Die Richtung selbst bestimmen - Nord-Handwerk

tipps für den betrieb
Notizmanagement
Raus aus der Stressfalle
Richtig angewendet, können Notizen den Berufsalltag um ein Vielfaches stressfreier und
geordneter gestalten. Dabei gilt es, lediglich drei Grundregeln zu beachten und ein gut
strukturiertes Notizbuch anzulegen.
Ein bekanntes Sprichwort lautet:
„Wer schreibt, der bleibt.“ Vor allem
Unternehmer sollten sich dies zum Leitsatz
machen. Notizen machen nicht nur den
Kopf frei – sie bringen Struktur in ein Gedankenknäuel
aus unerledigten Aufgaben
und anderen Informationen, die ständig im
Kopf schwirren. Das Knäuel erzeugt Stress.
Richtig angewandt können Notizen diese
Stressgedanken reduzieren und entlasten
das Gedächtnis.
Aber nicht nur das. Wer etwas schriftlich
dokumentiert, auch in Form von Notizen,
sitzt in Konfliktsituationen in der Regel
am längeren Hebel. Und darauf bezieht
sich auch das erwähnte Sprichwort. Des-
42 NordHandwerk Juli / August 2010
halb sollte man sich die Zeit nehmen,
ein individuelles Notizmanagement zu
entwickeln. Dabei gilt es, folgende drei
Grundregeln zu beachten.
1. Viel notieren
2. Alles an einem Ort notieren
3. Geordnet und strukturiert notieren
Das ideale Notizwerkzeug
Um diese drei Regeln ideal zu nutzen,
empfiehlt sich zunächst der Kauf eines Notizbuches.
Die Vorteile: Es kann jederzeit
überall mit hingenommen werden. Notizen
können blitzschnell aufgeschrieben
und zeitlich gut zurückverfolgt werden.
Am besten eignet sich ein dickes, stabiles,
fest gebundenes DIN-A4- oder DIN-A5-
Notizbuch mit einem seitlichen Rand.
Damit die Übersichtlichkeit nicht leidet,
sollte es nicht kleiner sein. Empfehlenswert
ist ein fest gebundenes und strapazierfähiges
Buch mit mindestens 100 Seiten.
Ob diese dann liniert, kariert und weiß
sind, richtet sich nach den persönlichen
Bedürfnissen. Sehr nützlich ist auch ein
Leseband, um schnell Zugriff auf die aktuelle
Seite zu haben.
Nachsendehinweis
Auf die Buchinnenseite gehört ein Verweis
für den Fall, dass das Notizbuch verlo-
Foto: shutterstock
ren geht. Um ganz sicher zu gehen, kann
zusätzlich eine Visitenkarte eingeklebt
werden.
Der Seitenrand
Sollte kein linker Rand vorhanden sein,
empfiehlt es sich, einen solchen auf jedem
Blatt zu ziehen – Breite etwa fünf Zentimeter.
Er dient als Orientierung auf der
Seite. In diesen Bereich werden Kürzel
(z. B. Kennzeichnung von Aufgaben, Telefonaten
etc.), das Datum oder Prioritäten
(z. B. mit einem oder mehreren Sternen)
notiert. Alternativ kann im Randbereich
noch eine schmale Spalte ergänzt werden.
Hier werden beispielsweise Zuständigkeiten
eingetragen.
Seitennummern
Eine nicht zu unterschätzende Orientierungshilfe
ist die Nummerierung der
Seiten. Für die Übersichtlichkeit hat es
sich bewährt, die Seitenzahl an der oberen
Ecke der Seite zu notieren.
Inhaltsverzeichnis
Es kommt häufig vor, dass man eine Notiz
einträgt, von der man genau weiß, dass sie
noch öfters benötigt wird. Deshalb sollte
entweder die erste oder letzte Seite als
Inhaltsverzeichnis genutzt werden.
Kürzel
Noch mehr Übersichtlichkeit im Notizbuch
geben Kürzel. Hier gilt es, einige Vorüberlegungen
anzustellen: Welche Kürzel
sind für die persönlichen Anforderungen
Das NotizbucH
Fester Platz
Das Arbeitsbuch muss einen festen Platz
auf dem Schreibtisch haben. Man sollte jederzeit
losschreiben können. Rechtshänder
platzieren es am besten rechts.
Tagestrennlinie
Nach jedem Arbeitstag wird ein Querstrich
unter die Aufzeichnungen gezogen. Am
linken Rand über dem Strich wird das Datum
notiert. Das vereinfacht die zeitliche
Orientierung.
Aufgaben kennzeichnen
Aufgaben sollten als solche sofort erkennbar
sein. Es empfiehlt sich zum Beispiels die
Verwendung ein A.
Telefonnummer hervorheben
Telefonnummern, die notiert werden,
sollten herausstechen. Dies gelingt mit
der Verwendung von Farben oder einer
Markierung.
Unterschiedliche Farben
Unterschiedliche Farben tragen zur Übersichtlíchkeit
bei. Jedoch sollten nie mehr als drei
Farben verwendet werden. Empfehlenswert
ist die Verwendung eines dreifarbigen Kugelschreibers.
sinnvoll? Nachdem man solche festgelegt
hat, sollte man sie beispielsweise
auf der letzten Seite des Notizbuches
auflisten. Damit kann man auch später
deren Bedeutung nachvollziehen.
Grundsätzlich sind möglichst ein-
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deutige, selbsterklärende und nicht
zu viele Kürzel empfehlenswert. Ein
simples Beispiel ist der Buchstabe T für
Telefonat. Wenn man das aufgeschlagene
Notizbuch vor sich hat, sieht man sofort
die durch das T im linken Randbereich
gekennzeichneten erforderlichen Telefonate.
Erweiterung zum Computer
Das Notizbuch kann in Kombination mit
einer Organisationssoftware (z. B. Outlook)
verwendet werden, wenn beispielsweise
Termine, Adressen und Notizen
übertragen werden. Wer hingegen lieber
ohne elektronische Medien arbeitet,
kann hinten noch ein Adressverzeichnis
und ein Kalenderregister einfügen.
Wenn das Grundgerüst des Notizbuches
steht, muss der Nutzer nach seinen Bedürfnissen
herausfinden, ob beispielsweise der
Einsatz von Farben hilfreich ist.
Entscheidend ist zu klären, was alles notiert
werden soll. Um dafür ein gutes Gefühl zu
bekommen, sollte folgende Frage beantwortet
werden: Wie komme ich zu dieser Information,
wenn ich sie jetzt nicht notiere, sie aber
zu einem späteren Zeitpunkt schnell benötige?