itella ja elma kasvavat yhteen kohti parempaa kustannustehokkuutta
itella ja elma kasvavat yhteen kohti parempaa kustannustehokkuutta
itella ja elma kasvavat yhteen kohti parempaa kustannustehokkuutta
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
¸<br />
lahti<br />
TEKSTI MATTI SALMINEN<br />
KUVA ALLOVERPRESS<br />
12 asap. 3/06<br />
lahden kaupunki on<br />
tyytyväinen ostolaskujen<br />
käsittelyjärjestelmään<br />
Lahden kaupunki vastaanottaa<br />
100 000 ostolaskua vuodessa.<br />
Tehostaakseen laskuvuoren<br />
käsittelyä Lahti siirtyi vuoden<br />
2006 alusta ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn<br />
yhteistyökumppaneidensa avulla.<br />
– Päädyimme yhteistyöhön Itella Suomen kanssa,<br />
koska heillä oli tarjota meille sopiva palvelu<br />
ostolaskujen sähköiseen käsittelyyn. Tilannetta<br />
paransi se, että Itellan palvelut voitiin yhdistää<br />
sujuvasti Lahden kaupungin ostolaskujen käsittelyjärjestelmään,<br />
jonka toimitti puolestaan<br />
ohjelmistotalo BasWare, Lahden kaupungin rahatoimiston<br />
controller Tiina Granqvist kertoo.<br />
Käytännössä järjestelmä toimii siten, että Lahden<br />
kaupunki oh<strong>ja</strong>a tarkan laskutusosoitteen<br />
avulla tavaran- <strong>ja</strong> palveluntuottajilta tulevat paperilaskut<br />
Itellaan. Siellä laskut esikäsitellään<br />
<strong>ja</strong> laskuista muodostetaan kuvat, joista optisen<br />
tulkinnan avulla poimitaan laskun perustiedot.<br />
Kuva <strong>ja</strong> data lähetetään Lahden kaupungin ostolaskujen<br />
käsittelyjärjestelmään edelleen käsiteltäviksi.<br />
Paperilaskujen lisäksi Itella poimii sille<br />
tulostettaviksi tulevat eKirjelaskut prosessiin<br />
mukaan. Palveluun on liitetty myös eKirjeiden<br />
sähköinen vastaanotto.<br />
– Lahden kaupungissa on käytössä ha<strong>ja</strong>utettu<br />
taloushallinto. Ostolaskujen osalta tämä tarkoitti<br />
aikaisemmin sitä, että jokainen kaupungin<br />
toimiala käsitteli manuaalisesti sille osoitetut<br />
laskut. Prosessiin osallistui sato<strong>ja</strong> ihmisiä vahtimestareista<br />
lähtien. Nyt emme näe paperilasku<strong>ja</strong><br />
lainkaan. Helpotus on valtaisa, a<strong>ja</strong>tellaan<br />
sitten työaikaa tai kustannuksia, Tiina Granqvist<br />
kuvailee.<br />
Hänen mukaansa päätös ottaa yhteistyökumppaneiden<br />
tarjoama palvelu oli oikeastaan helppo.<br />
– Vaihtoehtona olisi ollut, että jokainen toimiala<br />
olisi hankkinut käyttöönsä omat skannaus-<br />
laitteet <strong>ja</strong> ohjelmistot sekä tarvittavan osaavan<br />
henkilökunnan. Lisäksi toimialojen olisi pitänyt<br />
edelleen huolehtia papereiden arkistoinnista <strong>ja</strong><br />
hävittämisestä. Nyt meidän ei tarvitse kuin tarkistaa<br />
laskut tietokoneen ruudulla, hyväksyä ne<br />
<strong>ja</strong> panna maksatukseen.<br />
järjestelmä on tehokas,<br />
edullinen <strong>ja</strong> aikaa säästävä<br />
Lahden kaupungilla on tuhansia tavaran- <strong>ja</strong> palveluntuottajia.<br />
Nämä ovat ottaneet uuden laskutusjärjestelmän<br />
mielellään vastaan.<br />
– Olemme oikeastaan olleet yllättyneitä siitä,<br />
että alun lastentautien jälkeen järjestelmä on<br />
lähtenyt pyörimään varsin sujuvasti. Toimittajillemme<br />
annetut uudet laskutusosoitteet ovat<br />
olleet riittävän tarkko<strong>ja</strong>, <strong>ja</strong> laskut ovat kohdentuneet<br />
oikeisiin paikkoihin. Alussa jotkut<br />
asiakkaat tarjosivat laskutusosoitteisiin vahingossa<br />
myös tavaraa, mutta kyllä viesti on jo<br />
mennyt toimittajille hyvin perille. Perunoita ei<br />
laskutusosoitteisiin kannata lähettää, Granqvist<br />
naurahtaa.<br />
Vaikka sähköinen ostolaskujen käsittely otettiin<br />
virallisesti käyttöön tämän vuoden alusta,<br />
niin laskujen skannaus aloitettiin jo viime vuoden<br />
syksyllä. Takana on vuoden kokemus yhteistyöstä<br />
Itellan kanssa.<br />
– Olemme olleet tyytyväisiä. Itellan lupaus,<br />
että heille tuleva paperinen lasku on sähköisesti<br />
käsiteltävissä järjestelmässämme vuorokauden<br />
sisällä siitä kun lasku on saapunut Itellaan, on<br />
pitänyt. Me olemme päässeet paperilaskujen loputtomasta<br />
kopioinnista, arkistoinnista <strong>ja</strong> hävittämisestä<br />
<strong>ja</strong> työaikaa on säästynyt tärkeämpiin<br />
työtehtäviin. Itella tuottaa palvelun nykyisin<br />
tehokkaammin <strong>ja</strong> halvemmin kuin mihin itse<br />
olisimme pystyneet, Tiina Granqvist sanoo tyytyväisenä.<br />
X
Change language