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IT & Investition – Geschäftsreisen „Geschäftsreisen nach Asien sind für kleine und mittlere Firmen eine große Herausforderung.“ CLAUDIA ROMBERG, ROMBERG JAPAN CONSULTING, HERNE nur 59 Prozent der Unternehmen spezielle Verträge mit Fluggesellschaften abgeschlossen und entsprechende Rabatte ausgehandelt“, schreiben die Autoren. Kulturunterschiede überwinden „Wichtigster Treiber in deutschen Unternehmen sind die Wirtschaftsbeziehungen im Ausland“, sagt AirPlus- Geschäftsführer Patrick Diemer. „Die meisten Interkontinental-Reisen gingen voriges Jahr nach Asien, und das wird auch 2011 ein Top-Ziel für Business- Trips bleiben.“ Gerade Reisen in Länder mit einer anderen Kultur benötigen eine umfangreiche Vorbereitung. Dabei geht es nicht nur um die Beschaffung von Visa, Flugbuchungen und Hotelreservierungen, sondern auch um die Überbrückung kultureller Unterschiede. „Geschäftsreisen nach Asien sind gerade für kleine und mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung, denn im Gegensatz zu internationalen Konzernen verfügen sie nicht über Mitarbeiter vor Ort, die das kulturelle Know-how einbringen“, erklärt Claudia Romberg, die mit ihrer Firma Romberg Japan Consulting in Herne mittelständische Unternehmen berät. Sie bietet Seminare für die effektive Vorbereitung von Geschäftsreisen nach Japan. „Insbesondere bei Reisen in Länder, in denen sich verbale und non-verbale Kommunikationsformen stark von der eigenen Kultur unterscheiden, ist eine fundierte Vorbereitung wichtig.“ Sogar für Reisen in Europa kann ein solches Länder-Coaching beziehungsweise die Betreuung durch Experten sinnvoll sein, die mit den lokalen Gepfl ogenheiten und der Sprache vertraut sind. „Unsere Kollegen der Außenhandelskammern (AHK) stehen nicht nur als Übersetzer zur Verfügung, sondern sind auch Kulturmittler“, erläutert Nikolaus Bemberg, Leiter Markterkundung und Markterschließung bei der Deutsch- Türkischen Industrie- und Handelskammer. „Sie kennen die ‚Kultur-Fallen‘ und nehmen die typisch deutsche Direktheit nicht ganz so schwer.“ Deshalb seien sie auch geschätzte Partner bei der Bewertung der Aussagen – sowohl für die deutsche als auch für die türkische Seite. Die leisten mit ihren mehr VIDEOKONFERENZ: EINE ECHTE ALTERNATIVE? Nicht immer ist ein persönliches Treffen vor Ort unbedingt notwendig. Eine Videokonferenz bringt oft dasselbe Ergebnis und ist dabei viel preisgünstiger. Firmen, die kein eigenes Videokonferenzsystem haben, können dabei auf Dienstleister zurückgreifen. So haben beispielsweise die Lindner- Hotels in sechs ihrer deutschen Häuser einen Videokonferenzraum eingerichtet und bieten die Technik samt Catering zu einem Pauschalpreis an. „Mit Telepresence bieten wir unseren Kunden eine Plattform, die die Tagesreise ersetzen kann“, erklärt Andreas Krökel, Vorstand Marketing & Operations der Lindner Hotels AG. Noch größere Pläne hat das belgische Unternehmen Global Videoconferencing Network, das den gesamten Globus mit einem Netzwerk von Videokonferenzräumen umspannen möchte. Bis Anfang des nächsten Jahres sollen weltweit 2.000 Studios in Hotels eingerichtet sein. Bis zu 20.000 Studios sollen es laut den Plänen einmal werden. als 120 Büros in 80 Ländern deutschen Unternehmen Hilfestellungen bei der Pfl ege und dem Aufbau von Geschäftsbeziehungen zu Firmen vor Ort. Das Dienstleistungsspektrum reicht von der Kontaktvermittlung über die Vorbereitung der Mitarbeiter bis hin zur Organisation der Reisen und der Begleitung vor Ort. Vertretung regeln Ein wichtiger Bestandteil der Reiseorganisation ist auch der vorausschauende Blick auf das Tagesgeschäft. Eine Abwesenheitsnotiz im Mail-Programm gehört zu den vermeintlich einfachen Maßnahmen. Doch bereits hier machen viele Mitarbeiter Fehler. Out-of-Offi ce- Meldungen, die verkünden, „Ich bin bis zum 5. Juli 2011 nicht im Büro. Ihre Mails werden in der Zwischenzeit nicht gelesen und bearbeitet“, sind wenig hilfreich. „Es lohnt sich, etwas Mühe in die Abwesenheitsmitteilung zu investieren. Sie wird unzählige Male gelesen und trägt wie eine Visitenkarte zum positiven Image Ihrer Firma bei“, schreibt Agnes Anna Jarosch, Chefredakteurin von „Der große Knigge“. „Sagen Sie Ihrem Kunden deshalb nicht, was Sie nicht für ihn tun können. Sagen Sie ihm besser, wann Sie wieder zu erreichen sind und wer in der Zwischenzeit weiterhilft.“ Gleiche Sorgfalt sollte man auf den Telefonanschluss verwenden. Zwar ist man per Mobiltelefon und Rufweiterleitung theoretisch überall erreichbar, aber ein dicht gedrängter Reiseplan macht es meist unmöglich, zwischendurch alle Telefonate zu erledigen. Vor allem bei längerer Abwesenheit ist daher eine automatische Abwesenheitsansage sinnvoll, die auch die Rufnummer des Vertreters nennt. Dieser sollte über den aktuellen Stand der Projekte Bescheid wissen, fällige Termine und wichtige Kunden oder Partner kennen und die entsprechenden Vollmachten erhalten, um die Arbeiten selbstständig fortzuführen. Denn zum wirklichen Erfolg wird die Dienstreise nur dann, wenn auch im Unternehmen die Projekte reibungslos weiterlaufen. 66 ProFirma 07/08 2011
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