sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen

1 Centrale boodschap
1.1 / Centrale boodschap
In het Team Projecten is veel kennis aanwezig over projectmatig werken maar de overdracht hiervan naar
andere afdelingen en de controle op de naleving van vereisten uit de Leidraad Projectmatig Werken kan
beter. Bovendien is de afstand tussen ambtelijke organisatie en raad bij projecten vrij groot. Deze afstand
legt een sterke nadruk op de politieke signaalgevoeligheid van wethouders. Ook is intern en extern beter te
communiceren over de precieze positionering van de gemeente Diemen bij projecten. Projecten vinden
immers altijd plaats in een krachtenveld van betrokkenen. Het is dan noodzakelijk om ondubbelzinnig
duidelijk te zijn over de precieze taak, rol en verantwoordelijkheid van de gemeente.
1.2 / Conclusies
Het voorgaande leidt tot de volgende conclusies:
1 Sturing & beheersing van projecten is voldoende geborgd in de gemeente Diemen.
2 Sturing & beheersing van projecten komt in de relatie tussen ambtelijke organisatie en college beter tot
uitdrukking dan in het verkeer tussen college en raad.
3 Verbetering van sturing & beheersing bij projecten zit niet zozeer in het verder verfijnen of nader
uitwerken van de methodiek voor projectmatig werken.
4 Verbetering is wel te verwachten door de principes van projectmatig werken in de organisatie actiever te
delen en de toepassing hiervan door projectleiders/programmamanagers actiever te monitoren.
5 Ook valt winst te boeken door vaste momenten te creëren waarbij ambtelijke projectleiding en
projectwethouders met raadsleden in contact treden over de voortgang van projecten. Op die manier is
beter na te gaan welke opvattingen leven en of deze beelden stroken met de werkelijkheid.
1.3 / Aanbevelingen
Aan het college
1. Faciliteer de raad in zijn kaderstellende en controlerende rol door periodiek een projectenupdate op
te stellen.
a. Zorg dat deze informatie uitgebreider is dan in het kader van de reguliere P&C-cyclus en
veelomvattender dan wanneer een specifiek besluit van de raad wordt gevraagd.
b. Neem hiertoe in ieder geval op wat de beslismomenten van respectievelijk raad en college
zijn.
c. Overweeg een update in te richten aan de hand van de projectfasering in de Leidraad en
de voortgang via stoplichtkleuren te markeren.
d. Ga uit van maximaal twee A4 per project.
e. Neem in de standaardagenda van de stuurgroep een kopje ‘voor wat en wanneer naar de
raad’ op en gebruik de resultaten en de informatie uit de driemaandelijkse
voortgangsrapportages over projecten als input voor de projectenupdate
2. Faciliteer de raad in de kaderstellende en controlerende rol door (parallel aan de projectenupdate)
periodiek een informatiebijeenkomst te organiseren voor raadsleden. Licht hierin als
projectwethouder en intern projectleider de status van projecten toe en ga hierover in gesprek met
raadsleden.
Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 2