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TITEL Hinter den Kulissen Die Verwaltung Zur Verwaltung gemäß Organigramm gehören: Verwaltungsdirektion, Controlling, Buchhaltung, Patientenverwaltung, Amb. Abrechnung, Medizin-Controlling,Personalabteilung, EDV, Einkauf und auch der Emp- fang mit Aufnahme. Arbeiten die Mitarbeiter der Verwaltung tatsächlich im Hintergrund? Nun, generell ist diese Frage nicht mit ja oder nein zu beantworten. Richtig ist zwar, dass die Patienten überwiegend mit den Ärzten und dem Pflegepersonal Kontakt haben. Mit meinen Kollegen und mir nur immer dann, wenn etwas nicht der allgemeinen Abwicklung entspricht und/oder zusätzliche Leistungen erbracht werden müssen, oder ganz schlimm „wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen“ kommt. Immer dann, wenn etwas planmäßig läuft, sieht man uns nicht – dann sind nur „unsichtbare Verbindungen“ zwischen uns, dem Patienten und den medizinischen Mitarbeitern. Aber, bevor wir philosophieren, heben wir doch einfach die Kulisse hoch und stellen Ihnen einen kleinen Teil der Verwaltung vor – den Bereich, der täglich die „persönlichen und medizinischen Daten“ der Patienten verwaltet, speichert und bearbeitet, um die Rechnungs- 12 Gerd Tschorn stellung zu gewährleisten. Wenn Sie wissen was wir machen, dann wissen Sie auch, wie oft wir täglich miteinander arbeiten, ohne dass Sie uns sehen. Wir, die Verwaltung, sind räumlich vom Hauptgebäude ein wenig getrennt. Der Einfachheit halber stelle ich uns in der Reihenfolge der Büros vor. Maria Schmiemann Glücklicherweise können wir in der ersten Etage mit unserem Hartmut Hagmann Geschäftsführer Dipl.-Kfm. Gerd Tschorn beginnen. Sein Aufgabengebiet und das des stellvertretenden Verwaltungsdirektors, Dipl.-Kfm. Hartmut Hagmann, umfassen die gesamte Leitung und Organisation der Clemenshospital GmbH. Aber glauben Sie nicht, dass man aufgrund der Tatsa- che, dass diese Büros am leichtesten zu erreichen sind, ungehindert Kontakt aufnehmen kann. Nein. Chefsekretärin Maria Schmiemann hat die Schlüssel in der Hand. Wer zu den Chefs will, muss an ihr vorbei ..... und sie passt auf. Dann gehen wir die erste Treppe hoch, rechts, letztes Büro links, die Buchhaltung. Die Herren haben das gut aufgeteilt. Der eine nimmt das Geld ein, Manfred Springmeier. Er ist zuständig für die komplette Debitoren Buchhaltung, Honorarabrechnung der Chefärzte, und er verwaltet die Fördermittel und mahnt ständig – wo bleibt das Geld. (Manfred Springmeier ist auch Vertrauensmann der Schwerbehinderten.) Sein Kollege Helmut Hobeling ist zuständig für die umfangreiche Anlagenbuchhaltung. Als Verantwortlicher für die Kreditoren Buchhaltung gibt er das Manfred Springmeier Geld wieder aus. Jeweils zum Jahresende heißt es für ihn: Inventurbewertung. In dem Büro Matthias Kuhnen davor arbeitet Klaudia Wendel. Alles was mit ambulanter Abrechnung zu tun hat, ist ihr Gebiet. Ständig ist sie auf der Suche nach fehlenden Unterlagen um d i e Abrechnung m i t der K V Maren Heggemann sachu n d fristge- Jörg Richter recht zu erledigen.Teilzeitmäßig wird sie von Nadine Kappert unterstützt, welche zwischen Lager und Ambulanter Abrechnung hin- und herpendelt (nur im übertragenen Sinne). Außerdem gehört zur Zeit Umschülerin Sandra Jelkmann zum Team. Sandra arbeitet vor- Helmut Hobeling
Gertie Bakenecker mittags in der Ambulanten Abrechnung und nachmittags in der Buchhaltung. Im Büro gegenüber auf der rechten Seite ist die „Patientenverwaltung“. Hier werden durch Petra Watermann Patientenstammdaten kontrolliert und bearbeit e t , hausinterne und externen Verlegungen geprüft, Rechnungen geschrieben. Seit der DRG Abrechnung zuckt Petra Watermann zusammen, wenn sie das Wort „Verknüpfung“ hört, welches bedeutet: Wiederkehrer/Komplikation - Rechnung stornieren, verknüpfen, neu aufbereiten. Inga Helmig stellt Anträge bei den Krankenkassen, erfasst Zusagen im PC und bearbeitet vor allem das Klaudia Wendel Katrin Lührs „online-Verfahren nach § 301“. Das neue Verfahren leitet zwar die Matthias Gloe Daten von unserem PC zu den Computern der Krankenkassen, die Fehler aber müssen immer noch manuell erledigt werden. Unterstützt wird dieser Bereich momentan tatkräftig von Umschüler Matthias Gloe. Mit zum Team Patientenverwaltung gehöre ich, Gertie Bakenecker. Mein Büro ist genau davor, das erste nach der Treppe rechts.Ich bin überwiegend für die Problemfälle zuständig in Verbindung mit den gesetzlichen Bestimmungen. Immer mehr müssen wir uns mit den Kassen auseinandersetzen, weil die Behandlung ambulant hätte erbracht werden können, weil die Verweildauer zu lang war, weil eine Fehlbelegung vorgelegen haben soll, usw. Die DRG Nadine Kapert Abrechnung hat die bisherigen Kontrollverfahren erheblich verschärft. Auf der anderen Seite links der Treppe ist Matthias Kuhnen, Dipl.-Kfm. Er ist u.a. zuständig für die monatlichen Controllingberichte für die Geschäftsleitung. Matthias Kuhnen entwickelt DRG- und Leistungsberichte und ist beteiligt an der bundesweiten Fallkostenkalku- Inga Helmig lation zur Ermittlung der DRG. Desweiteren gehört er zum Team des MedizinControllings. Im Büro danach arbeitet Dipl-Kffr. Maren Heggemann. Als Assi- Sandra Jelkmann stentin der Verwaltungsdirektion unterstützt sie die Verwaltungdirektion bei allen anfallenden Projekten. Hinzu kommt, dass sie Datenschutzbeauftragte der Misericordia GmbH ist. Das letzte Büro auf der linken Seite gehört Dipl-Kfm. Jörg Petra Watermann TITEL Richter als Leiter Rechnungswesen und Controlling. Jörg Richter ist verantwortlich für die Abwicklung Controlling, Patientenverwaltung und Buchhaltung. Immer dann, wenn die Budgetverhandlungen einigermaßen zufriedenstellend für unser Haus abgelaufen sind, entspannt er sich wieder. Ihm gegenüber auf der rechten Seite sitzt Dipl.-Kffr. Katrin Lührs, Medizin-Controlling. Sie ist zuständig für alle DRG- Kodierungsfragen einschließlich der Schulungen hier im Haus. Die neuen DRG Regeln verlangen ein perfektes aufeinander Abstimmen der medizinischen Fakten mit den kaufmännischenBestimmungen. Grundsätzlich hat jeder sein „eigenes“ Arbeitsgebiet. Ohne ein gutes „Miteinander“ aber ist keine fachund zeitgerechte Abwicklung möglich. Wenn Manfred Springmeier auf Geld wartet – letztes Büro rechts – liegt es vielleicht daran, dass Katrin Lührs – letztes Büro links – zwischenzeitlich das Gutachten dafür prüft. Viele Daten müssen zur korrekten Erledigung ausgetauscht werden, oftmals erleichtert auch ein hilfreiches „Bitte“ den Alltag. Wie die Fotos, so sind auch wir „miteinander verbunden“ Gertie Bakenecker Clemenshospital 13
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