Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk - Kenniscentrum ...

2. BASISTHEORIE INKOOP IN HET KORT
In dit hoofdstuk definiëren we het begrip inkoop en bezien we inkoop in breder (organisatie-)perspectief.
sheet 4
2.1. Wat is inkoop
Er bestaan vele verschillende definities van inkoop. In de meeste definities komen elementen
als ‘de juiste plaats’, ‘de juiste tijd’ en ‘de juiste specificaties’ voor. De meeste
definities zijn echter vaak lang of incompleet. Wij hanteren een korte definitie die de
volledige lading dekt: inkoop is alles waar een externe factuur voor binnenkomt (Telgen,
1994).
sheet 5
Inkoop heeft betrekking op kopen, maar ook op huren en leasen. Verder dekt de definitie
de inkoop van zowel goederen als diensten en werken, en zowel primaire als facilitaire
inkopen. De manier waarop je inkoopt is niet van invloed op de definitie. Zo is
aanbesteden net zo goed inkopen als een stilzwijgende verlenging van een bestaand
contract.
2.2. Inkoop in breder (organisatie-)perspectief
De inkoopfunctie bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen, die in het ‘racewagenmodel’
op sheet 5 gevisualiseerd is (Gunning, 1993). Deze onderdelen bespreken
we in de rest van deze paragraaf.
Het inkoopproces zelf bestaat uit een zestal fasen (Weele, 2001):
• Specificeren van de behoefte in een programma van eisen;
• Selecteren van leveranciers;
• Contracteren van een leverancier;
• Bestellen op basis van het contract;
• Bewaken van de levering van bestellingen en de afspraken gemaakt in het
contract;
• Nazorg om problemen op bestellingen- of contractniveau op te lossen.
INKOOPSAMENWERKING, VAN THEORIE NAAR PRAKTIJK
13
Het inkoopbeleid schrijft voor hoe een organisatie zich wenst te profileren naar externe
partijen, zoals leveranciers, en hoe bepaalde keuzes tijdens het inkoopproces gemaakt
moeten worden. Het inkoopbeleid dient in lijn te zijn met het organisatiebeleid, waarin
standpunten in worden genomen over economische, organisatorische, idealistische
en ethische onderwerpen.
Uit het inkoopbeleid komt een aantal prestatie-indicatoren voort: meetbare indicatoren
die samen representatief zijn voor de prestatie van de inkoopfunctie als geheel. Op
basis van goede prestatie-indicatoren kan de prestatie van de inkoopfunctie gestuurd
worden.