DOCDATA N.V. Jaarverslag 2011

Voor de aansturing van de onderneming wordt een management controlesysteem gehanteerd. Dit systeem bestaat uit onder meer
strategievaststelling, business planning en budgetbepaling. De Directie en het management van de individuele ondernemingen
bespreken de budgetten van de werkmaatschappijen en stellen deze jaarlijks vast. De Directie analyseert en vergelijkt maandelijks
de gerealiseerde resultaten en liquiditeitsposities en vergelijkt deze met de resultaten van het voorgaande jaar en het budget.
Maandelijks bespreekt de Directie met de individuele ondernemingen de resultatenontwikkeling en de overige gang van zaken. Voor
de beoordeling en autorisatie van investeringen en acquisities gelden duidelijke procedures tussen de Directie en de individuele
ondernemingen.
Strategie
Aangezien de huidige strategie ‘Visie 2012: “Flywheel to Growth”’ tot 2012 loopt, heeft de Directie in 2011 een strategische studie
uitgevoerd, in samenwerking met NIBC, waarin alle strategische opties zijn meegenomen en besproken. De uitkomst van deze studie
heeft als input gediend voor de strategische koers van de onderneming voor de komende jaren. De belangrijkste uitkomst van de
strategische studie is dat de Directie en de Raad van Commissarissen van de onderneming voor de komende strategische periode
van 2012 tot 2015 voldoende mogelijkheden zien om elk van de beide bedrijfsonderdelen van DOCDATA N.V. verder te ontwikkelen
en winstgevende groei te realiseren. Hoewel er geen sprake is van synergie tussen de twee bedrijfsonderdelen is het naar de mening
van de Directie en de Raad van Commissarissen vanuit een financieel strategische optiek wenselijk om de combinatie van de twee
bedrijfsonderdelen te handhaven, omdat DOCDATA N.V. op basis van de marktkapitalisatie daardoor kan opklimmen naar een
hogere ‘league’ op de aandelenbeurs. Dit komt de liquiditeit en de waardering van het aandeel DOCDATA N.V. ten goede.
Corporate Governance Code
De Nederlandse Corporate Governance Code is voor de Directie de basis voor de Corporate Governance structuur van de
onderneming en optimale transparantie. In december 2008 heeft de Commissie Frijns de Code uit 2003 aangepast en voorzien van
gewijzigde en nieuwe principes en best practice bepalingen. Deze nieuwe Code is in werking vanaf het boekjaar 2009 en de Directie
heeft de Corporate Governance structuur onder toezicht van de Raad van Commissarissen in lijn gebracht met de nieuwe Code in
2009.
Op de corporate website zijn de volgende documenten beschikbaar:
• de statuten;
• het reglement voor de Directie;
• het reglement voor de Raad van Commissarissen, inclusief de profielschets van de omvang en de samenstelling van de Raad van
Commissarissen;
• de gedragscode inclusief klokkenluidersregeling;
• het reglement inzake voorwetenschap;
• de notulen van aandeelhoudersvergaderingen;
• het beleid inzake bilaterale contacten.
Zowel voor de Directie als voor de Raad van Commissarissen geldt dat er geen sprake is van tegenstrijdige belangen met de
vennootschap, waarbij het volgende in beschouwing dient te worden genomen:
• de heer Lindenbergh, commissaris van de vennootschap, heeft een belang van 10,59% in DOCDATA N.V. en is daarom volgens
de Nederlandse Corporate Governance Code niet onafhankelijk;
• de Directie bezit aandelen, aandelenopties en rechten op aandelen (‘Performance Shares’) van de vennootschap, zoals vermeld
in onderdeel 21 ‘Personeelsbeloningen’ en onderdeel 30 ‘Verbonden partijen’ van de toelichting op de geconsolideerde
jaarrekening.
In 2011 zijn er geen transacties met een mogelijk tegenstrijdig belang geweest met de Directie of de commissarissen. Tevens
zijn er geen transacties met een mogelijk tegenstrijdig belang geweest met houders met ten minste 10% van de aandelen van de
vennootschap.
DOCDATA N.V. Jaarverslag 2011
27