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IT & Investition – Geschäftsreisen
„Geschäftsreisen nach Asien sind für kleine
und mittlere Firmen eine große Herausforderung.“
CLAUDIA ROMBERG, ROMBERG JAPAN CONSULTING, HERNE
nur 59 Prozent der Unternehmen spezielle
Verträge mit Fluggesellschaften
abgeschlossen und entsprechende Rabatte
ausgehandelt“, schreiben die Autoren.
Kulturunterschiede überwinden
„Wichtigster Treiber in deutschen
Unternehmen sind die Wirtschaftsbeziehungen
im Ausland“, sagt AirPlus-
Geschäftsführer Patrick Diemer. „Die
meisten Interkontinental-Reisen gingen
voriges Jahr nach Asien, und das wird
auch 2011 ein Top-Ziel für Business-
Trips bleiben.“ Gerade Reisen in Länder
mit einer anderen Kultur benötigen eine
umfangreiche Vorbereitung. Dabei geht
es nicht nur um die Beschaffung von
Visa, Flugbuchungen und Hotelreservierungen,
sondern auch um die Überbrückung
kultureller Unterschiede.
„Geschäftsreisen nach Asien sind gerade
für kleine und mittelständische Unternehmen
eine große Herausforderung,
denn im Gegensatz zu internationalen
Konzernen verfügen sie nicht über
Mitarbeiter vor Ort, die das kulturelle
Know-how einbringen“, erklärt Claudia
Romberg, die mit ihrer Firma Romberg
Japan Consulting in Herne mittelständische
Unternehmen berät. Sie bietet
Seminare für die effektive Vorbereitung
von Geschäftsreisen nach Japan. „Insbesondere
bei Reisen in Länder, in denen
sich verbale und non-verbale Kommunikationsformen
stark von der eigenen
Kultur unterscheiden, ist eine fundierte
Vorbereitung wichtig.“
Sogar für Reisen in Europa kann ein solches
Länder-Coaching beziehungsweise
die Betreuung durch Experten sinnvoll
sein, die mit den lokalen Gepfl ogenheiten
und der Sprache vertraut sind.
„Unsere Kollegen der Außenhandelskammern
(AHK) stehen nicht nur als
Übersetzer zur Verfügung, sondern sind
auch Kulturmittler“, erläutert Nikolaus
Bemberg, Leiter Markterkundung und
Markterschließung bei der Deutsch-
Türkischen Industrie- und Handelskammer.
„Sie kennen die ‚Kultur-Fallen‘
und nehmen die typisch deutsche Direktheit
nicht ganz so schwer.“ Deshalb
seien sie auch geschätzte Partner bei
der Bewertung der Aussagen – sowohl
für die deutsche als auch für die türkische
Seite. Die leisten mit ihren mehr
VIDEOKONFERENZ:
EINE ECHTE ALTERNATIVE?
Nicht immer ist ein persönliches Treffen
vor Ort unbedingt notwendig. Eine
Videokonferenz bringt oft dasselbe
Ergebnis und ist dabei viel preisgünstiger.
Firmen, die kein eigenes Videokonferenzsystem
haben, können
dabei auf Dienstleister zurückgreifen.
So haben beispielsweise die Lindner-
Hotels in sechs ihrer deutschen Häuser
einen Videokonferenzraum eingerichtet
und bieten die Technik samt Catering
zu einem Pauschalpreis an. „Mit
Telepresence bieten wir unseren Kunden
eine Plattform, die die Tagesreise
ersetzen kann“, erklärt Andreas Krökel,
Vorstand Marketing & Operations
der Lindner Hotels AG.
Noch größere Pläne hat das belgische
Unternehmen Global Videoconferencing
Network, das den gesamten
Globus mit einem Netzwerk von Videokonferenzräumen
umspannen
möchte. Bis Anfang des nächsten Jahres
sollen weltweit 2.000 Studios in
Hotels eingerichtet sein. Bis zu 20.000
Studios sollen es laut den Plänen einmal
werden.
als 120 Büros in 80 Ländern deutschen
Unternehmen Hilfestellungen bei der
Pfl ege und dem Aufbau von Geschäftsbeziehungen
zu Firmen vor Ort. Das
Dienstleistungsspektrum reicht von der
Kontaktvermittlung über die Vorbereitung
der Mitarbeiter bis hin zur Organisation
der Reisen und der Begleitung
vor Ort.
Vertretung regeln
Ein wichtiger Bestandteil der Reiseorganisation
ist auch der vorausschauende
Blick auf das Tagesgeschäft. Eine
Abwesenheitsnotiz im Mail-Programm
gehört zu den vermeintlich einfachen
Maßnahmen. Doch bereits hier machen
viele Mitarbeiter Fehler. Out-of-Offi ce-
Meldungen, die verkünden, „Ich bin
bis zum 5. Juli 2011 nicht im Büro. Ihre
Mails werden in der Zwischenzeit nicht
gelesen und bearbeitet“, sind wenig hilfreich.
„Es lohnt sich, etwas Mühe in die Abwesenheitsmitteilung
zu investieren. Sie
wird unzählige Male gelesen und trägt
wie eine Visitenkarte zum positiven
Image Ihrer Firma bei“, schreibt Agnes
Anna Jarosch, Chefredakteurin von
„Der große Knigge“. „Sagen Sie Ihrem
Kunden deshalb nicht, was Sie nicht für
ihn tun können. Sagen Sie ihm besser,
wann Sie wieder zu erreichen sind und
wer in der Zwischenzeit weiterhilft.“
Gleiche Sorgfalt sollte man auf den Telefonanschluss
verwenden. Zwar ist man
per Mobiltelefon und Rufweiterleitung
theoretisch überall erreichbar, aber ein
dicht gedrängter Reiseplan macht es
meist unmöglich, zwischendurch alle
Telefonate zu erledigen. Vor allem bei
längerer Abwesenheit ist daher eine
automatische Abwesenheitsansage
sinnvoll, die auch die Rufnummer des
Vertreters nennt. Dieser sollte über den
aktuellen Stand der Projekte Bescheid
wissen, fällige Termine und wichtige
Kunden oder Partner kennen und die
entsprechenden Vollmachten erhalten,
um die Arbeiten selbstständig fortzuführen.
Denn zum wirklichen Erfolg
wird die Dienstreise nur dann, wenn
auch im Unternehmen die Projekte reibungslos
weiterlaufen.
66 ProFirma 07/08 2011