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PERFORMANCE MÉTIERS Dossier YooFind, vous cherchez, vous trouvez La solution Yoofind proposée par Wooxo entre dans une catégorie très spécifique qui ne permet pas de la comparer à une gestion électronique de documents. Elle témoigne cependant de la qualité et la simplicité des services d’accès, de sauvegarde, de partage mais aussi, d’indexation et de recherche qu’il est possible d’offrir en mettant plusieurs technologies complémentaires à contribution. Wooxo, c’est à l’origine un système de sauvegarde de fichiers prenant la forme d’un véritable coffre-fort capable de résister même à un incendie. En son sein, le dispositif abrite une unité centrale et au moins deux disques durs offrant une capacité de stockage redondante (Raid 1) et assurant le cryptage des données à la volée. Ce système est compatible avec les annuaires LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) et se montre par exemple, capable d’importer les droits d’accès aux fichiers issus d’un Active Directory utilisé par un système fonctionnant sous Windows Server au sein du réseau de l’organisation. Le système offre différents services qui viennent se greffer sur l’équipement. Le premier d’entre eux est appelé YooBackup assure la sauvegarde des fichiers de tous les terminaux sur site et en mobilité tout en garantissant la confidentialité en rendant données illisibles par un tiers. Pour sa part, Yoo- Sync permet de constituer une espace de partage documentaire sécurisé en ligne en synchronisant les documents modifiés sur tous les équipements concernés. Il est dès lors possible de travailler à plusieurs sur des documents au sein d’espaces collaboratifs sécurisés. Vers un gestion documentaire minimaliste Lancé fin 2014, YooFind est le dernier avatar des services complémentaires fonctionnant sur le système de sauvegarde Wooxo. L’idée est simple : permettre aux utilisateurs qui partagent en fonction de leur droit d’accès, tout ou partie des fichiers d’un système Wooxo, de disposer d’un moteur de recherche aussi simple d’emploi que ceux qui ont fait la fortune des multinationales du Web. En fonction de son paramétrage, le service YooFind va périodiquement – en général durant les heures creuses – indexer le contenu des fichiers d’un serveur. Il prend évidemment en compte, le nom du fichier, sa date de création, son type, ses métadonnées et les informations descriptives qui lui sont associées (ex. : EXIF et XMP pour les images). Surtout, il réalise une indexation des textes contenus dans les fichiers ; ce qui autorise évidemment à réaliser des recherches considérablement plus poussées. Le service YooFind intègre un système de numérisation et de reconnaissance optique de caractères qui permet par exemple, d’archiver des documents de travail reçus sous la forme de télécopies ou de courriers imprimés. Il peut de surcroît, effectuer des conversions de ces documents à la volée sous la forme de PDF/images. Le serveur Wooxo intégrant un serveur Web, c’est par l’intermédiaire d’un banal navigateur que les utilisateurs accèdent au moteur de recherche du service YooFind. Comme ils le feraient sur un site Internet, les requêtes peuvent se limiter à la saisie d’un ou plusieurs mots-clés pour rechercher l’expression exacte, tous les mots mais sans en respecter l’ordre ou toute combinaison des termes contenus dans l’expression. Le moteur est aussi en mesure Wooxo, un système de sauvegarde et de partage synchronisé de fichiers multiposte ouvert à des fonctions de gestion documentaire de retourner des résultats à partir d’expressions approchantes, rendant le service opérationnel même lorsqu’une faute ou un mot tronqué est proposé par l’utilisateur. Enfin des options de recherche, dite avancée, permettent d’affiner les résultats en spécifiant un format de fichiers, des dates, une provenance, la langue employée dans le document, etc. Certes, YooFind n’est pas à proprement parler une gestion électronique de documents au sens strict. C’est au mieux, un service qui s’en approche. Reste qu’il est à la fois simple à mettre en œuvre et facile à utiliser sans formation. C’est une solution pratique pour des organisations de taille modeste, (TPE, PMI, PME , SCOP, etc.) qui à partir d’un seul équipement se voient en mesure de protéger leurs données contre les pannes, les vols et même les incendies, peuvent proposer à leurs collaborateurs un service de synchronisation de leurs fichiers de travail même à distance ainsi qu’un moteur de recherche leur permettant d’accéder à la somme informationnelle que l’organisation choisit de mettre en commun. Thierry PIGOT QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 33
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