Azubi-Guide - RENO

Tipps für das erfolgreiche Telefonat
f Begrüßen Sie den unangekündigten Gast stets freundlich und
fragen Sie höflich nach dem Anlass seines Besuchs.
f Sollte er ein Anliegen haben, das in den Zuständigkeitsbereich
der Kanzlei fällt, oder besteht der Gast auf ein Gespräch mit
dem Anwalt/Notar, teilen Sie ihm mit, dass in Ihrer Kanzlei
Beratungsgespräche grundsätzlich einer vorheriger Terminabsprache
bedürfen.
f Bitten Sie den Besucher, im Wartebereich der Kanzlei Platz zu
nehmen und halten Sie Rücksprache mit den Vorgesetzten.
f Lehnen Ihre Vorgesetzten ein Gespräch mit dem Besucher ab,
verweisen Sie ihn darauf, sein Anliegen auf dem Schriftwege
unter Hinzufügung der relevanten Unterlagen an die Kanzlei
zu übermitteln. Dann kann zu einem späteren Zeitpunkt ggf.
mit einer schriftlichen Absage reagiert werden.
Infos im Netz:
Weitere nützliche Tipps rund um dieses Thema finden Sie unter:
• http://www.reno-heute.de/kanzlei-alltag
Tipps für das erfolgreiche Telefonat
f Nehmen Sie den Anruf erst nach zwei- bis dreimaligem Klingelton
an. Heben Sie schon nach dem ersten Klingeln ab, könnte
sich der Anrufer überrumpelt fühlen.
f Begrüßung: nennen Sie den Namen der Kanzlei, Ihren Vorund
Zunamen und einen der Tageszeit angepassten Gruß. Zu
ausschweifende und umfangreiche Begrüßungstexte irritieren
indes Ihren Gesprächspartner.
f Bemühen Sie sich um eine deutliche und verständliche Aussprache.
Nichts wirkt unhöflicher als eine gehetzte, floskelhafte,
leise oder undeutliche Sprechweise.
f Verhalten Sie sich am Telefon so, als stünde der Anrufer Ihnen
direkt gegenüber. Am besten sitzen Sie aufrecht und sprechen
mit einem Lächeln auf den Lippen. Diese Haltung überträgt
sich auf Ihre Stimme und kommt beim Gesprächspartner an.
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