Handreiking Aanpak woonoverlast en verloedering

Stel een privacyreglement opWanneer verschillende partijen samen gegevensbeheren en uitwisselen, is een privacyreglementnoodzakelijk (zeker bij bijvoorbeeld het opstellenvan een lijst van overlastpanden). Daarin komenaan de orde:• definities gebruikte begrippen en omschrijvinggenoemde partijen (begripsbepalingen);• doel van de verwerking en uitwisseling vanpersoonsgegevens;• geheimhoudingsplicht;• de gegevens die worden verzameld;• verstrekking aan derden;• beveiliging;• bewaartermijn;• verantwoordelijkheidsverdeling;• gebruikers;• informatieplicht;• rechten betrokkenen;• recht op inzage.Een lijst met overlastgevende panden (of een lijstmet eigenaren), is al snel tot persoonsgegevens teherleiden. Meld een dergelijke actie, zoals hetgebruiken van een algemene lijst met overlastpandenof de verwerking van persoonsgegevens, aan bijhet College bescherming persoonsgegevens.Aan de meldpunten Zorg en Overlast inAmsterdam werken onder regie van het stadsdeelveel verschillende partijen aan de afhandeling vanmeldingen, zoals politie, GGD en diverse zorgorganisaties(thuiszorg, verslavingszorg), welzijnswerken woningcorporaties. De samenwerkingsafsprakenzijn vastgelegd in een protocol. Daarin zijnonder andere afspraken gemaakt over geheimhoudingen dossiervorming.» 5 Praktijkvoorbeeld: privacyafspraken, AmsterdamZorg voor complete en eenduidige dossiervormingEen belangrijke voorwaarde voor een adequateaanpak van woonoverlast is een goede registratievan de klachten en een gedegen dossieropbouw. Legvanaf de eerste melding de klacht(en) uitgebreidvast. Houd er rekening mee dat de documentatie ineen later stadium mogelijk in een gerechtelijkeprocedure gebruikt moet worden. Maak daarom hetdossier zo breed inzetbaar en multifunctioneel alsmogelijk.Maak altijd een dossier, ook als het een kleine,makkelijk op te lossen kwestie lijkt. Uit ervaringenvan gemeenten blijkt dat van te voren niet is in teschatten welke melding uiteindelijk tot eenprocedure of rechtsgang gaat leiden. Komt het weltot bijvoorbeeld een bestuursrechtelijke procedure,maar is het dossier niet op orde, dan moeten allestappen opnieuw worden gezet.Besteed aandacht aan de administratieve kant enneem eventuele rapportages van politie of toezichthoudersop over overtredingen of verstoring van deopenbare orde.Maak daarnaast in het dossier ook de procedureinzichtelijk en laat zien dat deze zorgvuldig isverlopen, met name naar de beklaagde toe. Zorgbijvoorbeeld dat er een aanwijzingsbesluitGBA-controle is, en dat bevindingen onderambtseed zijn opgesteld door daartoe aangesteldeambtenaren. Het opbouwen van een dossier gaat ineerste instantie om waarheidsvinding, niet omzoeken naar bewijslast.Hoe robuust het dossier is, hangt onder meer af vande aard van de overlast en de zwaarte van demogelijke maatregel. In geval van een kapottuinhekje is een minder zwaar dossier nodig dan bijhet vermoeden van drugshandel. Wat de aard van deoverlast ook is, het onderzoek moet in ieder gevalzorgvuldig zijn verricht, zodat eventuele bestuursrechtelijkebesluiten goed gemotiveerd kunnenworden.Nota bene: het opbouwen van een gedegen dossieris ook van belang om privaatrechtelijke stappen tekunnen zetten op basis van het burenrecht ofhuurrecht.Handreiking Aanpak woonoverlast en verloedering | 14