QUALITÉ DE VIE au travail SÉCURITÉ des personnes et des biens L ’ É V É N E M E N T A N N U E L D E R É F É R E N C E 3 380 120 9 000 JOURS EXPOSANTS CONFÉRENCES VISITEURS PRÉVENTICA INTERNATIONAL EXPOSER +33 (0)5 57 54 12 65 DEVENIR PARTENAIRE +33 (0)5 57 54 38 26 preventica.com Code TYM39J QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 26
PERFORMANCE MÉTIERS Dossier ECM et GED, l’accord parfait avec M-Files Proposée par SteamDesign, M-Files est une solution de gestion de contenu d’entreprise et de gestion électronique de Documents s’appuyant sur le concept des métadonnées pour apporter des réponses aux problèmes de gestion, de recherche et de suivi de leurs informations rencontrés par les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. La navigation basée sur les métadonnées apporte une solution aux difficultés rencontrées couramment dans les approches classiques de classement des documents par dossiers, lesquelles sont généralement élémentaires et consistent à stocker un fichier à un seul endroit, ou bien de créer des copies du fichier ou des raccourcis dans plusieurs dossiers. C’est précisément l’approche technologique retenue par l’éditeur américain M-Files dont les solutions sont commercialisées en France par StreamDesign. M-Files propose un classement automatique et dynamique. Les documents sont accessibles partout où l’utilisateur s’attend intuitivement à les trouver, et ce, sans duplication. Cette approche apporte aux utilisateurs de réels gains d’efficacité et de confort dans leur exploitation quotidienne des documents, qu’il s’agisse de les créer, de les partager, d les valider, de les diffuser, de les modifier, etc. M-Files prend en charge la réplication des documents et des données, apportant ainsi des solutions à des attentes diverses telles que l’amélioration des performances d’accès aux documents depuis des sites distants et disposants d’une faible bande passante, la consolidation de données, la haute disponibilité en apportant une tolérance aux pannes de connexion réseau, le partage collaboratif de documents à processus transversal, la diffusion de documents auprès de tiers, clients, sous-traitants, l’archivage des documents. Un éventail fonctionnel étendu Pour les organisations, M-Files présente l’avantage d’être une solution collaborative. Un seul espace de travail peut être proposé aux utilisateurs en autorisant la modification simultanée de plusieurs documents par un ou plusieurs intervenants. Les fonctions de co-rédaction, de verrouillage et de publication éliminent les conflits d’accès, les risques de perte de données et les confusions entre les versions. Elle permet aussi de restaurer les versions antérieures en affichant les modifications apportées ultérieurement. Le journal des activités et l’historique des modifications permettent de suivre l’origine, la cause et les circonstances des transformations assurant ainsi une forme de traçabilité. Outre que la solution M-Files s’intègre directement dans l’interface de Windows et notamment, son Explorateur de fichiers et son navigateur Web, elle assure une compatibilité étendue avec Microsoft Office et s’interface directement avec les progiciels tels que ERP, CRM, gestions de maintenance et de production, applicatifs RH, etc. Les flux d’information transitant par la messagerie électronique sont aussi directement pris en charge. A ce premier ensemble incontournable, s’ajoute la possibilité d’archiver des documents imprimés à partir de n’importe quel numériseur ou d’une imprimante multifonction. Le contenu de ces derniers est alors indexés au moyen d’une analyse par reconnaissance optique de caractères tandis qu’ils sont stockés au format PDF/A. Workflows et processus Les workflow de M-Files permettent de renforcer la maîtrise des processus, de vérifier l’application des procédures, d’améliorer les performances de l’entreprise, d’optimiser la cohérence et la qualité des documents et d’éviter l’oubli accidentel d’une étape ou d’une information importante. Ils peuvent concerner l’approbation des contrats, le traitement des factures ou de tout document à valeur probante, la validation des plans, la diffusion des procédures, et plus généralement toutes les activités critiques de l’entreprise exigeant délais, qualité, productivité et coordination. M-Files satisfait les exigences en matière de documentation imposées par les réglementations et les normes de <strong>Qualité</strong>. Cette solution permet notamment aux entreprises de respecter la conformité aux réglementations et aux normes telles que : ISO 9001, FDA 21 CFR Part 11, HIPAA et Sarbanes-Oxley. Thierry PIGOT QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 27
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