Manual Protocol Empresarial

MIREIA VICENS ALEMANY
Si no passa al despatx directament, se'l convida a asseure's en la sala d'espera. No hauria d'estar
més de cinc minuts, el seu temps també és important i fer-li esperar massa és, a més d'una falta
de respecte, una pèssima imatge per al qual li rep, si bé hi ha qui utilitza aquesta estratègia per a
donar-se més importància és un gran error. L'única cosa que es demostra fent-lo esperar és, o
mala organització, o mala educació.
Però si l'espera és inevitable, se li avisarà immediatament del retard, se li oferiran disculpes i alguna
cosa de beure, però mai se li deixa en la sala d'espera com si fora un objecte oblidat.
La forma més elegant de rebre visites del executiu en el despatx és que ell estiga d’dempeus i a
l'entrada, o si no, alcar-se almenys de la taula per a saludar i donar la mà. Ha de tindre la jaqueta
del vestit sempre posada, siga home o dona.
Durant la reunió s’ha d’utilitzar el mòbil, llevat que siga imprescindible, i en aquest cas, s’ha de
demanar sempre permís a la visita, sent breu i en acabar disculpar-se i donar les gràcies per la
comprensió.
S’ha de cudar el llenguatge que s’utilitza, no s’ha d’imposar la nostra visió i no s’ha d’ofendre mai a
l'interlocutor. És deure d'amfitrió. A més, amb estil es pot dir tot, però cal aprendre a saber dir-ho.
Per a acomiadar-se el executiu s’ha d’alsar i acompanyar a la visita a l'eixida del despatx, com a
mínim. No s’ha d’oblidar una regla de cortesia establida: Qui rep acomiada.
4.4.3 Protocol intern per rebre visites a les instal·lacions de l’empresa
Independentment de la seua grandària, totes les empreses reben en el seu dia a dia multitud de
visites en les seues instal·lacions. Aquestes poden ser d'àmbit comercial, institucionals o
simplement personals, i totes elles són una bona oportunitat per a deixar una bona imatge
corporativa en el visitant i amb això crear i potenciar la nostra imatge de marca empresarial.
Procediment:
1. Recepció de la visita pel personal de recepció.
2. Recepció i salutació per part de l'amfitrió principal.
39