Handboken för event - Sveriges Annonsörer

Genomförandeplan
Under ett event händer det många saker under en kort tid. Men även före och efter ett event ska
många saker ske på en och samma gång. I vissa fall krävs det en eller två hela dagar till riggning av
utrustning och installationer – i andra fall bara några timmar.
Oavsett omfattning på eventet, kan det vara bra att ta fram en så kallad ”genomförandeplan”.
Genomförandeplanen är en tidplan som syftar till att arbetet, från uppbyggnad till nedplockning,
utförs i rätt ordning och vid rätt tidpunkt, utan att arrangören förbiser eller missar något.
Genomförandeplanen ska vara lättbegriplig så att det går att se vad som är påbörjat, vad som är
klart respektive ej påbörjat. En genomförandeplan är med andra ord en detaljerad plan över vad
som ska göras, vem som är ansvarig för att det utförs, vem som utför det, samt hur lång tid det tar.
Ofta kan en noggrann plan visa sig felaktig när den kommer i kontakt med verkligheten – var flexibel
och lösningsorienterad!
För att uppnå ett fullgott resultat bör det alltid finnas rimliga marginaler i en genomförandeplan, i
form av extratid och extraresurser att ta till när förutsättningarna förändras. Tänk dock på att utföra
korrigeringar och förändringar i dialog med övriga delar av eventet, så att inget krockar på vägen.
Flöde
Event handlar om att sätta upplevelsen i centrum – oavsett kanal, format eller målgrupp. En stor del
av upplevelsen styrs i sin tur av i vilken mån gästerna känner sig trygga eller inte. Ingen känner sig så
otrygg och har så dåligt tålamod som den som inte vet något.
Mycket av ett events framgång vilar därför på hur flödet fungerar:
Hur tar man sig till och från platsen? Ta fram tidtabeller och karta som beskriver hur
man bäst tar sig fram.
Är det tydligt vart man ska när man väl är framme? Var finns närmaste toalett eller
utgång? Placera skyltar så att de syns oavsett vilket håll man kommer ifrån eller hur
lång eller kort man är. Det är lätt att underskatta vikten av god skyltning; en enda
välplacerad skylt kan vara skillnaden mellan ett tungrott, jobbigt event och ett
smidigt, säkert event.
Kontaktpersoner? Se till att alla som jobbar med och på eventet – oavsett om det är
inhyrda värdar och värdinnor, anläggningens egen personal, servisen eller
garderobsvärdarna – har kontaktuppgifter till de som ansvarar för eventet så att
gästerna vet vart de ska vända sig om de skulle få problem.
Flaskhalsar
Klarar entréerna att ta emot den förväntade publiken på den tid som avsatts? Kommer
tillströmningen av publik variera under öppettiderna? Hur hanteras det?
Använd möjligheten att styra publikflödet genom att strategiskt placera stationer (entréer,
garderober, registreringsdiskar med mer) för att undvika ”flaskhalsar”. Med flaskhalsar menas både
strukturella flaskhalsar (att det är för trångt, eller är dåligt underlag som orsakar långsammare
publikflöde) och flaskhalsar i procedurer (biljettköp, toalettköer, matköer etc).
En komplicerad evenemangsplats med ologiskt placerade stationer riskerar att skapa förvirring hos
både gäst och personal. Ofta är det just dessa saker det som gäster talar om efteråt om det inte
fungerar – deltagarnas fokus måste ligga på vad som ska göras och vilket budskap som ska
framföras!
KUNSKAP OM EVENT OCH EVENT MARKETING FRÅN KÖPARE, SÄLJARE OCH RÅDGIVARE 18.