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Soluções de Outsourcing & BPOA Xerox aposta em demonstrar às empresasque compensa recorrer ao outsourcing dosprocessos relacionados com documentos.“Ajudamos as empresas a avaliar quanto gastam emdocumentos e implementamos soluções que levam àobtenção de economias significativas.”por Luís Melo Global Account Manager Xerox Global ServicesNum ambiente empresarial onde a pressão para aumentar os lucros, melhorar a produtividadee reduzir custos é imperativa, o outsourcing surge como uma opção quepermite às organizações libertar tempo de gestão e concentrarem-se nos aspectoscentrais do seu negócio.Como parte integrante da estratégia das organizações, o Outsourcing Documentalinclui um conjunto de componentes que vão desde a Consultoria Documental, osServiços de Impressão Remota, à Produção de Documentos de Comunicação Personalizadapassando pelos Serviços de Imagem e Arquivo, Serviços Criativos ou aGestão do Ambiente de Impressão do Escritório.Mas o que é que significa o Outsourcing Documental para as organizações? Pode teruma variedade de significados; desde a gestão de activos, à gestão de processos documentais,dentro ou fora da empresa, à utilização de efectivos da empresa prestadorade serviços ou requalificação de colaboradores.Apesar das várias interpretações possíveis, a ideia-chave que descreve o OutsourcingDocumental para as organizações é a de trabalhar em conjunto com o parceiro denegócio estratégico para melhorar e gerir os processos que envolvem a utilizaçãointensiva de documentos – nos processos do dia-a-dia como as comunicações aclientes, a facturação, a formação ou gestão de informação.De acordo com o The Outsourcing Institute, 80% das empresas cotadas na Fortune500 recorrem ao outsourcing de algumas ou de todas as funções de gestão de informação.As razões mais comuns pelas quais as organizações adoptam o Outsourcing Documentalcomo uma solução estratégica são a redução de custos de produção de documentos,o aumento da eficácia de processo em áreas centrais da empresa e a optimizaçãoda produtividade dos seus funcionários.134
7,5 biliões é o número de documentos produzidospor ano em todo o mundo88% da informação de gestão não está acessívelde forma fácil90% das empresas não são capazes de estimarquanto gastam em documentação82% dos executivos sénior acreditam que os documentossão essenciais para o funcionamento bemsucedido das suas empresas70% dos executivos afirmam que o atraso na actualizaçãode documentos em conformidade comos requisitos negociais torna a sua empresa menoságil1 em cada 5 colaboradores passam pelo menos60% do seu tempo a processar documentos15% dos lucros das empresas são gastos em documentos90% das comunicações com os clientes são efectuadasatravés dos documentosFontes:1 Universidade da Califórnia – Berkeley2 Documents – The Life Blood of Your Business, <strong>IDC</strong> 20033 Estudo Xerox / MORI de Directores Europeus, 20024 Palo Alto Research Centre Incorporated135
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