Qualité Référence n°66

PERFORMANCE MÉTIERS
Dossier
Préserver le capital informationnel
des organisations
Les approches conceptuelles des besoins des entreprises
en matière de stockage, de conservation et de réutilisation
des informations ne manquent pas. Reste que les multiples
déclinaisons de ces approches sont parfois source
de confusion, notamment pour les décideurs devant rapprocher
leurs attentes de la réalité des solutions disponibles.
Droit d’inventaire !
Gestion électronique de documents
(GED), gestion de contenus d’entreprise,
plus connue sous l’acronyme
ECM (de l’anglais, enterprise content
management), système d’archivage
électronique (SAE), gestion des ressources
numériques plus connue sous
sa dénomination anglo-américaine,
digital asset management, sont autant
d’approches quelque fois complémentaires,
qui permettent d’adresser le besoin
que connaissent les organisations
en matière de préservation des différentes
formes que revêt l’information
utile découlant de leurs activités.
Si à ce titre, la GED est historiquement,
la première solution qui fut proposée
aux organisations il y a quelque
vingt-cinq ans, sa destination première
semble aujourd’hui ne plus convenir
aux besoins en constante évolution
des organisations. En effet, par sa
destination une GED aborde l’information
sous la forme d’un document
qu’elle permet de stocker dans un référentiel,
de l’indexer et de le qualifier
pour faciliter sa recherche et enfin, de
le préserver. Or, un document est un
fichier numérique qui va être généré
par une application telle que celles
constituant les suites bureautique (Documents-to-Go,
LibreOffice, Microsoft
Office, WPS Office, etc.), celles utilisées
pour la mise en forme et l’édition
à l’instar de Acrobat et InDesign
développées par Adobe, etc. On peut
aussi trouver en amont de la GED, des
solutions couplant, matériel et logiciel
afin d’assurer la numérisation de documents
imprimés (télécopies, accusés
de réception et missives associées,
etc.).
Les solutions de GED récentes ont
aussi la capacité à intégrer des spécificités
« métiers » et à répondre aux
exigences des procédures liées à la
qualité. Elles s’adaptent aussi à la
nécessité d’associé un cycle ou tout
simplement, une durée de vie aux documents.
Enfin, elle apporte des fonctions
complémentaires comme la possibilité
de visualiser un contenu sans
nécessairement disposer de l’application
qui l’a généré et permettra souvent
d’identifier les auteurs et de conserver
différentes versions d’un même fichier.
De la GED à l’ECM
Un système de GED gère des documents,
physiquement représenté
par des fichiers distincts. Partant, un
logiciel de GED ne propose habituel-
11e tablette de l’épopée de Gilgamesh,
British Museum de Londres, durée de conservation : environ 2 700 ans
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