Qualité Référence n°66

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ème 20ÉDITION Le RDV de la Performance Industrielle et des Logiciels 80 Exposants SSII et Experts 200 Produits et Outils - 04 50 67 99 00 - Janvier 2015 Jeudi 15 Octobre 2015 Espace Rencontre Annecy-le-Vieux (74) www.expo-progiciels.com Organisateur Avec Evènement labellisé par 40 Conférences et Jeux d’Entreprises La <strong>Référence</strong> pour la PME Avec le soutien de QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 30
PERFORMANCE MÉTIERS Dossier Avanteam, mariage de l’ECM et du BPM Avanteam c’est à la fois une entreprise créée en 2003 et une suite logicielle professionnelle couvrant l’automatisation de processus (BPM), la gestion électronique des documents (ECM), le management de la qualité et des risques auxquels s’ajoutent des outils de gestion automatisée des factures et des courriers ainsi qu’un module spécialement dédié à l’administration des ressources humaines. les analystes sans aucune programmation. Les workflows graphiques couvrent la modélisation bien sûr mais aussi, la génération d’applications, l’exploitation en ligne et le pilotage. Sa base d’organisation intégrée est en mesure de communiquer avec les annuaires d’entreprise. Parmi les applications professionnelles proposées par Avanteam, c’est Document Manager qui couvre l’essentiel des processus et des fonctionnalités nécessaire à une exploitation raisonnée tant des documents eux-mêmes que des flux qu’ils parcourent au sein de l’organisation. En ce sens, Document Manager se positionne à la frontière entre la gestion de contenus d’entreprise (ECM) et la gestion des processus (BPM). Capitalisant sur son expérience, Avanteam affirme que les informations les plus importantes d’une organisation se trouvent à 80 % sous forme de documents. Pour valoriser ce capital, il faut être en mesure de gérer le contenu des documents et leurs différentes versions au fil du temps. Il faut aussi contrôler la mise à jour et la publication des informations sous différents formats, assurer des diffusions personnalisées et contextuelles et bien sûr, garantir la traçabilité des enregistrements à des fins d’audit ou de conformité. Avanteam Document Manager agrège le contenu des gisements d’information pour capitaliser leur valeur en diminuant leurs coûts de gestion et de stockage. Le logiciel permet de créer et de mettre à jour des documents au terme d’un processus collaboratif et va jusqu’à automatiser la publication des contenus au moyen d’agents intelligents. Optimiser les processus de travail Les processus constituent le fil conducteur qui permet à l’entreprise de créer de la valeur pour ses clients. Avanteam Document Manager dispose donc d’un environnement appelé Process Designer, qui permet de littéralement dessiner les processus de travail et de les lier données des formulaires électroniques prédéfinis. Ce logiciel de modélisation et d’informatisation des processus collaboratifs, permet d’une façon simple de communiquer à l’ensemble de la communauté professionnelle concernée, les exigences des clients et la manière dont l‘entreprise y répond. Il permet de véhiculer les informations pour accélérer les traitements et de mieux exploiter les indicateurs et les connaissances pour détecter les potentiels d‘amélioration. En automatisant les tâches de gestion et en communicant la bonne information à l‘inter venant concerné à chaque étape, le logiciel permet de gagner du temps et de fournir un meilleur service. Il est possible de dessiner et d’informatiser des processus de travail en quelques heures et sans programmation. Les formulaires, les profils d’accès, les listes de diffusion ainsi que les workflows peuvent être crées ou mis à jour par des acteurs « métier » ou Un pilotage précis des activités Document Manager et son module de workflow graphique, Process Designer couvrent à eux deux, un large éventail de fonctions qui participe à l’optimisation globale du fonctionnement des organisations. Ils vont permettre d’automatiser certains processus de travail tels que le suivi des dossiers et de la facturation, les démarches « qualité », etc. La gestion du cycle de vie des documents et leur publication ainsi que la gestion de leur contenu s’étendent de la création – avec intégration dynamique dans les applications bureautiques telles que Microsoft Office – à l’archivage en passant par les étapes de révision et d’approbation. Si la solution supporte tous les types de documents, elle permet gérer les cycles de validation avec signature électronique et notification automatique par messagerie électronique aux collaborateurs concernés lors de la publication, d’une modification ou d’un retrait. Et, le système permet de réaliser la diffusion électronique des documents en gérant les accusés de réception. Sur la plan de la consultation des données indexées par le référentiel documentaire, il est possible de proposer un accès contextuel à l’information. Il est possible de proposer des plans de classement multiples et personnalisables, d’effectuer des recherches en texte intégral ou par formulaire et enfin, de s’abonner à des flux par centre d’intérêt ou par liste de diffusion. Kiran LUMETT QUALITÉ RÉFÉRENCES AVRIL 2015 PAGE 31
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