Borgerrådgiverens Årsrapport 2012 - Faxe Kommune

More documents

Recommendations

Info

medarbejdere nu bruger noget tid på at stille telefoner om. Som følge af borgerrådgiverens henvendelse besluttede direktionen, at annoncering omkring den ændrede åbningstid skulle rettes til, så det blev tydeligt, at der kan ringes på de direkte numre i hele arbejdstiden. Desuden er information om medarbejdernes direkte numre rykket frem på hjemmesiden, så det er lettere at finde. Det samme er tilfældet med åbningstiderne for personlig betjening. Konklusionen er, at der fortsat er behov for fokus på sagsbehandlingstid og manglende svar. Pkt. 2 – bortkomne dokumenter: Analysen af postgange er ikke sat i gang, da der bliver stadig mindre post at håndtere manuelt. Med digitaliseringsstrategien 2011- 2015 sker der en trinvis overgang til obligatorisk selvbetjening for ansøgninger og anmeldelser til den offentlige sektor. Det sker med virkning fra slutningen af 2012 for anmeldelse af flytning, ansøgning om børnepasning, bestilling af nyt sundhedskort og opskrivning af børn til skole og SFO. Folketinget har i juni 2012 vedtaget lov om Offentlig Digital Post. Det betyder blandt andet, at det bliver obligatorisk for borgere og virksomheder at tilslutte sig Digital Post. Denne del af loven forventes at blive sat i kraft for borgerne den 1. november 2014 og for virksomhederne i løbet af 2013. Der er post, der bliver væk, når den sendes internt fra det ene center til det andet. I stedet for at sende dokumenterne manuelt kan det anbefales, at dokumenterne scannes ind og sendes elektronisk. I tråd med, at der stilles større krav til borgerne vedrørende brug af elektroniske blanketter og elektronisk post forekommer det rimeligt, at kommunen også selv benytter elektronikken, hvor det overhovedet er muligt. Jobcenteret oplyser ved besvarelse af spørgeskemaet, at de arbejder med central scanning og journalisering. Borgerservice udtaler i deres besvarelse, at når dokumenter bliver væk, sker det i de interne postgange. Derfor er det disse postgange, der fortsat skal fokuseres på. Da arbejdsgruppen vedrørende SBSYS først er kommet i gang i november 2012, har den endnu ikke haft tid til at sætte arbejdet om en ensartet journalisering i gang i de enkelte centre. Pkt. 3 – Afstemning af borgernes forventninger: Det ser ud til, at borgerne så vidt muligt oplyses om forventet sagsbehandlingstid, når de henvender sig. Sundhed & Pleje oplyser, at forventet sagsbehandlingstid står på hjemmesiden og i deres servicedeklarationer, hvor det er relevant. Teknik & Miljø har i 2012 fokuseret meget på gennemskuelighed og kvalitet i sagsbehandlingen, både via kvalitetsstyring og via arbejdet med servicegen. Der har endvidere været fokus på formidling, idet det er vigtigt at sikre, at centeret svarer borgerne forståeligt, så det giver mening. Årsrapport 2012 Side 6 af 16
Jobcenteret oplyser, at der skal følges op på deres servicedeklarationer inden for de næste 3 måneder, og at deklarationerne skal ajourføres hvert år. Center for Sundhed & Pleje oplyser, at de drøfter vigtigheden af korrekt dokumentation med borgerne. Et eksempel kan være, at det er nødvendigt med en lægeattest, for at en sag kan behandles korrekt. Det oplyses også, hvad det vil betyde, hvis attesten ikke modtages. Borgerne forstår imidlertid ikke altid konsekvensen, trods både telefonisk og skriftlig information. Center for Undervisning oplyser, at borgerrådgiverens forslag til initiativer er implementeret, mens Center for Beskæftigelse og Omsorg oplyser, at de har drøftet emnet. Endelig fremgår det af svaret fra Centersekretariatet for Kultur, Frivillighed & Borgerservice, at de bruger mange ressourcer på at sikre, at den nødvendige dokumentation er til stede ved behandlingen af ansøgninger. Hvis dokumentation ikke er fyldestgørende, rykkes herfor – om nødvendigt flere gange – med ny frist for indsendelse. Konklusionen er, at centrene er meget opmærksomme på at afstemme borgernes forventninger. Der er derfor ikke behov for, at borgerrådgiveren fortsat har fokus på emnet. Pkt. 4 – Begrundelse for afgørelser. Centrenes svar viser, at de er omhyggelige med, at borgerne får en fyldestgørende begrundelse på de af- gørelser, der træffes. Og at relevante retsregler enten vedlægges eller skrives direkte ind i afgørelsen. Da der har været meget få klager over manglende begrundelse, vil der ikke længere blive fokuseret på denne problemstilling. 2.2 Særlige aktiviteter. Arrangementer. Netværksgruppe Borgerrådgivere. Undervisning i god forvaltningsskik. Borgerrådgiveren har deltaget i Faxe- K-Messen, hvor Faxe Kommune havde 2 stande. Der blev uddelt omkring 100 servicedeklarationer om borgerrådgiveren. Desuden var borgerrådgiveren inviteret til at fortælle om sit arbejde i værestedet Paraplyen. Der er afholdt 2 møder i netværksgruppen for borgerrådgivere. Endvidere holdt gruppen for første gang et internat over 2 dage, hvor følgende emner var på programmet: Oplæg fra Folketingets Ombudsmand om lovmæssig forvaltning i en ny virkelighed. Projekt Styrket Borgerkontakt. Udfordringerne ved helhedsorienteret sagsbehandling. Beretningens opbygning. Hvordan skaber man forbedringer som borgerrådgiver? Der blev herudover udvekslet erfaringer mellem borgerrådgiverne. Gruppen er i 2012 udvidet med Helsingør, Hillerød og Lyngby-Taarbæk Årsrapport 2012 Side 7 af 16
Page 1 and 2: Borgerrådgiverens Årsrapport 2012
Page 3 and 4: 1. Hovedkonklusioner. Borgerne i Fa
Page 5: Jobcenteret oplyser, at de har skre
Page 9 and 10: 3. Statistik. 3.1 Antal henvendelse
Page 11 and 12: Klagerne har handlet om: Forkortels
Page 13 and 14: lysninger, idet de mente, at sagsbe
Page 15 and 16: Fonden for velfærdsteknologi har s

Borgerrådgiverens Årsrapport 2012 - Faxe Kommune

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?