IT Management Oktober 2022

18 | IT MANAGEMENT – MELDUNG
MITTELSTANDSSTUDIE 2022
DIGITALISIERUNG VON GESCHÄFTSREISEN
REISEKOSTENABRECHNUNG
der Mitarbeitenden
im Mittelstand müssen
Belege in Papierform
einreichen
Bei Geschäftsreisen sind manuelle und
papierbasierte Prozesse eine Last, die
den heutigen Erwartungen der Mitarbeitenden
widerspricht. Die Lust, geschäftlich
zu verreisen und Kunden oder Partner
persönlich zu treffen, ist groß. Sie
vergeht aber schnell, wenn sich im Gepäck
wieder Formulare und Belege sammeln.
Im Zuge der COVID-19-Pandemie
hat gerade der Mittelstand viel in IT-Infrastrukturen
und digitale Tools investiert.
Laut der jährlichen Mittelstandsstudie von
SAP Concur sind 40 Prozent der Mitarbeitenden
im deutschen Mittelstand durch
die COVID-19-Pandemie aber auch anspruchsvoller
geworden, was den Einsatz
digitaler Tools bei ihrem Arbeitgeber angeht.
Die Studie verdeutlicht, wie Unternehmen
die Digitalisierung beim Reiseund
Ausgabenmanagement gezielt für
sich nutzen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden
auf ihrem Weg zurück an
den Arbeitsplatz und raus in die Welt
erfüllen können.
Fokussiert arbeiten
Digitale Meetings am geschäftlichen Laptop
oder Diensthandy sind durch den
Wechsel zwischen Büro und Homeoffice
zum Alltag bei vielen Mittelständlern geworden.
Vier von zehn Mitarbeitende im
Mittelstand (42 %) sind der Meinung, dass
weitere IT-Lösungen zu einer Verbesserung
virtueller Arbeitsumgebungen führen sollen.
Sie sagen aber auch, dass Geschäftsreiseaktivitäten
dadurch nicht ersetzt werden
können. Vielmehr hat ein gutes Drittel
der Befragten (35 %) nun die Erwartung,
dass ihr Arbeitgeber auch Apps bereitstellt,
die Geschäftsreisen einfacher gestalten
– gerade mit Blick auf Flugchaos,
weltweite Krisen oder Pandemieregeln.
Ein langer Weg zur papierlosen
Reise
Digitale Lösungen vereinfachen die Abrechnung
von Mitarbeiterausgaben wie
Reisekostenabrechnungen. Immerhin bei
einem Drittel der Unternehmen aus dem
Mittelstand (32 %) können eingescannte
Belege schon digital eingereicht werden.
Bei ebenfalls einem Drittel (33 %) der Mitarbeitenden
von mittelständischen Unternehmen
ist das Einreichen von Belegen
für Reisekosten und Spesen bisher hingegen
nur in Papierform möglich. Beim
Ansammeln von Quittungen können Papierbelege
jedoch für immer verloren
gehen, und Mitarbeiter bleiben deswegen
auf Kosten sitzen.
Zettelwirtschaft kostet Nerven
und Zeit
Zurück im Büro muss sich einer von vier
Befragten (26 %) relativ lange mit der
Reisekostenabrechnung beschäftigen.
Dabei werden Abrechnungen nicht
selten beanstandet, sodass Informationen
nachgereicht werden müssen.
Danach beginnt oftmals das
Warten: Zwar gibt bereits ein
Drittel (33 %) der Befragten an,
dass die Rückerstattung der
Kosten seit der Prozessoptimierung
kürzer als eine Woche
dauert, 28 Prozent der Mitarbeitenden
warten dafür aber
noch zwei bis vier Wochen
auf ihr Geld.
der Mitarbeitenden
im Mittelstand verlieren
Belege regelmäßig unterwegs
und bleiben auf Kosten sitzen
der Mitarbeitenden
im Mittelstand warten
zwei bis vier Wochen auf die
Rückerstattung der Kosten
Der Prozess zur Genehmigung
und Abrechnung von Geschäftsreisen
wird im Vergleich
zu 2021 deutlich positiver wahrgenommen.
Während sich im
vergangenen Jahr noch einer von
fünf Mitarbeitenden (21 %) davon
im Arbeitsalltag ausgebremst fühlte,
sind es 2022 noch 10 Prozent.
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