Qualité Référence n°66

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PERFORMANCE MÉTIERS Dossier GED et système d’archivage, concurrents ou complémentaires ? La gestion électronique des documents (GED) et le système d’archivage électronique (SAE) sont des outils qui présentent des ressemblances au point d’être parfois confondus. Leurs finalités et leurs fonctionnalités sont pourtant fondamentalement différentes. Plutôt que de les opposer, il est nécessaire de réfléchir à leur complémentarité, source d’une gestion efficace de l’information dans l’entreprise. Une première idée reçue tend à affirmer : « la GED et le SAE, c’est la même chose, un seul outil suffit. » C’est faux… Certes, l’usage qui en est fait et l’expérience utilisateur qui est proposée sont souvent semblables : on se connecte via l’interface ergonomique d’un terminal informatique à un outil de recherche afin de trouver un document électronique. Pourtant les back office d’une GED et d’un SAE n’ont réalité rien à voir... tout comme en pratique leurs finalités et leurs fonctionnalités. Une seconde idée reçue souvent entendue assure : « je n’ai pas besoin d’un SAE pour sauvegarder mes documents importants. » C’est tout aussi erroné. En effet, seul un système d’archivage électronique est à même de fournir un environnement physique et informatique sécurisé garantissant l’intégrité et la pérennité des documents probants de l’entreprise. Aucune GED ne pourra remplir cette mission. Or, ne pas être en mesure d’apporter la preuve, c’est faire courir des risques juridiques et financiers à l’entreprise... Enfin une troisième idée reçue dénonce : « une GED va compliquer ma recherche d’informations. » C’est encore faux. La finalité d’une GED est justement de permettre d’accéder facilement et rapidement au document recherché. Une gestion électronique de documents bien conçue facilitera donc les recherches des collaborateurs, sans accroître la complexité de la procédure d’accès aux documents. GED, SAE, qui fait quoi ? La finalité de ces outils diffère, car ils répondent à des besoins différents de l’entreprise. Il en est logiquement de même pour leurs fonctionnalités, qui permettent aisément de les distinguer. Les définitions même de ces deux outils diffèrent et nous renseignent sur leurs finalités respectives. Une gestion électronique de documents est un système de gestion de l’information permettant de classer et de décrire des documents. Un système d’archivage électronique est un système de conservation de l’information permettant de garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents. La GED permet de faciliter le partage de l’information quand le SAE permet de garantir la confiance dans le contenu des documents. Partant la GED va être utilisée pour la gestion quotidienne des documents dans la conduite des affaires alors que le SAE assure la conservation sécurisée des seuls documents probants. Sur le poste de travail de l’utilisateur, le dispositif d’accès à la base des documents gérés par une GED prend la forme d’un logiciel banalisé, de plus en plus souvent aujourd’hui, un banal navigateur Web (Firefox, Internet Explorer, etc.). A l’inverse, un SAE respecte les normes NF Z 42-013 et ISO 461 et repose sur un logiciel, des baies de stockage, un environnement sécurisé, etc. Leur complémentarité, un atout pour l’entreprise La GED et le SAE sont des outils ayant des finalités bien différentes : faciliter l’activité de l’entreprise pour la GED, la sécuriser pour le SAE. Il serait donc contreproductif d’essayer de substituer l’une à l’autre. Au contraire, chacun de ces outils gagne à avoir des fonctionnalités bien circonscrites à sa mission. Une GED sera d’autant plus facile à utiliser qu’elle n’aura pas à gérer les questions d’intégrité et de pérennité qui sont normalement du ressort du SAE. De même, la sélection des documents à conserver dans le SAE peut être facilitée par une GED bien pensée et bien gérée. Pour une efficacité maximale il est nécessaire de réfléchir à leur bonne articulation, en abordant de façon globale le besoin informationnel de l’entreprise qui lui-même, découle de son métier. Séverine Denys, responsable de l’activité AE, Locarchives Laurence Anouilh, consultante Locarchives QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 35
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