Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk - Kenniscentrum ...

inkoop door het uitwisselen van informatie en kennis. Over het algemeen is er in de
praktijk geen limiet aan het aantal lifters of busreizigers. Wel zal meestal een kleine
bijdrage moeten worden betaald voor de eventuele onkosten van een busrit.
Carpoolen
Carpoolen staat ook wel bekend als ‘lead buying’ of kartrekken. Dit is een meer intensieve
vorm van samenwerken dan meeliften of de busdienst. Doorgaans houdt carpoolen
in dat de organisaties uit het samenwerkingsverband regelmatig met elkaar om de
tafel zitten om mogelijke gezamenlijke projecten te identificeren. Aan elk van de organisaties
(of een externe partij) worden aanbestedingen toegewezen, ofwel uitbesteed.
Vaak gebeurt dit op basis van geschiktheid of beschikbare resources: als jij de route
goed kent, rijd jij, een andere keer rijd ik. De aangewezen organisatie voert (op basis
van de gezamenlijke specificaties) de aanbesteding uit en houdt de andere organisaties
op de hoogte van de vorderingen. In de private sector komt een dergelijk model
vaak voor in organisaties met verschillende business-units.
Een voordeel dat alleen bij deze vorm van samenwerken van toepassing is, is de specialisatiemogelijkheid.
De ene organisatie kan steeds ICT-aanbestedingen doen, een andere
organisatie kan steeds kantoorbenodigdheden voor zijn rekening nemen. Risico’s
van het carpoolen betreffen onder meer de afhankelijkheid van de expertise van de
partners en het verlies van kunde in de eigen organisatie. Wat als het verband (deels)
wordt opgebroken en de eigen organisatie plotseling weer zelf alles moet gaan aanbesteden
Deze vorm van samenwerken is zodoende niet altijd mogelijk.
Omdat er meer overleg nodig is dan bij meeliften of een busdienst kunnen aan een
carpoolinitiatief minder organisaties deelnemen. Dit geldt ook voor het konvooi en
het formule1-team. Vanaf het carpoolmodel tot aan het formule1-team worden verder
onderlinge organisatieverschillen doorgaans een grotere issue. Des te intensiever een
samenwerkingsverband wordt, des te moeilijker het wordt om geschikte nieuwe partners
te vinden en des te minder ‘bepalende’ deelnemers in het verband zouden moeten
zitten.
55
INKOOPSAMENWERKING, VAN THEORIE NAAR PRAKTIJK
Konvooi
Het konvooi is een intensieve eenmalige vorm van samenwerken: met zijn allen wordt
er gereden naar dezelfde bestemming. Vaak betreft dit een groot project, relevant voor
meerdere gelijke organisaties, waarbij veel schaalvoordelen en kostenbesparingen
mogelijk zijn.
In de konvooivorm zijn alle organisaties min of meer betrokken bij het gehele inkoopproces,
met name in de specificatie-, de selectie- en de contracteringsfase. Meer nog
dan bij het carpoolen kunnen de eigen specificaties worden meegenomen in het gezamenlijke
proces. Door op deze wijze samen te werken, kan er van elkaar worden
geleerd, maar ook zal er meer tijd nodig zijn voor het overleggen en afstemmen. Van te
voren moet de bestemming worden besproken, maar onderweg kan men leren van
elkaars rijstijl en gezamenlijk de route aanpassen bij bijvoorbeeld files.