contact_office_magazine_#30_NL

„We kunnen morgen bellen, ergens tussen 9 en 4 uur,
en dan kunt u mij vragen stellen,“ zegt Jens Kapitzky,
„maar vandaag lukt dat helaas niet meer. Het is even
na 5 uur en mijn team en ik zitten al aan de online
borrel na het werk. Dus voor vandaag zit het werk
erop.“ Oké, proost en tot ziens! Tot morgen dan! Het
telefoongesprek is beëindigd.
Kapitzky is organisatie- en strategie-adviseur en staat
aan het hoofd van de Metaplan Leadership &
Organization Academy in Quickborn bij Hamburg.
Zoals in de meeste bedrijven in april zijn het Duitse
hoofdkantoor en de vestigingen in Zürich,
Princeton, Versailles, Singapore en Sjanghai op dit
moment gesloten en werken de meeste van de
ongeveer 65 medewerkers thuis. Elke
dag om 17.00 uur Midden-Europese tijd
ontmoeten ze elkaar virtueel en
trakteren ze zichzelf op een glas bier, een
pint of een panaché – of, in het geval
van de medewerkers in het Verre
Oosten, op een nachtelijk drankje.
„Thuiswerken staat nu al enkele weken
op onze agenda“, zegt Kapitzky de
volgende ochtend, „en hoewel we al
jaren gewend zijn om op afstand te
werken, is er een belangrijk verschil of je
soms virtueel met elkaar communiceert
– of uitsluitend, zoals nu het geval is. Als
er geen andere mogelijkheden zijn elkaar
informeel te ontmoeten, geen praatje bij
de koffieautomaat of een gezamenlijke
lunch in de kantine, dan moet je flexibel reageren op
de situatie en proactief vervangende rituelen
introduceren.“ Eerste gebod: tijdens de online borrel
na het werk wordt alleen rudimentair over zakelijke
dingen gesproken, en als dat zo is, dan alleen iets
grappigs of anekdotisch.
„Al wekenlang rinkelt de telefoon bij ons
onafgebroken, de ene videoconferentie na de andere,
honderden e-mails per dag, omdat bedrijven uit alle
sectoren willen weten hoe ze in tijden van coronacrisis
en thuiswerken hun teams efficiënt kunnen leiden
en samenwerking kunnen vergemakkelijken.“ Tot de
klanten, aldus Kapitzky, behoren organisatoren van
beurzen en evenementen, machinebouwers,
farmaceutische bedrijven en onderwijsinstellingen –
De complexiteit
van de sturende
functie neemt toe
met de afstand.
zowel grote ondernemingen als kleine en middelgrote
bedrijven en individuele ondernemers, die nadenken
over hoe ze het beste hun diensten online kunnen
aanbieden in dit tijdperk van social distancing.
Kapitzky leidt ook de brand eins safari, waar hij in
opdracht van het Duitse Wirtschaftsmagazin in de
vorm van webinars learning-nuggets aanbiedt over de
verschillen tussen analoog en digitaal
leiderschapsmanagement.
„Mag ik even heel eerlijk zijn? De wereld zit vol met
belabberd ingerichte vergaderingen die veel tijd in
beslag nemen, geen meetbare resultaten opleveren en
waarbij je het gevoel hebt dat je in een zwart gat valt
terwijl het leven voorbij raast. En zo belabberd als
deze vergaderingen in het reële leven
zijn, zo belabberd zijn ze ook in de
remote-modus.“ Kapitzky eist: „Er zijn
duidelijke spelregels nodig wat het doel
van een vergadering is, hoe lang deze
moet duren, wie de discussie moet
leiden, welk resultaat bereikt moet
worden en wie wanneer in welke mate
verantwoordelijk is voor de uitvoering
van de overeengekomen punten. Als
deze rolverdeling niet duidelijk is, dan
zijn de gevolgen bij werken op afstand
nog groter dan bij het dagelijkse werk
met fysieke aanwezigheid, want de
complexiteit van de sturende functie
neemt toe met de afstand.“ Wat helpt:
trainingen voor voorzitters van
vergaderingen, idealiter ook de introductie van een
eigen moderatorrol.
Dat dergelijk georkestreerd teamwork bij thuiswerken
niet altijd een nadeel is ten opzichte van het
traditionele kantoor met fysieke aanwezigheid, bewijst
een in 2019 uitgevoerde studie van het wereldwijd
opererende ADP Research Institute (ADPRI). In
deze studie werd de betrokkenheid van in totaal
19.000 werknemers over de hele wereld onderzocht,
met een representatieve steekproef van telkens 1.000
werknemers uit in totaal 19 landen. Het resultaat is
verrassend, zo niet schokkend op een positieve manier.
Ten eerste: de betrokkenheid neemt exponentieel toe
met het vermogen om in teamverband te werken en
het vertrouwen in de teamleider. Terwijl slechts acht
© Shutterstock
contact 5