WADAH 2013

More documents

Recommendations

Info

Wadah Pendidik! Edisi 1 <strong>2013</strong> PANDUAN PELAKSANAAN KIK (KUMPULAN INOVATIF KREATIF) Oleh: MAHZAM BT MOHD SAAD KIK merupakan mekanisme pengurusan berkesan dalam usaha meningkatkan keberkesanan dan kecekapan agensi kerajaan memberikan perkhidmatan. Program KIK bukan sahaja menyediakan teknik-teknik untuk menyelesaikan masalah tetapi juga merangkumi kaedah untuk membolehkan ahli-ahli KIK bertindak secara kreatif dan inovatif dalam menghasilkan sesuatu yang baharu atau penambahbaikan melalui kemahiran imiginasi yang membawa kepada peningkatan sistem penyampaian kepada pelang gan. Objektif KIK adalah untuk menambahbaik dan meningkatkan kualiti dan produktiviti kerja khususnya system penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Pelaksanaan KIK juga dapat memberikan faedah kepada sesebuah organisasi misalnya dari segi kos dan masa, kualiti dan produktiviti perkhidmatan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan imej organisasi itu sendiri. Dalam melaksanakan KIK, ahli KIK dinasihatkan agar tidak membincangkan beberapa perkara tertentu seperti dasar jabatan, perjanjian kesatuan, perkara mengenai tatatertib, hal-hal peribadi, gaji dan elaun, belanjawan jabatan, syaratsyarat perkhidmatan, pembahagian tugas, dasar kenaikan atau perkara lain yang tidak berkaitan dengan masalah kerja. Pendekatan penting yang perlu digunakan semasa melaksanakan KIK bagi meningkatkan kualiti kerja ialah mengikuti kitaran Perancangan, Pelaksanaan, Penyemakan dan Tindakan (Pan, Do, Check, Act) atau PDCA. Seperti Rajah 1 Fasa perancangan merupakan fasa pertama dalam melaksanakan KIK. Fasa perancangan termasuklah: Mengenal pasti projek. Projek dapat dikenal pasti melalui: • Cadangan daripada ahli KIK melalui percambahan fikiran • Cadangan daripada pihak pengurusan • Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan • Cadangan daripada stake holder • Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan Audit, laporan dan kajian • Sumber lain yang bersesuaian Pemilihan projek Hanya satu sahaja projek yang boleh dipilih. Projek yang dipilih haruslah yang penting dan dapat memberikan manfaat kepada organisasi khususnya sistem penyampaian perkhidmatan. Di dalam memilih projek terdapat pelbagai tool atau kaedah yang boleh digunakan seperti force ranking, analisis matriks, analisis SMART dan lain-lain. Apa yang penting semua projek yang dipilih mestilah disokong dengan data sebenar dan mendapat persetujuan pihak pengurusan. Projek yang dipilih perlulah dinyatakan dengan jelas berasakan kepada criteria berikut: • Projek yang dipilih mestilah berkaitan dengan prestasi organisasi • Khusus (specific) • Boleh diukur (measureable) • Wujud/berlaku • Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempoh yang sesuai. RAJAH 1: Kitaran PDCA ! Muka Surat 7
Wadah Pendidik! Edisi 1 <strong>2013</strong> Penyediaan carta perbatuan Carta perbatuan merupakan Jadual Pelaksanaan Projek atau Carta Gantt. Tempoh pelaksanaan sesuatu projek ialah minimum 4 bulan dan maksimum satu tahun bergantung kepada skop dan skala projek. Tempoh projek boleh dipanjangkan sekiranya melibatkan skop yang luas. Langkahlangkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek termasuk: • Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilakukan • Mengganggar tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh permulaan dan penyempurnaan projek • Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamat aktiviti itu perlu disemak dan diawasi • Mencatat pencapai sebenar berbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap individu. Menganalisis Projek Merujuk kepada proses menghurai projek secra terperinci dengan menggunakan teknik 5W + 1H. Selain itu KIK juga perlu menganalisis sebab-sebab kepada masalah atau faktor-faktor utama kepada projek penambahbaikan. Analisis sebab/factor boleh dibuat dengan menggunakan teknik contohnya rajah Sebab dan Akibat/ Rajah Tulang Ikan/ Rajah Ishikawa untuk mengenal pasti sebabsebab projek dilaksanakan. Pengumpulan data Data dan maklumat perlu untuk memahami dan mengesahkan masalah atau menghasilkan perkhidmatan berkualiti. Data boleh dikumpul melalui beberapa kaedah seperti soal selidik, temu duga, permerhatian, semakan atau analisis laporan / dokumen/rekod dan sebagainya. Data-data yang diperoleh perlu dianalisis dengan menggunakan kaedah misalnya analisis pareto, rajah histogram, rajah taburan, carta kawalan dan lain-lain. Penetapan objektif/ sasaran projek KIK perlu membuat justifikasi bagaimana objektif/ sasaran projek ditetapkan. Beberapa cara boleh digunakan sebagai asas dalam membuat penetapan sasaran misalnya menggunakan Prinsip 80/20 (Analisis Pareto), berdasarkan objektif organisasi, berdasarkan piagam pelanggan, berdasarkan petunjuk prestasi utama KPI, arahan pihak pengurusan atau pun berdasarkan amalan terbaik (best practices). Cadangan penyelesaian Cadangan penyelesaian merupakan alternatif kepada penyelesaian masalah dan penambahbaikan. Cadangan penyelesaian perlu memgambil kira kekuatan dan kelemahan alternatif penyelesaian tersebut dan perlu dihurai satu persatu. Dalam membuat pemilihan cadangan alternatif terbaik, beberapa teknik boleh digunakan seperti analisis pro dan kontra, analisis swot, analisis force field, analisis rajah pokok, analisis smart dan lain-lain boleh digunakan. Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada pihak pengurusan untuk uji cuba. FASA Pelaksanaan. Merupakan fasa kedua dalam melaksanakan KIK. Di dalam fasa ini ahli KIK berbincang bersama fasilitator cara-cara pelaksanaan penyelesaian yang telah dipersetujui. Uji cuba boleh dilaksanakan pada fasa ini. Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan berpandukan kepada Carta Gantt. FASA penyemakan. Merupakan fasa ketiga. Beberapa aktiviti yang dilaksanakan pada fasa ini termasuklah: • Penilaian ke atas pelaksanaan cadangan sama ada objektif/sasaran projek tercapai • Mengumpul data dan menganalisis data tersebut misalnya dengan menggunakan Rajah Pareto di mana Rajah Pareto sebelum dan selepas dapat dibandingkan . Perbandingan data dapat membantu ahli KIK memutuskan sama ada cadangan penyelesaian diterima atau tidak. • Pelaksanaan projek perlu dipantau untuk tempoh tertentu. Sekiranya ada jurang perbezaan tindakan pembetulan boleh dilakukan • Seterusnya kemukakan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan • Analisis impak projek KIK dari aspek penjimatan kos, masa, peningkatan produktiviti dan kualiti serta kepuasan hati pelanggan. FASA tindakan. Merupakan fasa keempat dan terakhir dalam pelaksanaan KIK atau kitaran PDCA. Sekiranya objektif dan sasaran projek dicapai, tindakan penyeragaman boleh dilakukan. ! Muka Surat 8
Page 1 and 2: WADAH ILMU Mei 2013 Edisi 1, 2013 h
Page 3 and 4: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 SELAMA
Page 5 and 6: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 WADAH
Page 7: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Perkem
Page 11 and 12: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 PENGGU
Page 13 and 14: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 AMALAN
Page 15 and 16: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 PENDID
Page 17 and 18: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Usaha
Page 19 and 20: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 RUJUKA
Page 21 and 22: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 KPLI i
Page 23 and 24: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 THINKI
Page 25 and 26: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Kajian
Page 27 and 28: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 REFLEK
Page 29 and 30: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 2. Ber
Page 31 and 32: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 KEPELB
Page 33 and 34: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Ini se
Page 35 and 36: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Kajian
Page 37 and 38: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Dapata
Page 39 and 40: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Muris,
Page 41 and 42: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 Dalam
Page 43: Wadah Pendidik! Edisi 1 2013 But ho

WADAH 2013

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?