Qualité Références n°72

CLIENT BPM - SEBIA
DOSSIER
DU DÉVELOPPEMENT DURABLE À LA GESTION
DOCUMENTAIRE
L’intérêt pour l’acquisition d’une solution BPM au sein de
l’entreprise est multiple. La première motivation concerne
l’amélioration de la gestion de l’ensemble de la documentation
qui représente plus de 6000 documents par le module
GED (Gestion Electronique Documentaire). Cela permet
d’assurer le suivi de façon précise du cycle de vie d’un document
et obtenir ainsi une réponse positive aux exigences
normatives. La deuxième raison de l’acquisition de la solution
concerne l’amélioration de la traçabilité de l’ensemble
des documents et des actions réalisées au sein de ces documents.
Autres intérêts : améliorer le stockage de l’archivage
des données et la communication inter-service en supprimant
les « bannettes courriers » entre les services et favoriser
un espace collaboratif depuis son bureau.
D’autres raisons expliquent l’acquisition de la solution : accélérer
le traitement des données, par l’intermédiaire d’envoi
de mail sur les actions à réalisées par les collaborateurs et
garantir une recherche rapide de tous les documents. De plus,
cette solution rend possible la maîtrise de l’accessibilité des
données en tout point de l’entreprise et la corrélation entre
les différents processus de l’entreprise. Les fiches générées
au sein de la solution sont reliées les unes aux autres. Il est
ainsi possible depuis la réclamation client gérée par le service
qualité de visualiser l’échange réalisé par le service commercial,
l’action corrective en cours de réalisation et l’ordre de
fabrication à l’origine de la réclamation….
Alain Turco, responsable Qualité et Environnement de
Sebia remarque à propos des raisons de l’acquisition de la
solution BPM : « La première motivation dans la mise en
place de notre solution BPM fut la gestion documentaire.
L’utilisation de fichier Excel pour le suivi des documents ne
permettait ni un véritable suivi du statut des documents
ni leur modification ou mise à
jour. Il était indispensable de
pouvoir aisément gérer notre
documentation, de relancer
les acteurs sur les vérifications
ou approbations à réaliser
et de permettre aux utilisateurs
d’avoir un accès rapide et
pérenne à cette documentation
et de pouvoir gérer les documents
obsolètes souvent utilisés
aux postes de travail. De plus,
les exigences réglementaires
étant de plus en plus contraignantes,
il devient difficile de
répondre aux organismes certificateurs
sans un outil efficace
de management des process. »
Les services Qualité et Environnement et des systèmes
d’informations services sont à l’initiative de l’acquisition
de la solution BPM.
« La première motivation dans la mise en
place de notre solution BPM fut la gestion
documentaire. »
Alain Turco déclare également : « Nos critères de choix étaient
simples. Nous voulions une solution permettant à l’utilisateur
de devenir rapidement autonome sur la solution afin de limiter
les coûts de développements de l’éditeur. De plus, l’éditeur du
logiciel devait être l’intégrateur de la solution. Nous voulions
ainsi éviter les discussions sans fin où l’éditeur rejette l’anomalie
sur l’intégrateur et vice versa. Enfin, nous souhaitions être
en présence d’une société d’édition à taille humain et dynamique
afin d’assurer une réactivité à nos problématiques. »
A ce jour, les nombreux modules « métiers » de la solution
BPM utilisée par Sebia permet son emploi par l’ensemble des
services. Le service qualité utilisera plus particulièrement le
module de management de la qualité afin de traiter les réclamations
clients, non-conformités interne, actions correctives
et préventives et le suivi du planning des audits internes ou
tierce partie. Quant au service de maintenance, il sera plus
axé sur le module de gestion des équipements de production
afin de traiter les interventions de maintenance curatives
ou préventives. En outre, le service de ressources humaines
naviguera sur le module RH afin de traiter les demandes de
congés ou d’absences et le suivi des demandes de formation
et leur évaluation. Bref, toutes les personnes de l’entreprise,
à un moment ou un autre de leur activité au sein de Sebia
sont amenées à utiliser la solution BPM.
Valérie Brenugat
Exemple de la dématérialisation des fiches de vie des équipements de mesure et d’essai.
© DR
QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°72 • Avril - Mai - Juin 2017 I29