contact_office_magazine_#30_NL

De afscherming van buiten moet zo worden gekozen
dat geconcentreerd team- en projectwerk gegarandeerd
is. Om redenen van efficiëntie is het aantal
medewerkers dat een gemeenschappelijke werkruimte
deelt in het teamkantoor maximaal 20 personen. Ze
moeten de mogelijkheid hebben om snel en
eenvoudig informatie uit te wisselen om voortdurend
op de hoogte te blijven.
Een teamkantoor moet meer bieden dan alleen een
plek om te werken. De focus ligt op samenwerking en
vraagt om een bijpassende ondersteuning qua ruimte
en apparatuur. Geheel in lijn met het principe van
activity based working wordt een werkomgeving
gecreëerd die is afgestemd op de taken van het team:
geconcentreerd (samen)werken, coördinatie en
communicatie of creatief brainstormen. Indien nodig
moet er ook een akoestische en visuele retraite
beschikbaar zijn – bijvoorbeeld in de vorm van een
telefooncel of een silent room. In het ideale geval zijn
de werkplekken uitgerust met elektrisch in hoogte
verstelbare bureaus. Dit verhoogt niet alleen de
ergonomische kwaliteit, maar creëert ook ruimte voor
coördinerende, spontane gesprekken tijdens het staan.
De teams worden ook ondersteund door digitale
werkruimtes. De gezamenlijke (team)cloud neemt
daarbij in veel gevallen de functie van opslagruimte
over in de vorm van gedeelde opslaglocaties. De vele
strekkende meters wandkasten behoren tot het
verleden – in ieder geval in teamkantoren.
Scrum geeft het teambureau een nieuwe
dynamiek.
Geïntegreerde of afgescheiden communicatiegebieden
moeten de grote behoefte aan afstemming binnen het
team bevorderen. Een moderne uitrusting met
multimedia biedt ook flipcharts en prikborden voor
creatieve uitwisseling. Vooral bij scrumteams volgt de
ene vergadering op de andere. Bij deze agile werkwijze
wordt het teamkantoor als het ware een projectkantoor
met flexibele instellingen, die afhankelijk van de
projectfase met verschillende teamleden kunnen
plaatsvinden. Dit vereist ook een flexibele ruimte en
inrichting. De creativiteit van het ontwerp kent hierbij
geen grenzen: statafels voor korte besprekingen,
mediameubels voor brainstormsessies en
middenzones – uitgerust met gestoffeerd meubilair of
tafels en banken die ook voor teamvergaderingen en
gezamenlijke lunches worden gebruikt.
Samenwerking vereist duidelijke spelregels.
De openheid van de kantoorvorm en de subjectieve
beleving van de teamleden brengen ook uitdagingen
met zich mee voor de kantoorruimte, die het beste
reeds in de ontwerpfase van het kantoor worden
opgelost: voor het hele team moet akoestisch en
klimatologisch comfort worden gecreëerd. Dit vereist
enerzijds bouwkundige maatregelen, maar anderzijds
ook regels en de bereidheid om compromissen te
sluiten voor elke individuele werknemer.
In het algemeen speelt het gedrag van mensen een
doorslaggevende rol voor een succesvol team: in het
team komen individuen samen met verschillende
ervaringen en behoeften. Wat onder normale
omstandigheden de kracht van een team uitmaakt, kan
snel een zwakte worden als medewerkers niet goed met
elkaar kunnen opschieten. Voortdurende geschillen en
wrijvingen brengen de samenwerking in het hele team
in gevaar – daar helpt zelfs de beste kantoorruimte
niet. Onenigheid moet daarom in een vroeg stadium
worden besproken en in het beste geval worden
weggenomen met behulp van teamcoaching – voordat
het gezamenlijke werk wordt belast en het hele team
eronder lijdt.
contact 9