Asambleas y reuniones.pdf

Tipos de reuniones según los objetivos
modo que sean estas preguntas las que vayan desencadenando que la
información sea más completa. Esta fórmula tiene varias ventajas: resulta
más amena que la exposición lineal, mantiene más despiertas a las
personas que van haciendo preguntas y las cuestiones se van abordando
en el orden que dicta el interés por ellas, lo que garantiza una mejor
recepción y comprensión. La filosofía del informante que emplea esta
técnica sería algo así como: «yo no voy a contaros nada que no os
intereséis en saber» o también «la responsabilidad de estar bien informado
es de quien hace las preguntas».
2. Es necesario ofrecer información de los aspectos informales, siempre
que existan. Por ejemplo, si estamos comentando una reunión mantenida
con algún delegado de la Administración, además de hablar del contenido
de la conversación, es importante transmitirle al grupo cómo nos
recibieron, cómo era el despacho, si nos atendieron cordialmente, etc.,
porque esto permite localizar las informaciones en su contexto y además
facilita recordarlas con más claridad.
3. Hay que comprobar que el circuito comunicativo funciona, que los
mensajes fueron bien recibidos, sin distorsionarse por el camino y sin perder
los contenidos más relevantes. Para comprobarlo basta con pedirle a una o
varias personas que enuncien qué fue lo que entendieron. Sobre este
enunciado pueden hacerse las correcciones oportunas. Esta también es una
forma de dar un papel más activo a las personas que reciben la información.
La aplicación de este esquema de comunicación multidireccional,
orientado por las constantes preguntas, respuestas y comprobaciones
tiene la ventaja de garantizar mucho mejor el objetivo de informar que la
técnica habitual de la exposición lineal. Sin embargo, también hay que
tener en cuenta su principal problema: requiere de mucho más tiempo.
Tomar en cuenta esta consideración es importante cuando se está
preparando la reunión y programando su duración.
Las reuniones de información en colectivos muy grandes tienen una
limitación a la hora de establecer una comunicación multidireccional:
serían demasiado largas y poco operativas. En estos casos se hace mucho
más necesario cuidar la forma en que se expone la información,
atendiendo al nivel de lenguaje (que sea comprensible por todo el mundo)
y a los soportes visuales (encerado, proyector de transparencias u otras).
Pero sobre todo, lo que puede ofrecernos más garantías de encontrar
nuestro objetivo informativo es el trabajo fuera de la asamblea.
Este trabajo tiene que desarrollarse, o bien en grupos con un tamaño
más adecuado para el estilo informativo que proponemos en este capítulo,
o también a través de materiales escritos (o audiovisuales). Este tipo de
grupos grandes, como puede ser el caso de una cooperativa de consumo o
de una agraria con más de mil familias socias, son muy sensibles a la
distorsión informativa, es decir, a los resultados de que la información
circule de boca en boca como un rumor. De ahí que sea tan importante
hacer llegar información clara en soportes escritos que sean atractivos e
inteligibles para todos los implicados.
Informar también
de lo informal.
Verificar que la
información es
recibida.
Ponerse a un
mismo nivel de
lenguaje y
ayudarse con
material
audiovisual.
Informar antes de
las asambleas.
35