Midrange MAGAZIN - August 2007

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28 SCHWERPUNKT SUMMARY Das Zusammenführen von Fax, e- und Voice- Mail, Telefon, SMS und MMS in einer Oberfläche und auf einem Bildschirm erleichtert die Erledigung der Büroaufgaben und spart dadurch Kosten. MIDRANGE MAgAZIN · 08/<strong>2007</strong> uNIFIED MESSAgINg uND TK-LÖSuNgEN Modulares UM für ITEX Gaebler von SoftM Communications Office-Workflow mit Lotus Um die Neukundengewinnung und Betreuung der Bestandskunden zu optimieren, erweitert ITEX Gaebler die firmeneigene IT. Ergänzend zur gewachsenen Systemlandschaft führt das Unternehmen ein Kundenmanagementsystem ein. Die SoftM Communications GmbH implementierte als Projektpartner auf Basis von Lotus Notes Domino die CRM-Software Gedys Intraware und passte sie an die besonderen Anforderungen von ITEX Gaebler an. Um Adressen aus zahlreichen Datenbanken der bisherigen IT in das Kundenmanagementsystem einzulesen und zu ordnen, nutzt SoftM eine moderne, komplett in JAVA geschriebene Spezial-Software, den SoftM DataConnector. Mit moderner Technik vollbringt die ITEX Gaebler – Industrie – Textilpflege GmbH & Co. KG an jedem Arbeitstag eine wahre Glanzleistung. Die Fahrer der firmeneigenen Fahrzeugflotte holen in exakt geplanten Touren Tausende an verschmutzten Textilien bei den Kunden ab, Waschmaschinen reinigen die Hosen, Jacken und Mäntel umwelt- und textilschonend, so bald wie möglich geht die Tour zurück zum Auftraggeber. Das alles klappt reibungslos – dank engagierter und zuverlässiger Mitarbeiter, der eindeutigen Barcode- Kennzeichnung der Textilien und aufwändiger Technik. Handlungsbedarf in der IT Nun registrierte ITEX Gaebler im Jahr 2006, dass es im Unternehmen einen Bereich der Technik gibt, in dem zwar alles funktioniert, aber noch ein Baustein fehlt: die Informationstechnik. Als führendes System bewährt sich eine individuell programmierte Warenwirtschaftslösung des überregionalen Partnerunternehmens Deutsche Berufskleider-Leasing DBL, die auf System i von IBM läuft. Hinzu kommen weitere Systeme, beispielsweise Lotus Notes Domino für die e-Mail-Kommunikation, die Standard-Software DKS für die Finanzbuchhaltung sowie „GPS-Auge“ für die Fuhrparküberwachung. Der Baustein in der IT, der ITEX Gaebler fehlte, war ein Instrument zur Foto: Sean Locke, iStockphoto.com
Unterstützung der Vertriebs- und Serviceprozesse. So beschieb eine vierköpfige Arbeitsgruppe unter Leitung der Marketing-Chefin Dagmar Heinz in einem 38-seitigen Pflichtenheft mit externer fachlicher Unterstützung nicht nur die Ausgangslage, sondern auch das „Soll-System“ bei ITEX Gaebler. Die Ausarbeitung trägt den Titel „Anforderungsprofil für die Auswahl einer Software-Lösung zur Unterstützung der Vertriebs- und Serviceprozesse (Kunden-Management-System)“. Ziele im Pflichtenheft Als Ziel der Software-Unterstützung für Vertriebs- und Servicemanagement nennen Dagmar Heinz und ihre Kollegen „eine bessere Ausschöpfung des Neukundenpotentials, das heißt ein höherer Akquisitionserfolg“. Weiter führt das Pflichtenheft aus: „Unverzichtbar ist eine direkte Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Zielsetzung ist es, dass unsere Außendienstmitarbeiter aktiv mit dem System arbeiten, das heißt, ihre Kontakte vorbereiten, dokumentieren und pflegen.“ Generelle Vorgaben waren die Integration der Datenbanken und „Programmteile“, eine leichte und schnell erlernbare Bedienbarkeit sowie die technische Unterstützung von Geschäftsprozessen durch Workflows. Sehr detailliert definiert das Pflichtenheft in tabellarischer Form die technischen Qualitäten des künftigen Sollsystems. ITEX Gaebler wollte hier herausfinden, welche Features die angebotene Software bereits im Standard zu bieten hat und was alles per Customizing zu ergänzen ist. Den Auftrag erhielt nach diversen Präsentationen der Anbieter SoftM Communications, der nicht nur mit technischen Details überzeugte, sondern auch mit zahlreichen Referenzen. Entscheidend war, dass zwei andere Mitgliedsunternehmen der DBL, die W.Marwitz Textilpflege GmbH in Lüne- ANWENDER Die ITEX gaebler – Industrie – Textilpflege gmbH & Co. Kg mit Sitz in Montabaur vertreibt ein breites Sortiment hochwertiger Berufskleidung für Industrie-, Handwerks- und gastronomiebetriebe. Durch Auswahl der Kleidungsstücke lassen sich visuell aufgrund zahlreicher Farbvarianten anspruchsvolle Corporate- Identity-Konzepte von unternehmen (beispielsweise Restaurants) realisieren. Im Rahmen der überregionalen Deutschen Berufskleider-Leasing gmbH DBL bietet ITEX gaebler als regionaler Anbieter im Raum Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen, Hessen und Saarland einen umfassenden Mietservice für Berufskleidung mit intensiver Reinigung und raschem Lieferservice. Die Wäscherei des unternehmens reinigt täglich rund 7500 Kleidungsstücke. 1849 gegründet, arbeitet ITEX gaebler heute mit 100 Mitarbeitern für rund 2.500 Kunden. www.itex-gaebler-montabaur.de burg und die Eggers Textilpflege GmbH in Bückeburg ihre Kunden-Aquisition und ihre Serviceprozesse mit CRM-Installationen von SoftM Communications bereits erfolgreich optimiert hatten. In einem Grobkonzept schlug SoftM Communications vor, auf Basis von Lotus Notes Domino mit Gedys Intraware das neue Kundenmanagementsystem zu realisieren. Um Kundendaten aus dem Warenwirtschaftssystem sowie die Daten von Interessenten aus Excel-Files und einem veralteten Adressmanagementsystem aus- und in die Notes-Datenbank einzulesen, wurde ergänzend der SoftM DataConnector vorgesehen. Datenaustausch gewährleistet Sämtliche 50.000 Adressdaten werden jetzt über das Modul Contacts von Gedys Intraware verwaltet, der DataConnector sorgt im alltäglichen Betrieb dafür, dass neuangelegte Daten im Warenwirtschaftssystem postwendend auch in das Kundenmanagementsystem eingespielt werden. Auch Löschungen im Warenwirtschaftssystem werden zuverlässig in Contacts ausgeführt. 2 w ww.power-of-unified.com Unified the Power of OfficeMaster Gate ISDN/IP-Gateway für Exchange <strong>2007</strong> e l e c t r o n i c t h e P o w e r o f U n i f i e d
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