Handboken för event - Sveriges Annonsörer

dukar? Vid planering och genomförande av ett event är det av största vikt att temat inte tar
överhanden över konceptet och därmed det budskap som ska förmedlas.
Inlevelse
Ljud och ljus, dofter och smaker, bilder och ord. Allt är intryck som på olika sätt genererar avtryck.
Genom att tala till och attrahera alla sinnen – synen, hörseln, doften, känseln, smaken och balansen –
kan du inte bara förstärka budskapet men även förlänga upplevelsen av ett event, utanför både tid
och rum.
Det kräver ofta en stor inlevelseförmåga hos dig som arrangör där du å ena sidan är medveten om
dina egna tankar, visioner och mål med eventet men där du
å andra sidan också kan föreställa sig gästernas uppfattning
och sinnesstämning när du möter dem.
Kvalitetskontroll
När nittio procent av logistiken, tekniken och personalen är
på plats kan det vara en god idé att göra en så kallad
”walkthrough” eller kvalitetscheck för att kontrollera att
samtliga delar av produktionen uppfyller gästernas krav och
förväntningar.
Ett sätt att kvalitetssäkra ditt event är att helt enkelt inta rollen som gäst både fysiskt och psykiskt för
en stund och gå igenom hela eventet steg för steg. Börja i entrén. Hur ser det ut när du kommer dit?
Är det tydligt vart du ska gå in? Vart hänger du av dig?
Vandra vidare till registreringsdisken om sådan finns. Vilken information måste du uppge eller visa
upp för att bli insläppt? Vart går du om du får problem med registreringen? Finns det en ”helpdesk”
och är det tydligt vart den är? Väl inne på eventet, vad är det första du som gäst möts av – en
välkomstdrink, mingel eller går du direkt till bords? Och så vidare.
Momentum
Byggare och inredare har sina ritningar och byggbeskrivningar, skådespelare har sina manus eller
rollhäften, orkestermedlemmar har sina noter och eventproducenter har sitt körschema. Ett
körschema är ett tidsschema där man minut för minut specificerar vad som ska hända när och av
vem, och inkluderar alltifrån VB-inslag till ljud och kameror.
Vid genomförandet av ett event är körschemat arrangörens ”bibel” som ser till att allt flyter på och
att eventet inte tappar momentum. Även om körschemat alltid är minutiöst planerat är det sällan
den kommer att stämma helt överens med det som faktiskt sker i realtid. En god idé är därför att
alltid lägga på fem minuter i medvetandet, då det mesta alltid tar längre tid än du tror. Var vaken
och beredd att kompensera även för ett för snabbt genomförande!
Transparens
I alla typer av händelser där många aktörer skall samverka och göra rätt saker i rätt tid är det en stor
fördel om man kan arbeta transparent. Insyn är nödvändigt för att säkerställa att alla inblandade har
tillgång till information i angelägenheter som angår dessa samt för att förhindra kontraproduktivitet.
Den närmare definitionen av begreppet varierar något och överlappas samt kompletteras av
begrepp som "öppenhet" men i viss mån också "ansvarighet".
Ett steg i att arbeta öppet och transparent är att se din eventbyrå och dina sponsorer som
samarbetspartners, och inte enbart som leverantörer. Gör dem delaktiga, distribuera och diskutera
koncept, tema och diverse detaljer i så god tid som möjligt före ett event så att dem som ska utföra
KUNSKAP OM EVENT OCH EVENT MARKETING FRÅN KÖPARE, SÄLJARE OCH RÅDGIVARE 20.