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Soluções de Outsourcing & BPOO recurso ao Outsourcing Documental, na forma e critérios de selecção dos parceirosdeve ser considerado pelas organizações como o primeiro passo decisivo para osucesso do projecto.Embora a gestão dos processos-chave possam não estar incluídos numa iniciativa deoutsourcing, as organizações devem ter em atenção que enquanto as operações desuporte não são críticas para o negócio, os documentos, o conteúdo e a informaçãoque as suportam são absolutamente críticos. Desta forma é imperativo estabeleceruma relação sólida de mútua confiança entre a organização e o prestador de serviçosnuma relação contratual que se define numa base de longo prazo.Com base neste tipo de relação, a tendência natural é a de retirar a natureza transaccionalda parceria e a organização ver o prestador de serviços como um parceiro denegócio estratégico.O prestador de serviços deve ter competências na utilização de um conjunto integradode tecnologias e metodologias que permitam analisar o ambiente de trabalhodas organizações, definir o estado actual e o caminho para obter os melhores resultados.Deve compreender os requisitos do cliente e dos seus utilizadores, compreenderintegralmente os processos de produção de documentos e a forma como as pessoastrabalham para garantir a máxima eficácia dos processo de negócio e assegurar umaanálise precisa dos dados do ambiente de trabalho.A Xerox tem obtido excelentes resultados com a implementação de soluções e projectoscom base nesta mesma abordagem. Por todo o mundo os nossos clientesdefinem com a Xerox elevados padrões de exigência aos quais temos sabido respondercom a máxima eficácia.Um dos processos que tradiconalmente as empresas gostariam de ver facilitado é odo processamento da sua correspondência, dado que são processos normalmenterealizados de forma manual e demorados. Se pensarmos numa empresa com diversasfiliais esta situação torna-se ainda mais morosa e os processos administrativos ecomerciais mais complexos, resultando na dificuldade da gestão de documentos eaumentado exponencialmente as possibilidades de erros.A abordagem da Xerox permite a integração da informação recebida, a redução dotempo necessário para o processamento e uma resposta just-in-time às solicitaçõesdos clientes.No âmbito da contratação de um serviço de office printing os factores-chave essenciaisà selecção do prestador de serviços incluem a experiência comprovada em projectossemelhantes de redução de custos e melhorias de eficiência, a capacidade degarantir contratualmente os resultados e economias esperados e ser capaz de gerirequipamentos de diversos fabricantes, facilitando a transição para o novo ambientesem disrupção. Uma das vantagens competitivas da Xerox é a capacidade de implementartodo um novo conjunto de procedimentos no cliente que lhe permite serfacturado numa base “por click” e numa única factura incluir ainda a manutenção egestão de consumíveis de todos os equipamentos e todo o suporte de helpdesk onsitee off-site.Os nossos clientes têm obtido economias que variam entre os 10% e os 20%, baseadona aferição do real custo total de propriedade (TCO), pois só assim se pode avaliarse as economias são reais.136