Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk - Kenniscentrum ...

3. HET HOE EN WAAROM VAN INKOOPSAMENWERKING
In dit hoofdstuk introduceren we samenwerken in inkoop. We starten met het definiëren
van inkoopsamenwerking als een breed begrip. Vervolgens bediscussiëren we de
voor- en nadelen van samenwerken in inkoop. We sluiten het hoofdstuk af met het
bespreken van het eerste initiatief nemen tot inkoopsamenwerking.
sheet 7
3.1. Wat is inkoopsamenwerking
Het begrip inkoopsamenwerking wordt vaak geassocieerd met gezamenlijk aanbesteden.
Inkoopsamenwerking is echter een veel breder begrip; het kent meer aspecten
dan gezamenlijk aanbesteden alleen. We definiëren inkoopsamenwerking als: het
samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied
van inkoop met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties (Veeke,
2002). In het vervolg van deze paragraaf lichten we de belangrijkste elementen van
deze definitie nader toe.
sheet 8
Delen van informatie en expertise
Bij het delen van informatie en expertise moet gedacht worden aan het uitwisselen
van markt- en productinformatie en ‘best practices’ met betrekking tot de invulling
van de inkoopfunctie. Een voorbeeld van het delen van inkoopspecifieke informatie is
http://www.pianodesk.info, een digitaal verzamelpunt van kennis en ervaringen.
Door informatie en expertise te delen kan tijd bespaard worden en nieuwe kennis worden
ingebracht. Het wiel hoeft niet meerdere malen te worden uitgevonden. Uit een
van onze onderzoeken in 2004 onder de vele verschillende organisaties van de
Verenigde Naties, bleek dat 74% van deze organisaties geïnteresseerd was in het delen
van inkoopinformatie en best practices. 89% van de organisaties was geïnteresseerd in
het delen van ervaringen met bijvoorbeeld leveranciers.
Door marktinformatie te delen, hoeft er in de specificatiefase minder tijd in eigen
marktonderzoek geïnvesteerd te worden. Ook het uitwisselen van productinformatie
komt in deze fase van pas. Men leert van de specificaties die andere organisaties
gesteld hebben (“Moeten we deze specificaties ook opnemen Waarom wel of waarom
niet”) en de kennis van inkooppakketten wordt vergroot. Bestekken, contracten en
zaken als inkoopvoorwaarden kunnen ook gezamenlijk worden gedeeld of opgesteld,
waarbij elke partij zijn eigen expertise inbrengt. Tevens kan het erg zinnig zijn om van
andere organisaties te vernemen hoe producten of diensten van bepaalde leveranciers
bevallen, voordat tot de aanschaf hiervan wordt overgegaan. Inkopers kunnen tot slot
veel leren van de manier waarop andere organisaties de inkoopfunctie hebben ingevuld.
‘Best practices’ kunnen als voorbeeld dienen voor verbeteringen in de eigen
inkoopfunctie. Kortom, het delen van informatie en expertise kan voor alle aspecten
van de inkoopfunctie van pas komen.
INKOOPSAMENWERKING, VAN THEORIE NAAR PRAKTIJK
17
Delen van hulpmiddelen
Het delen van hulpmiddelen heeft voornamelijk betrekking op het gezamenlijk ontwikkelen
en beheren van de inkoopinfrastructuur. Meer specifiek betreft dit vaak de personele
invulling van de inkooporganisatie. Bij het delen van hulpmiddelen kan bij-