbakening van risico’s, taken en bevoegdheden tussen gemeente en private
partijen. Denk bijvoorbeeld aan de toepassing van innovatieve aanbestedingsvormen als Design & Build. 13
Een ander voorbeeld is het aangaan van een alliantie met een projectontwikkelaar of woningstichting.
Onderlinge afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden dan neergelegd in
(verschillende) privaatrechtelijke overeenkomsten. De Leidraad besteedt hieraan enige aandacht door
typen overeenkomsten te benoemen.
1.8 / Beoordeling
In de onderstaande tabellen staat de toetsing van de kaders voor projectmatig werken aan hiervoor
gestelde normen.
Tabel 1.1: Kaderstelling interne sturing op projecten (beleid)
1
a
Norm: Beoordeling:
De gemeente heeft algemene regels en richtlijnen opgesteld
over de wijze waarop projecten intern worden ingericht en
uitgevoerd.
Meer specifiek heeft de gemeente Diemen regels en richtlijnen
opgesteld die ingaan op:
de inhoudelijke omschrijving van een project.
Voorgeschreven dient te zijn welke elementen minimaal in de
beschrijving van een project moeten terugkomen (doel,
budget, tijdsplan etc.), wie deze projectomschrijving moet
inzien of formeel moet goedkeuren en in welke (deel)plannen
raad en/of het college expliciet dienen te worden gekend ter
instemming (bijvoorbeeld specifieke projecten of deelprojecten
waarmee een hoog bedrag is gemoeid).
Voldaan.
De Leidraad is het basisdocument voor
de inrichting en uitvoering van
projecten. De Leidraad is nader
uitgewerkt in
werkdocumenten/sjablonen.
Grotendeels voldaan.
Voor alle fasen en beheeraspecten in
een project zijn sjablonen beschikbaar.
In ieder geval bij projecten van de
afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling
worden de sjablonen ook gebruikt. Het
Team Projecten heeft een interne
aanjaagfunctie maar voert geen
controles uit op de juiste toepassing
van gestelde normen en eisen in de
Leidraad en werkdocumenten. Die rol is
belegd bij de (integraal
verantwoordelijke) afdelingsmanagers.
De wijze waarop de gemeenteraad
wordt gekend en geïnformeerd, is
13 Een traditionele aanbesteding voor de bouw van bijvoorbeeld een sportaccommodatie vindt plaats op basis van werk- en
bestekstekeningen. Bij Design & Build besteedt een gemeente zowel het ontwerp als de feitelijk bouw tegelijk aan op basis van
een Programma van Eisen. De marktpartijen zijn dan veel eerder betrokken en dragen daarmee meer risico maar hebben ook
veel meer zeggenschap tijdens de fasen van ontwerp en realisatie.
Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 16