Directives du FIDA pour la passation marchés - FIDAfrique

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DIRECTIVES POUR LA PASSATION DES MARCH ÉS Attribution du marché et publication de l’adjudication 60. L’emprunteur adjugera le marché, durant la période de validité des offres, au soumissionnaire qui répond aux conditions prescrites en termes de capacités et de ressources dont l’offre: i) est conforme pour l’essentiel au dossier d’appel d’offres; et ii) est la moins coûteuse des offres évaluées 33 . Le soumissionnaire ne doit pas être obligé, comme condition de l’attribution du marché, à assumer d’autres responsabilités ou à exécuter d’autres travaux que ceux qui sont stipulés dans le dossier d’appel d’offres, ni à modifier son offre d’une autre manière. Dans les deux semaines suivant réception de l'avis de “non-objection” du FIDA à la recommandation d’adjudication, l’emprunteur doit communiquer au FIDA, pour publication dans UN Development Business/dgMarket 34 , le nom des soumissionnaires, leur classement, la description et le montant du marché, ainsi que le nom et l’adresse de l’adjudicataire, comme indiqué au paragraphe 2 viii) de l’appendice I aux présentes directives. Rejet de toutes les offres 61. Les dossiers d’appel d’offres laissent généralement à l’emprunteur la faculté de rejeter toutes les offres. Le rejet de toutes les offres est justifié lorsqu’il n’y a pas assez de concurrence effective, que les soumissions ne sont pas pour l’essentiel conformes au cahier des charges, ou que les offres sont notablement supérieures au budget existant. Si toutes les offres sont rejetées, l’emprunteur examinera les motifs de ce rejet et envisagera de réviser les conditions contractuelles, le cahier des charges et/ou l’étendue du marché avant de lancer un nouvel appel d’offres. Monnaies utilisées pour les offres et le règlement 62. Le dossier d’appel d’offres indiquera clairement la ou les monnaies dans lesquelles les soumissionnaires doivent libeller leurs offres, les modalités de conversion en une monnaie unique aux fins de la comparaison des offres, et la ou les monnaies qui seront employées pour régler le fournisseur. Normalement, les dossiers d’appel d’offres exigent que les offres soient exprimées dans la monnaie du soumissionnaire ou dans une autre monnaie couramment employée dans les échanges internationaux et spécifiée dans le dossier. Toutefois, dans le cas des marchés de travaux de génie civil ou des marchés prévoyant des travaux d’installation liés à la fourniture d’équipements, le dossier d’appel d’offres peut exiger que les offres soient libellées dans la monnaie du pays de l’emprunteur. 63. Les paiements prévus dans le cadre du marché doivent être faits dans la ou les monnaies employées pour chiffrer l’offre de l’adjudicataire. Lorsqu’il a été demandé que l’offre soit libellée dans la monnaie locale mais que le soumissionnaire souhaite être payé dans une autre monnaie pour une partie du montant du marché, les taux de change à employer pour les paiements seront ceux indiqués par le soumissionnaire dans son offre, de telle façon que la valeur de la fraction du marché réglée en devises soit maintenue, sans perte ni gain. 64. Les modalités de règlement doivent être en général conformes aux usages commerciaux applicables aux fournitures et travaux en question et doivent obéir aux dispositions régissant les décaissements à effectuer dans le cadre de l’accord de prêt conclu entre le FIDA et l’emprunteur. Les sommes dues au titre du marché peuvent être réglées: i) en tant que remboursement à l’emprunteur des sommes qu’il a versées aux fournisseurs ou entrepreneurs; ii) à la demande de l’emprunteur, directement au fournisseur ou à l’entrepreneur; iii) si le Fonds y consent, au moyen d’un engagement spécial couvrant une lettre de crédit établie par une banque commerciale en faveur d’un fournisseur ou d’un entrepreneur; ou iv) par l’emprunteur, par le débit du compte spécial du projet alimenté par les avances versées par le FIDA à l’emprunteur sur le compte du prêt. 33 Ce soumissionnaire est désigné par l’expression “soumissionnaire ayant remis l’offre évaluée la plus basse” et son offre par l’expression “offre évaluée la plus basse”. 34 L’emprunteur peut aussi transmettre les informations directement à UN Development Business/dgMarket après réception de l'avis de “non-objection” du FIDA à l’attribution du marché. 23
DIRECTIVES POUR LA PASSATION DES MARCH ÉS 65. Toute avance versée pour la mobilisation des moyens et tout autre acompte versé au moment de la signature d’un marché de fournitures ou de travaux doivent être liés au montant estimatif des dépenses et spécifiés dans le dossier d’appel d’offres. Le dossier d’appel d’offres doit aussi indiquer les modalités des éventuelles sûretés requises pour le versement d’avances. Révision des prix 66. Le dossier d’appel d’offres doit indiquer clairement si: i) l’offre doit être présentée sur la base de prix fermes; ou ii) sur la base de prix révisables pour prendre en compte les variations (à la hausse ou à la baisse) des principaux éléments du contrat, tels que main-d'œuvre, équipement, matériaux et combustibles. En général, il n’est pas nécessaire de prévoir une révision des prix pour les marchés simples de fournitures ou de travaux qui doivent être exécutés dans un délai de 18 mois ou moins. S’il y a lieu, les bases du calcul de la révision des prix doivent être indiquées dans le dossier d’appel d’offres et dans le contrat. Validité des offres et cautionnement 67. Les soumissionnaires doivent faire des offres valables pour la période indiquée dans le dossier d’appel d’offres, période qui doit être suffisamment longue pour permettre à l’emprunteur de comparer et d’évaluer les offres, d’examiner la recommandation d’adjudication avec le FIDA (si cela est prévu par l’accord de prêt) et d’obtenir toutes les approbations nécessaires pour que le marché puisse être adjugé. 68. Une caution, d’un montant indiqué dans le document d’appel d’offres, donnant à l’emprunteur une protection raisonnable contre les soumissions irresponsables, peut être exigée mais elle ne doit pas être d’un montant susceptible de décourager les candidats. Au choix du soumissionnaire, elle pourra prendre la forme d’un chèque certifié, d’une lettre de crédit ou d’une garantie émise par une banque ou une institution financière de bonne réputation. La caution doit rester valide pendant une durée de quatre semaines au-delà de la période de validité des offres afin de laisser à l’emprunteur un délai raisonnable pour réclamer s’il y a lieu la caution. Les cautions constituées par les soumissionnaires qui n’auront pas emporté le marché devront être libérées une fois le marché passé avec l’adjudicataire. Cautionnement de bonne fin et retenue de garantie 69. Les dossiers d’appel d’offres de travaux doivent exiger une caution d’un montant suffisant pour protéger l’emprunteur en cas de non-respect des conditions contractuelles par l’entrepreneur. Cette caution doit prendre la forme d’une garantie de bonne fin ou d’une garantie, dans la forme voulue et d’un montant suffisant, qui seront précisés dans le dossier d’appel d’offres. Une partie de cette garantie sera conservée pendant une durée suffisante après l’achèvement des travaux pour couvrir la responsabilité du fournisseur en cas de malfaçon ou pendant la période d’entretien jusqu’à la réception définitive des travaux. Il est aussi possible de prévoir dans le contrat qu’un pourcentage de chaque versement périodique sera conservé comme retenue de garantie jusqu’à la réception définitive. On peut admettre que les entrepreneurs remplacent la retenue de garantie par un cautionnement équivalent après la réception provisoire des travaux. Assurance 70. Le dossier d’appel d’offres doit autoriser les fournisseurs et entrepreneurs à s’assurer auprès de toute compagnie répondant aux conditions requises. Il doit préciser, en tenant compte des lois en vigueur dans le pays de l’emprunteur, la nature et les conditions de l’assurance que doit souscrire l’adjudicataire. Pénalités et primes 71. Le dossier d’appel d’offres doit prévoir l’application de pénalités d’un montant approprié pour le cas où des retards surviendraient dans l’exécution des travaux ou la livraison des fournitures, ou pour le cas où les travaux ou les fournitures ne seraient pas conformes aux normes de fonctionnement exigées et qu’il en résulterait pour l’emprunteur une dépense supplémentaire, un manque à gagner ou la perte 24
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