Opportuun oktober 2007 - Openbaar Ministerie

OPPORTUUN Nummer 8 – 2007 GPS & ik 19
dingen zo zijn. En in een enkel geval moet
ik zeggen: “tja, zo is het nu eenmaal.” Het
kunnen omgaan met bezwaren is wel een
belangrijk deel van de functie. Zeker omdat
we al lang roepen dat GPS eraan komt en de
gemiddelde medewerker niet zit te wachten
op verandering.’
‘De uitdaging is iedereen tevreden te
krijgen’
Jan Erlings, hoofd Centraal Functioneel Beheer
Wat doe jij met GPS?
‘Mijn afdeling zorgt er voor dat alle functionele
GPS-vraagstukken goed worden
behandeld. Dat kunnen verduidelijkingen
zijn, maar het kan ook gaan om verzoeken
tot een wijziging. Stel, een GPS-gebruiker
wil iets veranderd hebben: hij wil een extra
“knop” op het scherm of vindt dat de inhoud
van een standaardbrief anders zou moeten
luiden. Dan doet hij, via het decentrale
functioneel beheer, een wijzigingsvoorstel.
Wij kijken er dan naar en werken het
verder uit. Vervolgens stappen we naar de
Gebruikersraad en zeggen: Dit en dat is
geconstateerd, we stellen voor om het zus
of zo te veranderen. De Gebruikersraad kan
dan zeggen: Ja, ook wij vinden dat het anders
moet, en we geven er deze prioriteit aan.
Naar aanleiding van al dit soort verzoeken,
verandervoorstellen en prioriteiten, komt
er een nieuwe GPS release (versie). Onze
afdeling stelt op basis daarvan een voorstel
op hoe die nieuwe release er uit moet zien.
Dat voorstel leggen wij weer voor aan de
Gebruikersraad. Daaruit komt dan een eindvoorstel.
Vervolgens gaat de Ictro het maken.
Zijn zij klaar, dan gaan wij het weer testen
met de gebruikers. Is alles akkoord, dan
zorgt de Ictro er voor dat het in productie
komt. Vervolgens zorgt “Implementatie” dat
het lokaal in gebruik wordt genomen.’
Wat doet GPS met jou?
‘Ik vind GPS in de basis een mooi systeem.
Het lastige voor ons is dat je niet één gebruiker
hebt, maar een grote, diverse groep
mensen, van OM en ZM. Hoe je die groep
binnen je mogelijkheden maximaal kunt
bedienen en tevreden houden, dát is mijn
uitdaging. Het is moeilijk om over de volle
breedte iedereen gelukkig te maken.
Dat gebruikers in de huidige versie verbeteringen
willen aanbrengen, kan ik me goed
voorstellen. In zo’n groot systeem moet je
altijd een aantal slagen maken. Maar GPS
heeft de potentie om ontzéttend mooi te
worden.’
‘In het begin heb ik er tranen om
gelaten’
Hung Le, administratief medewerker op
parket Den Bosch
Foto: Marc Bolsius
Wat doe jij met GPS?
‘In drie fases ben ik opgeleid voor GPS. Ik
begon met “zittingsvoorbereiding”, daarna
kwam “executie” en in de laatste fase leerde
ik de GPS-processen “scannen” en “post
behandelen”.
In GPS zijn alle papierstapels digitale werkbakjes.
Bakjes als postbehandelen, zittingsvoorbereiding
en adreswijzigingen.
Het is een andere manier van werken. In
Compas registreerde je gewoon, het systeem
deed verder niks. Maar GPS is een meedenkend
systeem, waarbij het de kunst is
om alles “over de lijn” te zetten. Alle werkprocessen
worden in de werkbakjes gezet.
Gegevens controleren, opslaan, vrijgeven
- en dan gaat GPS het verwerken. Als je geen
fouten hebt gemaakt, werkt GPS het proces
af en slaat het dan op in het digitaal dossier.
En indien nodig zet GPS automatisch het
volgende werkproces klaar in de desbetreffende
“werkbakjes”.
Wij werken met twee schermen op een 24inch
monitor. Links zie je het proces-scherm
en rechts staat het digitaal dossier. Dat is
geweldig: je krijgt veel meer informatie te
zien dan in Compas.’
Wat doet GPS met jou?
‘In het begin heb ik er tranen om gelaten.
Ja letterlijk, het beviel me helemaal niet.
Ik vond GPS omslachtig, supertraag en er
waren technische storingen. Er is inmiddels
veel verbeterd. Er zijn extra functies toegevoegd,
het is gebruiksvriendelijker en beter
werkbaar geworden. Helemaal optimaal is
het nog niet: het scannen moet nog sneller
kunnen. En werkprocessen moeten worden
geoptimaliseerd om “bulk-zaken” sneller te
verwerken, meer stapelverwerking, dat wil
zeggen werkprocessen die dezelfde handelingen
hebben, in de werkbak “stapelverwerking”
af te doen.
Je moet een aantal maanden met GPS werken
voordat je het systeem begrijpt en je
je het ritme van GPS hebt eigen gemaakt.
Om veel muisklikken te voorkomen, leerde
ik functietoetsen te gebruiken en de muis
zowel links als rechts te gebruiken.
Inmiddels wil ik niet meer terug naar
Compas. Digitaal werken is toch de toekomst.
Wat ik vooral fijn vind? Strafzaken
hoeven niet van de ene medewerker naar
de andere te worden gestuurd. De binnengekomen
proces-verbalen worden door het
scanproces digitale dossiers, zoeken naar de
zaken is voorbij.
In Compas moest je altijd de dossierbeweging
vastleggen: waar heb je de zaken die je
hebt verwerkt naar toe gestuurd. Dat hoeft
met GPS allemaal niet meer. Laatst nog.
Zocht ik me rot naar drie strafzaken waarin
“beslag” verwerkt moest worden. In GPS
had ik die veel sneller kunnen vinden en dus
sneller kunnen afwerken.’