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ORGANISATION & KOMMUNIKATION 33
net, es ist ein direkter Draht zum Personalbüro.
Elektronisch ausgefüllte Formulare
bestimmen daher die Zukunft des
Antragswesens im Personalbüro. Um diesen
neuen Anforderungen gerecht zu
werden, wurde mit Jänner 2001 der
elektronische Personalakt (EPA) eingeführt.
Im Personalbüro werden sämtliche
zum Mitarbeiterprozess gehörenden Dokumente
wie Urkunden, Anträge und
Bescheide im elektronischen Akt
abgelegt. Einerseits wird auf
diese Weise nachvollziehbar
elektronisch dokumentiert, was,
wann, von wem im Akt abgelegt
wurde, und zum anderen
ist der Akt steiermarkweit für alle
zuständigen Bearbeiter gleichzeitig
verfügbar.
VOM PAPIER ZU BYTES
das Administrationssystem STIPAS integriert,
d.h. erfolgt zum Beispiel eine Versetzung
eines Mitarbeiters von einer
Dienststelle in eine andere, so wird die
Berechtigung auf die Dokumente im
elektronischen Akt ab diesem Zeitpunkt
auf die neue Dienststelle übertragen.
Um das Ablegen ins Archiv für den Bearbeiter
zu vereinfachen und zu beschleunigen,
wurde 2002 ein Barcode
auf allen ausgedruckten
Dokumenten eingeführt.
Mittels Barcode werden
im EPA die Dokumente
automatisch einer bestimmten
Personalzahl
und Dokumentengruppe
zugeordnet.
RESÜMEE
Info-System über
Medikamente:
MEDIS
Austria Codex
Der Austria Codex ist das Standardwerk,
wenn es um Informationen über
Medikamente geht. Er enthält alle Detailinformationen
(Wirkungsweise, Zusammensetzung,
Nebenwirkungen, Wechselwirkungen,
u.v.m.). Die Buchausgabe
hat aber einige Nachteile: Sie erreicht
übereinander gelegt eine Höhe
von ca. 20 cm, und es gibt wegen der
laufenden Ergänzungen viele Teilbände.
Informationen über ein bestimmtes
Medikament können auf mehrere Bände
verteilt sein und müssen oft mühsam zusammengesucht
werden.
Die herkömmlichen Papierakten enthalten
Dokumente, Bearbeitungsinformationen,
Registereinlagen zur Sortierung des
Akteninhaltes und vieles mehr. Die im
EPA verwalteten elektronischen Akten
müssen diesem Inhalt entsprechende Bestandteile
haben, beispielsweise Nachweise
über den Verleih von Papierakten
und Dokumenten. Das System EPA ist in
Mit diesem Artikel wollte ich Sie über
den vielfältigen EDV-Einsatz im Personalbereich
informieren, denn jeder braucht
für die tägliche Arbeit Daten, Informationen
und Know-how - aber erst die Integration
von Systemen verknüpft die zusätzlichen
Vorteile und Möglichkeiten
des nahtlosen Arbeitens in einer einzigen
Arbeitsumgebung.
■
Unser Ziel ist es, dass durch die Senkung der EDV-Durchlaufzeiten
im Verwaltungsbereich eine schnellere Bearbeitung
der Mitarbeiteranliegen erreicht werden kann.
Von links: Kneußl, Nigitz, Kokoth, Prettenthaler, Putzenbacher.
MEDIS
Seit einigen Jahren gibt es dazu in der
KAGes das System MEDIS, ein Medikamenten-Informations-System.
Sein Vorteil
liegt darin, dass das Suchen der Computer
übernimmt und alle Informationen
gesammelt angeboten werden.
Doch der Computer kann noch mehr:
Bei der Verschreibung von mehreren
Medikamenten werden automatisch alle
bekannten Wechselwirkungen zwischen
den Präparaten analysiert und entsprechende
Warnhinweise ausgegeben.
Man kann nicht nur nach dem Namen
des Medikaments suchen, sondern auch
nach Indikationen.
Man gibt die Beschwerden bzw. das
Anwendungsgebiet an und erhält dazu
eine Liste passender Medikamente.
Aber genauso kann nach dem Hersteller,
Zulassungsinhaber und weiteren Informationen
abgefragt werden.
Intranet
Da es sich um eine Intranetapplikation
handelt, kann von jedem PC in allen
KAGes-Häusern auf das System zugegriffen
werden, und das ohne zusätzliche
Installationen an den einzelnen Arbeitsplätzen.
Der Zugang ist einfach: Im Webbrowser
die Adresse INTRANET eingeben
und im Menüpunkt ANGEBOTE den
Punkt MEDIS auswählen. Viermal im
Jahr werden zentral die neuesten Daten
eingespielt, um eine fortwährende Aktualität
zu gewährleisten.
■
DI Dr. Helmut Brückler, UIM
Menschen helfen Menschen Juni 2003