Azubi-Guide - RENO

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Tipps für das erfolgreiche Telefonat
f Schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre indem Sie den
Anrufer während des Gesprächs mit seinem Nachnamen anreden.
Sollten Sie den Namen des Anrufers zunächst nicht verstanden
haben, zögern Sie nicht nachzufragen.
f Konzentrieren Sie sich auf das Telefongespräch und arbeiten Sie
währenddessen nicht am PC oder sortieren Papiere. Auch Kaugummi
kauen oder essen ist tabu! Vermeiden Sie störende Hintergrundgeräusche
(Musik, lautes Gelächter etc.). Ihr Gesprächspartner
erhält ansonsten (zu Recht!) den Eindruck, Sie widmen
ihm und seinem Anliegen nicht die volle Aufmerksamkeit.
f Lassen Sie den Anrufer sein Anliegen in Ruhe vorbringen und
unterbrechen Sie ihn nicht.
f Notieren Sie sich – z.B. in vorgefertigten Telefonlisten – den
Namen und die Telefonnummer des Anrufers sowie Stichpunkte
zum Anlass seines Anrufes („In welcher Angelegenheit wünschen
Sie Frau X oder Herrn Y zu sprechen?“), Datum, Uhrzeit
und Angaben hinsichtlich des Gesprächsergebnisses: Was wurde
vereinbart? Wartet der Anrufer auf einen Rückruf? Müssen
Sie noch Rücksprache mit Ihren Vorgesetzten halten und etwas
in die Wege leiten?