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12 EXPERIENCIAS PARA TRANSFORMAR LA FARMACIA HOSPITALARIA ¿CÓMO LO HICIMOS? - Cronograma: • Inicio: El proyecto se inició en 2011 con la informatización de la prescripción. Previamente, se consiguió un consenso en los protocolos de tratamiento con el servicio de Oncología Médica y se parametrizó la herramienta de prescripción. Posteriormente, ya en un contexto de prescripción electrónica asistida, se adquirió el robot, que llegaba al Servicio de Farmacia en Junio 2012, como sistema automatizado para la preparación de antineoplásicos, tras estudiar los mecanismos de seguridad que podría aportar en el proceso farmacoterapéutico: reconocimiento fotográfico, identificación por código de barras y controles gravimétricos. • Fases: - Periodo de pruebas (9 meses): durante este periodo se realizó la instalación del robot y configuración técnica del equipo. El robot requirió configuración y puesta a punto referente a la propia máquina (tensión, compatibilidad electromagnética, cabinas de seguridad, emisiones, filtros HEPA y requisitos de limpieza). La filtración del aire para la preparación se certificó conforme a la norma EN ISO14644-1 (test de cuenta de partículas). Al tratarse de una experiencia pionera en España, fue necesario realizar la validación de los principios activos empleados habitualmente en nuestro país para los ciclos de quimioterapia. La validación consiste en la parametrización de las características físico-químicas y otros aspectos de los fármacos (dosis, volumen, concentración, densidad, peso, formato de la etiqueta para reconocimiento fotográfico, medidas de anchura y altura para posicionamiento del vial en las distintas áreas del robot y exactitud del manejo por parte del brazo robótico). Durante el proceso de puesta a punto, se observó que algunos formatos de vial presentaban menos inconvenientes y eran más adecuados y manejables, así como la comodidad de trabajar con las presentaciones de mayor volumen, para dosificar a mayor velocidad. Otro aspecto relevante fue la parametrización del material fungible necesario para la elaboración: • Jeringas de 5 mL, 20 mL y 60 mL, pinzas para sujeción de bolsas e infusores, agujas y contenedores de residuos. • Cloruro sódico 0,9% de 50 mL, 100 mL, 250 mL, 500 mL, 1 L, Glucosa 5% 250 mL e infusores de 10 mL/h; 5 mL/h; 2 mL/h; 1,5 mL/h. Se impartieron cursos de formación, al personal de farmacia y de enfermería. La enfermería tuvo un papel fundamental en la implantación del robot, ya que fue el personal responsable de su manejo rutinario. Por otro lado, se realizó la integración informática entre el programa de prescripción electrónica y el software del robot. Por defecto, el robot fue configurado para identificar como preparaciones no válidas aquéllas que se hallaran fuera del rango ±10%, que las rechaza directamente como “preparación fallida”. No obstante, se decidió ser más restrictivos y disminuir el margen de error estableciendo una tolerancia de ±4%. Para definir este margen, se realizó un estudio piloto con 25 preparaciones, elaboradas manualmente en cabina de seguridad biológica y pesadas al inicio y al final de la preparación en la misma balanza del robot. Sólo 3 de las 25 preparaciones realizadas, sobrepasaron el margen de error ±4%. Si la preparación presentaba un error mayor de -4% se corregía de forma manual añadiendo el volumen correspondiente a la diferencia de dosis que fuera necesaria. Si el error era por exceso, dichas preparaciones se desechaban. - Periodo de utilización (desde Marzo 2013 hasta la actualidad): durante este periodo, ya se puede trabajar con inte- 52 > SOCIEDAD ESPAÑOLA DE FARMACIA HOSPITALARIA
12 EXPERIENCIAS PARA TRANSFORMAR LA FARMACIA HOSPITALARIA gración informática, que permite reunir en una misma plataforma la prescripción, validación y envío de información al robot para la elaboración de quimioterapias. También se siguen validando más principios activos, siendo actualmente 34 los aptos para ser preparados en el robot, correspondientes a 47 presentaciones comerciales. - Alianzas: • Internas: - Resulta imprescindible la colaboración total del Servicio de Farmacia. El proyecto exige un cambio de mentalidad en la forma de trabajar (tanto de los farmacéuticos como de enfermería). - Hubo que realizar obras (20 días) para adaptar el espacio físico a la presencia del robot. Durante el periodo de obras no se podía paralizar la asistencia a los pacientes oncológicos, de forma que se llevaron a cabo negociaciones con el Servicio de Medicina Nuclear, que cedió sus cabinas de seguridad biológica, para la elaboración de los citostáticos. También cedió un despacho para ubicación de farmacéuticos durante dicho periodo. - Las obras en la zona de elaboración de mezclas también afectaron a la sala donde se encontraban las cabinas de seguridad con flujo laminar horizontal (para preparación de nutrición parenteral, anticuerpos monoclonales, fórmulas magistrales estériles, etc.) Para resolver este problema, la Fundación de Investigación Biomédica permitió al Servicio Farmacia el uso de cabinas de seguridad con flujo laminar horizontal situadas en diferente ubicación del Hospital. El personal de Farmacia encargado de la validación y elaboración de mezclas intravenosas se trasladó durante el periodo de obras a las citadas ubicaciones. - Las nutriciones parenterales se adquirieron, durante dicho periodo, a una empresa externa, a modo de “catering”. • Externas: - Se realizó un acuerdo con la empresa distribuidora del robot en España, por el cual un técnico designado de dicha empresa se encargaría de la configuración del equipo, la formación específica del personal de Farmacia (farmacéuticos y enfermería) y el posterior mantenimiento. - Se designó un farmacéutico como responsable del proyecto, que recibió una formación más específica, en el Servicio de Farmacia y en una rotación realizada en Italia. En aquel país el farmacéutico recibió formación, tanto en el Hospital donde se desarrolló por primera vez el proyecto de robotización como en la empresa creadora del robot. De forma paralela, el Servicio de Farmacia dispone de 2 cabinas de seguridad biológica donde se sigue trabajando de forma manual por el equipo de enfermería. PROS/CONTRAS (Barreras) Barreras: la principal dificultad fue lograr cambiar radicalmente la sistemática y mentalidad de trabajo de un gran equipo. Los cambios afectaron a la organización en: • Consultas y Hospital de Día de Oncología (médicos y enfermería): se implantó previamente la prescripción electrónica asistida, que supuso un gran esfuerzo de aprendizaje por parte de los médicos del Servicio de Oncología Médica, ya que antes de este proyecto, la prescripción de los ciclos de quimioterapia se realizaba manualmente. Se formó también al personal de enfermería del Hospital de Día Oncológico para un uso óptimo de la herramienta de prescripción (en este caso, a modo de consulta de históricos de tratamiento) y para una óptima gestión SOCIEDAD ESPAÑOLA DE FARMACIA HOSPITALARIA < 53
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