Juristkontakt 8 - 2004

Mange av møtene vi deltar i, er for dårlig
organisert og gjennomført. Utbyttet er
derfor ofte dårlig i forhold til hvor mye
tid som brukes. En av de viktigste årsakene
til dette er mangel på retning i
møtet – fordi vi har svært ulike forventninger
til hva vi skal oppnå med møtet.
En annen viktig faktor er at møtet blir
inneffektivt pga. uro og ukonsentrerte
møte deltakere. Dette er det imidlertid
mulig å gjøre noe med.
Huskelisten
• Forbered møtet ved å gjennomgå alle
temaene du ønsker å ta opp og nødvendigheten
av dem. Tenk igjennom
hva du ønsker å oppnå med hver sak
på møtet, og gi informasjon til alle
deltakerne før møtet om hvordan de
kan være med å bidra til å løse de
ulike temaene.
• Begynn og avslutt møtet til avtalt tid.
• Legg opp til et mer strukturert møte
dersom det er en større gruppe som
deltar. En liten forsamling krever ikke
like stor oppmerksomhet i forhold til
strukturering.
• Ha realistiske forventinger til hvor
mye som er mulig å oppnå på slike
møter.
• Start med saker som kun er til informasjon.
Bruk ikke mye tid til å diskutere
slike saker dersom det ikke skal
tas viktige avgjørelser.
• Etter informasjonssakene bør man
begynne med den saken det er viktigst
å diskutere seg fram til løsninger
på.
• Søk og krev alles mening. Vær bestemt
på dette, og takk for alle innspill
deltakerne kommer med.
• Lag en oppsummering av møtet i
form av referat, handlingsplan eller
liknende
• Oppsummér hvilke avgjørelser som
er tatt på møtet. Hva kom dere til
enighet om?
• Gå gjennom ansvarsfordelingen for
videre oppfølging av oppgavene ved
avslutningen av møtet.
Forbered deg godt
er særdeles viktig for å effektivisere møter.
Man kan spare mye tid ved å slippe å
gå gjennom sakspapirer og informasjon
dersom deltakerne har lest dette på forhånd.
Agendaen bør også være sendt ut
på forhånd, slik at deltakerne kommer
med en forståelse for og forventning til
hva som skal skje på møtet.
Møteinnkallelsen bør sendes til alle
deltakerne så tidlig som mulig. Denne
bør inneholde:
• Dato, når og hvor
• En liste over møtedeltakerne
• Agenda
• Kopier av sakspapirer, rapporter og
andre dokumenter
Det er som regel en del administrative
forberedelser til møter som er viktige,
men disse kan delegeres til andre.
Bestilling av rom, servering og forfriskninger,
sjekking av at nødvendig utstyr
er på plass, utsendelse av agenda og
sakspapirer og andre praktiske gjøremål
kan du gjerne overlate til andre.
Som møteleder bør du også på forhånd
ha tenkt igjennom en regi for møtet.
Hva slags saker skal dere gjennom?
Hva er en hensiktmessig arbeidsmåte i
forhold til de ulike delene av møtet? En
vanlig feil ledere gjør er at de ikke skifter
arbeidsmodus når man jobber med ulike
typer saker.
Eksempelvis må man skille mellom
kreativ og analytisk diskusjon. Kreativt
arbeidsmodus trenger et annet format og
en annen ledelse enn analytisk arbeidsmodus.
Videre er det viktig å beholde
disiplinen i de ulike delene av møtet. Når
man har rapporteringsrunde, skal man
ikke diskutere innlegg. Når man idémyldrer,
skal man ikke ta beslutninger.
Effektiv gjennomføring
I starten av møtet må du presisere hva
dere skal oppnå på møtet, når møtet skal
være ferdig og eventuelt justere agendaen
hvis den er urealistisk. Hvis det
etableres en felles forståelse av hva som
skal oppnås med møtet, er det lettere å
unngå avsporinger og irrelevante innspill
og diskusjoner. Avbryt innspill og vis til
hensikten hvis møtet sporer av.
Under møtet er det viktig at du er
oppmerksom på din rolle og hvor mye
du snakker. Hvis møtet ikke er et rent
informasjonsmøte, bør du passe på at du
ikke dominerer møtet helt. Alle bør få
slippe til og si sin mening. De mest forsiktige
deltakerne bør oppmuntres til å
delta, samtidig som de som er særlig
frempå, blir holdt styr på. Vær oppmerksom
på:
• Å tillate bare én diskusjon om
gangen.
• Å avslutte agendapunkter og diskusjoner,
slik at ulike temaer holdes fra
hverandre.
• Å holde kontroll på tiden; ikke la
møtet dra ut i lang tid.
• Å uttrykke forståelse og respekt for
ulike innspill.
Juristkontakt 8 • 2004 37