Republik 2

Geschäftsreiseabrechnung 2.0
Reisekosten zu managen bedeutet eine Menge Arbeit. American Express
Corporate-Lösungen bieten sich an, um bei diesen Prozessen die Effizienz
zu steigern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Die TU Wien macht vor,
wie es geht. Sie hat bereits mit 1. April 2009 umgestellt und damit eine
Vorreiterrolle im öffentlichen Dienst eingenommen.
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Interne Prozesskosten verteuern Geschäftsreisen in vielen
Fällen deutlich. Doch es geht auch anders. Die TU Wien
zeigt wie: Bei der Abrechnung der Reisekosten wird ein
SAP ESS System gekoppelt mit Corporate Cards von
American Express verwendet. Mit dieser Methode können
Mitarbeiter ihre Abrechnungen durchführen – zeitoptimal
und ortsunabhängig. Mit dem Einsparungspotenzial von
ca. neun Prozent ist dieses System nicht nur kosten- sondern
auch mitarbeiterfreundlich, wie Prof. Dr. Alexander
Redlein von der TU Wien erklärt: „Früher waren Reiseabrechnungen
ungemein aufwändig. Zettel wurden hin und
her geschickt, Budgetfreigaben mussten doppelt erledigt
werden, Mitarbeiter haben oft lange auf Bewilligungen
und Geld gewartet. Das ist nun Vergangenheit“.
Weniger Aufwand
Der bürokratische Aufwand wurde im ersten Schritt mit
einer Web-Lösung minimiert. Mit dem ESS System steht
nun eine Oberfläche zur Verfügung, die exakt auf die
Bedürfnisse der TU zugeschnitten ist. Mitarbeiter können
hier Daten und Anträge eingegeben und auch bearbeiten.
American Express ergänzt hier perfekt: Der längere
Abrechnungszeitraum von einem Monat gibt einen Zeitpuffer,
der es möglich macht, den per Karte bezahlten
Betrag schon vor der Abbuchung zu erstatten.
Ein weiterer Vorteil: Sämtliche Auswertungen und Berichte
sind durch das System zeitnah vorhanden.
Optimierung
Prof. Dr. Alexander Redlein
plant bereits das System weiter
zu optimieren: „Im nächsten
Schritt werden wir auswerten,
bei wem wir wie viel Umsatz
machen. Diese Daten können
wir dann dazu nutzen, bessere
Konditionen zu bekommen,
und damit weitere Kosten einzusparen.
Außerdem arbeiten
wir an einer Schnittstelle, um
auch Reisebelege schneller administrieren zu können.
Aktuell müssen diese nämlich noch manuell eingegeben
werden. In Zukunft wird hier nur noch eine Oberfläche
erscheinen, auf der die Mitarbeiter markieren, welche
Belege sie genau in der Abrechnung haben möchten.“
Ausgehend von der TU wird dieses effiziente System
auch weiteren universitären Einrichtungen vorgestellt.
FACTBOX
Die Vorteile im Überblick
Ein professionelles Reisekostenmanagement-
Programm bringt:
• Konsolidierung und elektronische Aufbereitung der
Rechnungsdaten als Grundlage für Auswertungen und
für Verhandlungen mit Reisepartnern (Hotels, Flüge,…)
• Bis zu 9% Einsparungspotential im Bereich Geschäftsreisen
durch eine professionelle Umsetzung
einer Corporate Card Lösung
• Elektronische Integration in bestehende Systeme
mittels Schnittstellen
• Bereitstellung von Ressourcen- und Know-How, um
die Prozesse beim Management der Geschäftsreiseausgaben
zu analysieren und zu verbessern
Oktober 09 35