Juristkontakt 9 - 2004

En «vanskelig samtale» er en samtale
mellom leder og medarbeider/kollega
som oppleves ubehagelig. Hensikten
med en slik samtale er at lederen vil ta
opp og løse et problem. Vanlige eksempler
på slike problemer er dårlig utført
arbeid, uakseptabel oppførsel eller lave
prestasjoner. Ved å søke løsninger sammen
med medarbeideren vil lederen
oppleve samtalen som konstruktiv, og
dermed mindre vanskelig.
Det er en klar forventning til alle
ledere om å «ta tak» i problematiske situasjoner
på en arbeidsplass. På tross av en
slik klar forventning, kan den «ubehagelige»
følelsen være med på å hindre/forsinke
at lederen tar tak når det trengs. For
ledere er det imidlertid ingen vei utenom;
de må ta tak i problemer på tross av at
planleggingen og gjennomføringen av
samtalen oppleves som ubehagelig.
De vanligste snubletrådene
Noen ledere fastslår hva «problemet»
er uten å høre medarbeiderens versjon.
Dette kan gjøre det vanskeligere å skape
en felles forståelse av situasjonen. For å
unngå at samtalen låser seg, bør du som
leder isteden fokusere på å finne en
løsning sammen med medarbeideren.
En annen viktig årsak til at samtaler
blir «vanskelige», er at lederen har for
høye forhåpninger om hva en kan oppnå
med samtalen. Hvis medarbeideren opplever
lederens krav som urealistiske, vil
samtalen ofte gå i stå. En må derfor velge
ambisjonsnivå i samtalen med omhu.
Forberedelser til samtalen
Som leder bør du ha avklart noen enkle,
men viktige sider ved saken før du
gjennomfører en vanskelig samtale.
Forberedelsene gjør det lettere for deg
å fokusere på finne fram til en felles løsning
i samtalen. For å holde oversikt
over enkelthendelser og faktiske opplysninger
bør du føre en logg over det du
opplever som problemet. I tillegg bør
du ha tenkt ut svar på følgende spørsmål/emner:
Skal jeg formidle en vanskelig beskjed
eller finne fram til en løsning sammen
med medarbeideren?
Hvordan skal jeg beskrive problemet
på best mulig måte?
Hvilke konsekvenser vil forskjellige
utfall av samtalen ha?
Sett av godt med tid, og velg et passende
sted for samtalen
Velg et realistisk ambisjonsnivå – hva
er et oppnåelig resultat av samtalen?
Hva skjer hvis dere ikke finner fram
til en løsning i samtalen?
Fasene i en vanskelig samtale
En vanskelig samtale vil ofte følge et visst
mønster. Ved å kjenne til dette mønsteret
kan du «ligge et hakk foran». Et vanlig
mønster kan se slik ut:
Inngangsfase – der en skaper tillit og
konstruktiv atmosfære.
Kunngjøringsfase – synliggjøring av
problemet med rom for følelser.
Utvekslingsfasen – finne felles forståelse
av og passende respons på problemet.
Fokus på aksept, enighet, tiltak og mål.
Avslutningsfasen – avrunding, avtaler
og oppfølging.
1. Inngangsfase – skap trygge rammer
For at samtalen skal bli så konstruktiv
som mulig, er det viktig å skape en avslappet
atmosfære for begge parter. Så
fort du møter medarbeideren, enten
dette er på ditt kontor eller et møtelokale,
må du sikre at han/hun møter
minst mulig uklarhet. Bruk navn og observer
medarbeideren – gjør tiltak umiddelbart
hvis noe distraherer/gjør medarbeideren
usikker. Vær så tydelig på hva
samtalen gjelder og etablér spilleregler
for møtet. Vær oppmerksom på den andres
reaksjoner.
Juristkontakt 9 • 2004 25