Erfolgsfaktoren der Forderungsrealisation in der Unternehmenspraxis

Ergebnisse der Untersuchung
E-Invoicing
Eine elektronische Form der Rechnungsversendung ist
das E-Invoicing. Als Vorteile dieser Übermittlungsform
werden genannt: Effiziente Prozesse im Rechnungseingang
und –ausgang sowie die Integration in andere
Geschäftsprozesse, ohne dass Übertragungskosten
und -fehler entstehen. Kostenersparnisse sollen somit
über die Druckkosten hinaus erzielbar sein. 8 Da das
E-Invoicing eine schnelle und komfortable Lösung für
beide Geschäftspartner darstellt, sollte in dieser Studie
ermittelt werden, wie häufig die Lieferanten bereits
heute die elektronische Rechnung verwenden und wie
die Kreditoren dies bewerten.
Nur rund 30% der Befragten geben an, dass ihre Lieferanten
E-Invoicing nutzen. Davon haben wiederum 57%
eine positive Meinung über diese digitale Verfahrensweise,
32% bewerten dies hingegen negativ. Die restlichen
Befragten konnten sich dazu keine Meinung bilden
und wählten „neutral“.
Genaue Gründe für die Bewertung wurden nicht
genannt. Eine mögliche Ursache könnte in den umsatzsteuergesetzlich
vorgegebenen Übersendungsmethoden
des Gesetzgebers liegen, die eine Rechnung definieren.
Das Gesetz ließ einen Vorsteuerabzug bis zum
1. Juli 2011 nur zu, wenn eine der klassisch definierten
Übersendungsmethoden vorlag. Alle anderen Varianten,
also auch die elektronische Übermittlung, ermöglichten
keinen Vorsteuerabzug. Heute kann eine Rechnung, laut
Steuervereinfachungsgesetz, aber über einen dritten,
technisch neutralen Weg zugestellt werden. 9
Fazit: Rechnungsbearbeitung
In diesem Untersuchungsabschnitt konnte ein Eindruck
vom Rechnungsbearbeitungsprozess der befragten
Unternehmen gegeben werden. Das ist insofern für das
Credit Management interessant, als dass der zuständige
Credit Manager einen engen Kontakt zu den Abteilungen
seiner Kunden halten sollte, die für die Rechnungsbearbeitung
und -freigabe zuständig sind. So kann bei Problemen
und Rückfragen ein direkter Kontakt hergestellt und
eine zügige Forderungsrealisation unterstützt werden.
Angesichts der relativ langen Rechnungsbearbeitungszeit
von teilweise mehr als einer Woche, ist dem Credit Management
stets zu raten, seine eigenen Fakturierungsprozesse
soweit zu optimieren, dass dem Kunden direkt im Anschluss
- oder wenn möglich, gleich mit der Lieferung - auch die korrekte
und vollständige Rechnung zugestellt wird. So kann
bereits zum Prozessbeginn eine schnelle Forderungsrealisation
begünstigt werden. Eine notwendige, wenn auch nicht
hinreichende Bedingung ist, dass vermeidbare (formale)
Fehler unbedingt ausgeschlossen werden müssen.
Das E-Invoicing wird bislang nur von wenigen Unternehmen
genutzt. Aufgrund zahlreicher Vorteile und der größtenteils
positiven Bewertung ist mit der elektronischen Rechnung
ein noch nicht hinreichend ausgeschöpftes Potenzial vorhanden,
die Prozessdauer beim Kunden zu verkürzen.
8
Vgl. Mai, H./ Meyer, T. (2010),
9
Vgl. Ernst & Young (2012).
3.7 Reklamationen
Die erfolgreiche Realisation von Forderungen wird durch
Fehler in den unterschiedlichsten Leistungsprozessen
des Unternehmens begünstigt oder behindert. Qualitätsmängel
der gelieferten Waren, nicht eingehaltene
Termine, beschädigte Lieferungen, falsche Lieferorte
oder schlicht Fehler in der Ausgangsrechnung sind nur
einige Beispiele dafür, was in der Zusammenarbeit zwischen
dem Lieferanten und dem Kunden auftreten kann.
Eine wesentliche Folge für das Credit Management sind
die damit verbundenen Verzögerungen beim Ausgleich
offener Posten. Im Folgenden wird daher betrachtet, wo
die Ursachen für Reklamationen liegen, wie häufig diese
auftreten und in welcher Zeit die wahrgenommene
Beanstandung beim Gläubiger reklamiert wird.
Anzahl der Reklamationen
Die Studienteilnehmer geben an, dass durchschnittlich
sechs Prozent der Eingangsrechnungen bzw. Lieferungen
Anlass zur Reklamation geben. 10 Projiziert man diese
Zahl auf das oben genannte Volumen an Eingangsrechnungen
(3.000 pro Monat), so ergibt sich daraus im
Mittel ein Volumen von 180 reklamierten Eingangsrechnungen
pro Monat. Die angegebene durchschnittliche
Reklamationsquote fällt in kleinen (3,7%) und mittelgroßen
(4,0%) Unternehmen deutlich geringer aus als
in großen (7,0%). Bezieht man diese Quote auf das oben
genannte Eingangsrechnungsvolumen großer Unternehmen,
so ergeben sich rechnerisch monatlich rund
680 Reklamationen pro Unternehmen.
Betrachtet man die einzelnen Branchen, ergeben sich
deutliche Abweichungen vom Mittelwert. Dieser fällt
im Dienstleistungsgewerbe mit 8% deutlich höher, im
Großhandel (5%) und der Metallindustrie (4%) dagegen
geringer aus.
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