Sieog 2-2008

GRAFICI E TABELLE
Al contrario delle immagini, questi elementi non suscitano
un’idea, bensì esprimono dati raggruppati in un determinato
modo. I grafici sono molto utili per la rappresentazione
dei dati numerici, in quanto sono elementi molto chiari e
facilmente assimilabili. Occorre invece fare attenzione all’uso
delle tabelle che, se troppo affollate, disperdono l’attenzione
della platea.
La rappresentazione grafica deve essere semplice, corredata
di titoli esplicativi e legende chiare e senza troppe abbreviazioni
incomprensibili. E’ meglio fare ricorso ad un testo
di dimensioni adeguatamente grandi, enfatizzando il risultato
più importante con un colore (ad esempio in rosso).
E’ corretto che il relatore dia alla platea qualche secondo
per guardare ed assimilare i dati scritti prima di esporli.
FILMATI E ANIMAZIONI
Riguardo all’uso dei filmati, è consigliabile fare ricorso al ciclo
continuo e, cosa estremamente importante, se non si
utilizza il proprio computer bisogna ricordarsi di importare
non solo la presentazione ma anche il filmato nel CD o
nella penna ottica e quindi nel computer da cui verrà proiettata
la relazione.
Ogni elemento della diapositiva (testo, diagrammi di flusso,
grafici, tabelle, immagini e filmati) può essere reso più interessante
mediante una animazione personalizzata. Meglio
però non esagerare perché si potrebbe ottenere un effetto
ridicolo che danneggerebbe una buona presentazione.
Inoltre, è meglio fare ricorso ad animazioni semplici e consistenti,
evitando quelle parola per parola e gli oggetti volanti.
CORREZIONE ED ESPOSIZIONE
Terminata la preparazione della relazione è buona regola lasciarla
“riposare” per un paio di giorni e poi rivederla in maniera
critica a caccia di eventuali errori e incongruenze. E’
molto utile chiedersi se il proprio lavoro piacerà alla platea
e se l’interesse sarà mantenuto vivo fino alla fine.
Il passo successivo è quello di ripetere più volte la presentazione
e cronometrarla per sincronizzare l’esposizione orale
con le diapositive e per automatizzare i vari passaggi. Una
pratica molto valida è quella di ripetere la propria relazione
a un pubblico “familiare”, come ad esempio i propri colleghi,
le cui osservazioni possono essere non solo utili, ma
anche più benevole.
Se durante le prove si supera il tempo a disposizione è meglio
sacrificare qualche diapositiva per evitare di stancare la
platea o essere tagliati dal moderatore.
Per ridurre al minimo i problemi che possono presentarsi
durante la preparazione o la presentazione della relazione,
ci sono degli accorgimenti che non dovrebbero essere dimenticati.
Anzitutto è fondamentale fare continui back-up
per far fronte a possibili incidenti in grado di fare perdere
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quanto prodotto in tante ore di lavoro. Al momento della
presentazione, se si utilizza il proprio computer, è bene usare
il cavo di alimentazione e non le batterie.Viceversa, se si
trasferisce la propria relazione su un computer mediante un
CD o pen-drive, prima della proiezione occorre controllare
se formato e animazioni sono stati modificati.
Lo stile del relatore deve essere elegante ed efficace. Il modo
migliore per catturare l’interesse è quello di parlare rivolto
verso la platea con un tono di voce non monotono
ed evitando di rimanere seduto, di mettere le mani in tasca,
di giocherellare con qualcosa che può distrarre l’auditorio
o di gesticolare eccessivamente.
Gli studi cognitivi rivelano che le persone assimilano meglio
una presentazione multimediale se le parole sono presentate
come una narrazione, piuttosto che come testo sulla
diapositiva. In tal senso il podio va usato come un palcoscenico
in cui la rappresentazione deve divertire e il relatore
deve essere in grado di dosare e modulare i canali sensoriali
ancorando l’attenzione con un breve testo o un’immagine,
che impegnano il canale visivo, per poi voltarsi verso
il pubblico e parlare, servendosi anche di metafore, spostando
il racconto fuori schermo, per impegnare il canale
auditivo.
Alla fine della presentazione è doveroso ed elegante ringraziare
chi ha collaborato alla preparazione della stessa e il
pubblico per l’attenzione.
Un errore commesso frequentemente da un oratore poco
esperto è quello di presentare troppo materiale e di parlare
eccessivamente. E’ questo un modo di dimostrare a se stessi
di conoscere bene l’argomento trattato ma le conseguenze
sono rappresentate dal fatto che spesso si perde il messaggio
principale, l’esposizione è troppo veloce e si sacrifica
il tempo per le domande. Piuttosto, la conoscenza dell’argomento
viene meglio espressa mediante una presentazione
chiara e concisa che sia provocatoria e porti a un dialogo
con la platea alla fine della relazione. Saranno le risposte a
mettere in luce la preparazione dell’oratore. D’altra parte,
l’assenza di domande significa che la presentazione è stata
poco comprensibile o che l’auditorio è annoiato o stanco.
Un altro consiglio utile, soprattutto in caso di una relazione
destinata a un corso di insegnamento, è quello di non distribuire
la stampa della stessa prima dell’esposizione per evitare
che il pubblico si metta a sfogliarla, determinando una caduta
dell’attenzione mentre il relatore parla. Piuttosto, è consigliabile
informare la sala che al termine della presentazione
verrà distribuito materiale, come ad esempio la presentazione
nella versione con le note o il discorso in breve ma
con tutte le argomentazioni e i passaggi logici, ciò anche per
evitare che qualcuno prenda appunti a ritmi forsennati.
Una presentazione di successo è quella le cui conclusioni
vengono ricordate nel tempo. A tale proposito una buona
regola, se possibile, è quella di chiedere una settimana dopo
ad un membro della platea di ricordare 3 punti: se essi
sono punti chiave, il relatore ha fatto un buon lavoro; se non
si tratta di punti chiave non è stata posta la giusta enfasi agli
argomenti trattati e alle conclusioni; infine, se non vengono
ricordati 3 punti della relazione, ciò va letto come un insuccesso.