Handboken för event - Sveriges Annonsörer

More documents

Recommendations

Info

Genomförandeplan Under ett event händer det många saker under en kort tid. Men även före och efter ett event ska många saker ske på en och samma gång. I vissa fall krävs det en eller två hela dagar till riggning av utrustning och installationer – i andra fall bara några timmar. Oavsett omfattning på eventet, kan det vara bra att ta fram en så kallad ”genomförandeplan”. Genomförandeplanen är en tidplan som syftar till att arbetet, från uppbyggnad till nedplockning, utförs i rätt ordning och vid rätt tidpunkt, utan att arrangören förbiser eller missar något. Genomförandeplanen ska vara lättbegriplig så att det går att se vad som är påbörjat, vad som är klart respektive ej påbörjat. En genomförandeplan är med andra ord en detaljerad plan över vad som ska göras, vem som är ansvarig för att det utförs, vem som utför det, samt hur lång tid det tar. Ofta kan en noggrann plan visa sig felaktig när den kommer i kontakt med verkligheten – var flexibel och lösningsorienterad! För att uppnå ett fullgott resultat bör det alltid finnas rimliga marginaler i en genomförandeplan, i form av extratid och extraresurser att ta till när förutsättningarna förändras. Tänk dock på att utföra korrigeringar och förändringar i dialog med övriga delar av eventet, så att inget krockar på vägen. Flöde Event handlar om att sätta upplevelsen i centrum – oavsett kanal, format eller målgrupp. En stor del av upplevelsen styrs i sin tur av i vilken mån gästerna känner sig trygga eller inte. Ingen känner sig så otrygg och har så dåligt tålamod som den som inte vet något. Mycket av ett events framgång vilar därför på hur flödet fungerar: Hur tar man sig till och från platsen? Ta fram tidtabeller och karta som beskriver hur man bäst tar sig fram. Är det tydligt vart man ska när man väl är framme? Var finns närmaste toalett eller utgång? Placera skyltar så att de syns oavsett vilket håll man kommer ifrån eller hur lång eller kort man är. Det är lätt att underskatta vikten av god skyltning; en enda välplacerad skylt kan vara skillnaden mellan ett tungrott, jobbigt event och ett smidigt, säkert event. Kontaktpersoner? Se till att alla som jobbar med och på eventet – oavsett om det är inhyrda värdar och värdinnor, anläggningens egen personal, servisen eller garderobsvärdarna – har kontaktuppgifter till de som ansvarar för eventet så att gästerna vet vart de ska vända sig om de skulle få problem. Flaskhalsar Klarar entréerna att ta emot den förväntade publiken på den tid som avsatts? Kommer tillströmningen av publik variera under öppettiderna? Hur hanteras det? Använd möjligheten att styra publikflödet genom att strategiskt placera stationer (entréer, garderober, registreringsdiskar med mer) för att undvika ”flaskhalsar”. Med flaskhalsar menas både strukturella flaskhalsar (att det är för trångt, eller är dåligt underlag som orsakar långsammare publikflöde) och flaskhalsar i procedurer (biljettköp, toalettköer, matköer etc). En komplicerad evenemangsplats med ologiskt placerade stationer riskerar att skapa förvirring hos både gäst och personal. Ofta är det just dessa saker det som gäster talar om efteråt om det inte fungerar – deltagarnas fokus måste ligga på vad som ska göras och vilket budskap som ska framföras! KUNSKAP OM EVENT OCH EVENT MARKETING FRÅN KÖPARE, SÄLJARE OCH RÅDGIVARE 18.
Säkerhet Det är sällan någonting allvarligt inträffar, men det är alltid bra att försäkra sig om det finns tillgång till de resurser som behövs utifall att något skulle hända. Vad händer till exempel om någon blir sjuk? Se alltid till att det åtminstone finns ett ”first-aid-kit” på plats. Skaffa uppgifter om hur långt det är och hur man tar sig till närmaste sjuksköterska/läkare/sjukhus. Om det gäller ett större event eller publikt evenemang kan det även vara värt att fundera på om du ska ha sjukvårdare närvarande. Ibland kan det även finnas krav på att ha väktare och ordningsmän på plats, beroende på antal gäster, alkoholförtäring och riskbedömning. Även säkerhetsaspekter som nödutgångar och tillfartsvägar är viktiga att ta hänsyn till när du planerar och samordnar logistiken. Är nödutgångar och tillfartsvägar fria från hinder och lätt åtkomliga? Vad gör vi om det skulle börja brinna? Teknik En stor del av logistiken kring ett event berör den teknik som används. Teknik är ett verktyg som ska hjälpa ett event, inte stjälpa det. Alltför ofta händer det dock att tekniken, av en eller annan anledning, inte fungerar som den ska. Säkerställ att internetuppkopplingen håller, att även de som sitter längst bak hör vad som sägs på scen, att alla ser vad som händer på skärmarna oberoende av vinkel och att det finns sladdar och adaptrar som passar till anläggningens utrustning. Hygienfaktorer kanske, men otroligt viktigt! Fallerar detta riskerar det att förstöra gästens upplevelse av eventet och därmed också hur hela budskapet uppfattas. I de flesta fall är det bättre att låta proffsen sköta tekniken. För mindre event kanske det handlar om att utse eller anlita en tekniskt ansvarig eller samordnare som kan köra med separat presentationsdator vilket gör att allt kan rulla smidigt och problemfritt. Gäller det större event med många talare, uppträdanden och produktioner inblandade, blir tekniken mer komplex och kravet på att en professionell teknikleverantör och producent än mer viktigt. Kom ihåg att välja teknik efter det budskap som ska kommuniceras, och inte använda avancerad teknik bara för teknikens skull. Handlar budskapet om att ligga i framkant och hålla hög finish, satsa på sådana tekniska lösningar. Ligger värdeorden snarare i sparsamhet så kanske du bör nöja dig med något enklare teknikmässigt också. 6.2 Produktion och personal Med mötet som strategiskt verktyg kan du bygga och underhålla relationer, förändra uppfattningar och påverka beteenden. Du kan skapa förväntningar - och överträffa dem. Men för att ett event ska bli succé och leva upp till alla förväntningar, krävs en helhetskänsla som löper igenom alla led i produktionen och som säkerställer att budskapet blir till en samlad upplevelse. Att tänka på: Tema vs. koncept Ett tema är eventets utanpåverk: guld & glamour, snövit, 1700-tal eller liknande. Miljön, sceneriet och olika symboler i upplevelsen av ett event är i sin tur saker som tillsammans bidrar till att göra gästen uppmärksam på temat. Ett koncept, å andra sidan, är byggt utifrån företagets strategier, visioner och värderingar och är den övergripande och bärande idén. För att konceptet ska kunna hålla över tiden och fungera i alla kommunikationskanaler gäller det att se till att även temat bottnar i konceptet. Är företagsfärgen grön, kanske det inte den bästa idén att köra ett burleskt tema med röd entrématta och mörklila KUNSKAP OM EVENT OCH EVENT MARKETING FRÅN KÖPARE, SÄLJARE OCH RÅDGIVARE 19.
Page 1 and 2: KUNSKAP OM EVENT & EVENT MARKETING
Page 3 and 4: 1. INTRODUKTION Sponsring och event
Page 5 and 6: 3. OM EVENT OCH EVENT MARKETING Bra
Page 7 and 8: kan röra sig om VD på andra globa
Page 9 and 10: Tänk alltid på att utgå från m
Page 11 and 12: 4.4 Fallgropar Den här listan kan
Page 13 and 14: Vi byggde helt enkelt en bordell so
Page 15 and 16: 1 månad innan eventet: 5.4 Fallgro
Page 17: Resultat Så här tycker kunderna:
Page 21 and 22: någon delaktivitet eller leverera
Page 23 and 24: Information Mycket av arrangörens
Page 25 and 26: En av framgångsfaktorerna i samarb
Page 27 and 28: Utveckling m3 hos medverkande kunde
Page 29 and 30: Då event generellt är arbetskräv
Page 31 and 32: alla barn kunde dagligen mellan 10.
Page 33 and 34: 9. BRANSCHEN I SIFFROR Institutet f
Page 35 and 36: 11. ORDLISTA Listan kommer säkerli
Page 37 and 38: 12. BILAGOR 12.1 Case 1: Lärarför
Page 39 and 40: Kreativitet och konceptuell lösnin
Page 41: Integration, kommunikativ lösning

Handboken för event - Sveriges Annonsörer

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?