Standard i prækvalifikation Udbud af grøn drift og vedligeholdelse kan blive lettere for både tilbudsgiver og udbyder Af Kim Tang For at lette udbudsprocessen er der blevet udarbejdet en standard til prækvalifikation ved udbud af drift og vedligeholdelse af grønne områder. I arbejdet har deltaget både offentlige udbydere og private samt offentlige driftsvirksomheder. Det er sket under vingerne af samarbejdsorganet Den Grønne Tænketank der ellers for tiden er sat på vågeblus. Standarden kan hentes frit på www.drift.dag.dk. Målsætningen for arbejdet har været at lette udbudsprocessen dobbelt ved at: tilbudsgiver kan genbruge prækvalifikationsmaterialet fra sag til sag, udbyder får nemmere ved at sammenligne de indkomne anmodninger. Under udarbejdelsen er der lagt vægt på at standarden overholder lovgivningen på området, og at man får et retvisende og fyldestgørende billede af de virksomheder der vil prækvalificeres. Standarden er bagefter blevet afprøvet i Ålborg Kommune. 8 I standarden lægges der op til at udbyder kun stiller krav om oplysninger der reelt skal bruges til at udvælge de virksomheder der skal give bud på opgaven. Men da udbudspolitikken varierer fra udbyder til udbyder, er materialet blevet delt i en standard som altid bruges og en valgfri del hvor en række faste punkter kan tileller fravælges. Eksempler på sådanne punkter kan være miljøledelse, kvalitetssikring eller social ansvarlighed. For at gøre det lettere for udbyder at sammenligne de indkomne anmodninger lægger standarden op til maksimale grænser for hvad de enkelte punkter må fylde (se tjekliste 1 og 2). Som en del af standarden er der også en vejledning til at disponere selve anmodningen. I forhold til tidligere praksis stilles der i standarden ikke krav om at beskrive maskinparken. Det er irrelevant. For det meste vil tilbudsgiver alligevel skulle anskaffe nyt materiel hvis han får opgaven. Han Tjekliste 1. STANDARDBILAG DER ALTID SKAL VÆRE VEDLAGT har sjældent ledige maskiner stående. For udbyder er det mere relevant at kikke på referencer fra lignende opgaver. De kan give et godt billede af om tilbudsgiver har den nødvendige ekspertise. Ved nogle udbud vil prækvalifikationen i henhold til tjekliste 1 være nok. Det gælder især hvor kvalitetssikring, miljøledelse mv. først bruges som tildelingskriterier i den følgende tilbudsgivning. Desuden er meget af miljøledelsen alligevel styret af lovkrav. Det gælder f.eks. APV, sikkerhedsarbejde,arbejdspladsbrugsanvisninger,brugermanualer til maskiner, beredskab ved ulykker og rygepolitik. Bilag Dokumentation/oplysninger Dokumentation vedlagt - Anmodning, højst 5 A4-sider Bilag 1 CV for kontaktperson. Højst 1 A4-side Bilag 2 Påtegnet revisorerklæring. Højst 1 A4-side Bilag 3 Soliditetserklæring fra anerkendt bank / finansieringsinstitut Bilag 4 Referenceliste. Højst 1 A4-side Bilag 5 Tro- og loveerklæring Tjekliste 2. STANDARDBILAG HVOR AFKRYDSEDE TILVALG SKAL VÆRE VEDLAGT Kryds Bilag Dokumentation / oplysninger Dokumentation vedlagt Bilag 6 Kvalitetssikring a. Kortfattet beskrivelse. Højst 2 A4-sider b. Kopi af kontrolplan fra tilsvarende opgave c. Kvalitetssikringshåndbog Bilag 7 <strong>Miljø</strong>ledelse a. Kortfattet beskrivelse. Højst 2 A4-sider b. <strong>Grønt</strong> regnskab c. Virksomhedens APV d. <strong>Miljø</strong>ledelseshåndbog Bilag 8 Introduktion af nye medarbejdere. Højst 4 A4-sider Bilag 9 Erfaring med partnering. Højst 3 A4-sider Bilag 10 Dokumentation af særlige kompetencer Kopi af certifikater vedlægges Bilag 11 Andet Gartner fra et privat anlægsgartnerfirma klipper græs i Bernstorffsparken som sorterer under Slots- og Ejendomsstyrelsen. Hvor udbyder ønsker at bruge pris som eneste tildelingskriterium, kan det være relevant at medtage punkter fra tjekliste 2. Som det ses af tjekliste 2 kan både kvalitetssikring og miljøledelse dokumenteres på flere måder. I stedet for at bede om virksomhedernes håndbøger hvor fokus oftest er på målsætninger og politikker, kunne man i stedet se på hvad og hvordan gøres tingene i praksis, f.eks. via virksomhedens APV eller grønne regnskab. Et andet problem ved at få fremsendt håndbøgerne er at de er meget forskellige i både opbygning og omfang og dermed meget svære at sammenligne. Derfor er det bedre i stedet at bede om at få en kort beskrivelse som gør sammenligningen både hurtigere og nemmere. Det er arbejdsgruppens håb at mange udbydere vil bruge standardprækvalifikationen eller i det mindste lade sig inspirerer af den. ❏ Hent standarden i prækvalifikatation på www.drift.dag.dk. Her kan man også finde andre værktøjer, erfaringer og sparring til belysning af udbudsprocessen. Standardprækvalifikationen er udarbejdet i samarbejde mellem en række offentlige udbydere og tilbudsgivere: Frederikke Abildtrup, Håndværksrådet, Jørn Pedersen, Roskilde Kommune, Flemming Larsen, Allerød Kommune, Marianne Jensen, Ålborg Kommune, Ole Suadicani, Københavns Kommune, John Nørgaard Nielsen, Slots- og Ejendomsstyrelsen, Karsten Kring, Skov & Landskab, Carsten Damgaard, HedeDanmark A/S, Peter Porup, Bent Nygaard Anlæg A/S, Kim Aaskov, OK grøn anlæg a/s, Stephan Falsner og Kim Tang, Danske Anlægsgartnere. SKRIBENT Kim Tang er landskabsarkitekt og fagkonsulent hos Danske Anlægsgartnere. Foto: Kim Tang GRØNT MILJØ 2/<strong>2011</strong>
GRØNT MILJØ 2/<strong>2011</strong> 9