Azubi-Guide - RENO

Tipps für das erfolgreiche Telefonat
f Sie wirken kompetent und zuvorkommend, wenn Sie Ihre Formulierungen
positiv gestalten und konstruktive Hilfen bzw.
Alternativvorschläge bieten, z.B. für den Fall, dass Ihre Vorgesetzten
gerade nicht zu erreichen sind.
„Frau X befindet sich gerade in einem Gespräch. Kann ich etwas
ausrichten? Dürfen wir Sie zurückrufen?“ oder: „Ich kann Ihnen
stattdessen einen Termin am ... um ... anbieten.“
f Machen Sie sich mit der Telefonanlage vertraut, damit Sie den
Anrufer zügig weiter verbinden können und das Gespräch
nicht „verloren geht“.
f Ist das Büro (auch nur für kurze Zeit) nicht besetzt, stellen Sie
den Anrufbeantworter an, der mit einem entsprechenden Ansagetext
versehen sein sollte.
Infos im Netz:
Tipps für eine professionelle Ansage für den Anrufbeantworter
finden Sie auf:
• www.reno-heute.de/kanzlei-alltag/kommunikation/telefon
f Verabschieden Sie sich am Ende des Telefonats höflich und bedanken
Sie sich für das Gespräch. Legen Sie erst auf, nachdem
Ihr Gesprächspartner das Gespräch beendet und aufgelegt hat.
So laufen Sie nicht Gefahr, verfrüht aufzulegen und eine Nachfrage
zu überhören.
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