Met een rolstoel over straat crossen - Digital

72
Jan-Willem de Reus: “Substitutie is de beloning voor digitaal werken”
Wat betekent digitaal werken bij de DCMR?
We zijn een aantal jaren terug begonnen met digitaliseren.
Het was een gezamenlijk initiatief van DIV, Facilitair Management
en ICT. Niet een project van DIV alleen. De DCMR
is een gemeenschappelijke regeling. Onze participanten,
gemeenten uit onze regio en de provincie Zuid-Holland, zijn
er ook volop mee bezig. Dat heeft het proces zeker versneld.
We zijn gestart en hebben het met een ‘big bang’ ingevoerd.
Daar hebben we veel van geleerd, onder andere dat je de
gebruikers er goed bij moet betrekken. Het voordeel was dat
alles in één keer is ingevoerd. De kans dat het project zou
uitdijen tot iets onhanteerbaars is daardoor geminimaliseerd.
Nu werkt iedereen met het DMS. De directie staat er vol achter
en iedereen moet een digitaal rijbewijs halen. Bij binnenkomst
krijgen nieuwe medewerkers een cursus hoe te werken
met het DMS. Ze worden getoetst en krijgen een certificaat.
Iedereen moet dat certificaat halen. Verder zijn er key-users.
Medewerkers kunnen met vragen in eerste instantie bij hen
terecht.
Voor DIV heeft het veel betekend. De afgelopen jaren hebben
alle DIV’ers opleidingen gevolgd. Dat was niet voor iedereen
makkelijk en leuk, maar we hebben samen de klus geklaard.
Het heeft gezorgd voor een ander type DIV. Proactief,
gericht op kwaliteit. Daar besteden we veel aandacht aan. We
krijgen binnenkort bijvoorbeeld een DIV’er met een focus op
kwaliteitszorg. Dat vind ik heel wat. Ook nemen alle DIV’ers
deel aan een werkgroep kwaliteitszorg. Elke werkgroep is verantwoordelijk
voor een bepaald proces, dat maakt mensen
verantwoordelijk. Het werkt goed.
Jullie hebben een machtiging voor substitutie aangevraagd.
Wat was de aanleiding?
De DCMR zou gaan verhuizen, wat inmiddels ook is gebeurd.
In het nieuwe pand zijn we flexibel gaan werken. Dat
betekende dus ook digitaal werken. We wilden niet daarnaast
nog allerlei papier beheren. We zijn voor de verhuizing al
gestart met het substitutietraject, nu zo’n twee jaar geleden.
Aanvankelijk waren we wel heel ambitieus. We wilden het papieren
archief volledig digitaliseren en daar een machtiging
voor aanvragen. Later kwam er realisme en hebben we onze
doelen bijgesteld. We hebben een machtiging aangevraagd
vanaf het moment dat we als organisatie met het DMS zijn
gaan werken, 17 september 2007.
Substitutie is de beloning voor digitaal werken.
Hoe is het traject verlopen en wat is volgens jou daar het
belangrijkste in?
Dit soort trajecten doe je niet dagelijks. Er zijn nog maar weinig
voorbeelden. Wij hebben gekozen voor een Rotterdamse,
pragmatische aanpak. Dat betekent dat we de toezichthouder,
in ons geval het Gemeentearchief Rotterdam (GAR),
en de Provinciale Archiefinspectie hebben gevraagd mee te
denken en te lezen vanaf het begin dat we het Handboek
Vervanging zijn gaan opstellen. Zij waren erg enthousiast,
want ook voor hen was het een leertraject. Tegelijkertijd hebben
we een adviseur ingehuurd om het traject procesmatig
en inhoudelijk te begeleiden. Het is erg belangrijk én verstandig
het samen te doen met de archiefinspectie.
We zijn uitgegaan van wat we al hadden aan procedures,