jurisprudencia comentada - AELE

INFORME CONTABLESistemas de costosen "empresas en marcha"La Problemática de su implementaciónCPC Pedro Estuardo Ramos Castillo (*)En el momento actual, para tener posibilidades de éxitoen la gestión de una empresa, es indispensable que la Direccióncuente con herramientas que le permitan ejercer un buencontrol de las actividades desarrolladas y además le proporcioneninformación correcta, oportuna y confiable para latoma de decisiones.La globalización nos confirma más que nunca, que noexiste ninguna técnica o método que resulte independientementeeficaz. Es indispensable la combinación de diversoselementos a través de sistemas que una vez integrados y debidamenteamalgamados, puedan brindar resultados satisfactorios.GERENCIAR CON ÉXITO sólo es posible si se cuenta coninformación; contar con INFORMACIÓN implica a su vezimplementar SISTEMAS DE CONTROL INTERNO (se debenEstructurar controles y emitir comprobantes de las diferentesoperaciones realizadas que posibiliten el registro y seguimientoadministrativo-contable de las mismas).Los sistemas de control interno son un conglomeradotan diverso que implementarlos representa grandes esfuerzospara cualquier empresa, armonizarlos para quetodos, además de ser útiles y cumplan sus objetivos particulares,se orienten hacia los objetivos generales, es bastantemás complejo.Por eso, es común encontrar empresas importantes quepresumen de brillantes sistemas de control de producción ode muy avanzados y sofisticados sistemas de facturación y asu vez no disponen de sistemas de control de inventarios ode contabilidad de costos. En otros casos se encuentra queen dos (2) áreas se controla y registra lo mismo, por ejemplolos inventarios, y lo que es más saltante, en ninguna de lasáreas el control es completo y satisfactorio.En muchos casos hemos escuchado los comentarios defuncionarios o directivos que no comprenden cómo la “Contabilidad”les reporta unas cifras de inventarios, facturas porcobrar o cualquier otro rubro, en tanto el “Centro de cómputo”,obtiene cifras totalmente diferentes.Las situaciones descritas nos conducen a tener en cuentala importancia que adquiere el hecho de determinar claramentelos alcances, conciliaciones y objetivos de cada sistema,para que no resulten antagónicos, sino más bien paraque se complementen.El tema requiere un análisis muy exhaustivo y abarca aspectosinherentes a la formulación y control presupuestal, alcontrol de inventarios, a la contabilidad general, a la contabilidadde costos y al control de activo fijo, entre otros.Por las razones expuestas, quienes brindamos serviciosprofesionales de asesoramiento en el diseño e implementaciónde sistemas de contabilidad de costos hemos de ser muy cuidadososen el análisis previo a las propuestas que nos solicitanlas empresas.No es suficiente el diseño y desarrollo de excelentes programasde costos adecuados a los requerimientos de controle información solicitados, es mucho más que eso, pues sedeben detectar las posibilidades de éxito en su implantación,teniendo en cuenta las facilidades que se brindarán alos usuarios, su enlace con otros sistemas, la captura de datos,la coordinación de controles internos concurrentes, etc.Este análisis permite determinar con un alto grado decertidumbre el ámbito de trabajo de los consultores, cuyaresponsabilidad, salvo modificación expresa, debe incluirdesde la captura de datos hasta la valorización de la producciónterminada y en proceso.Además, los consultores deben recomendar las mejorasa efectuarse en los procedimientos administrativo-contablesque aportan datos para el sistema de contabilidadde costos.Sin embargo, en la mayoría de los casos existe un grandesconocimiento de los alcances del trabajo que se contrata,ya que escuchamos a muchos ejecutivos esperar que seimplemente el control de inventarios, la contabilidad generaly se determine el costo de ventas, entre otros aspectos,cuando el convenio era únicamente para la contabilidad decostos.1. ¿IMPLEMENTACIÓN EN EMPRESAS EN MARCHA?Generalmente, la implementación de sistemas de contabilidadde costos se efectúa en empresas en marcha, que porrazones obvias ya tienen una serie de deficiencias de control–––––––––(*)Contador Público Colegiado, Director de ESTUARDO RAMOS – Consultoresde Empresas y Especialista en la materia de Contabilidad de Costos. El autoragradece cualquier comentario suscitado por el presente artículo. Comunicarseal Telefax: 372-3466 o al e-mail: estuardoramos@yahoo.com. Http://www.geocities.com/estuardoram.22JUNIO 2000