Nr. 2-2004 omslag - Norsk senter for prosjektledelse - NTNU

Prosjektkontor som strategisk verktøy-fra prosjektlederstøtte til virksomhetsledelseAv Stein Berntsen og Olav Nyvold,Dovre International asBetegnelsen prosjektkontor er relativt ny, men mange av funksjonene det dekker ervelkjente. Dovre har erfaring fra etablering og drift av ulike former for prosjektkontorog har deltatt i forskningsprosjektet ”Organisering av prosjektkontorer i størreselskaper (OrgPro)”, i regi av Norsk Senter for Prosjektledelse. Det ser ut til å væreøkt fokus på styring av prosjektene som en integrert del av virksomhetsledelsen.Aktiv porteføljestyring stiller økte krav til en enhetlig gjennomføringsmodell medstandardisert beslutningsinformasjon. I denne artikkelen ønsker vi å rette fokus påhvilke særtrekk som følger av om prosjektkontorfunksjonen blir etablert med fokus påprosjektleders behov (bottom-up) eller som en prosess drevet av prosjekteiers behov(top-down), samt litt om maktforholdet mellom prosjektleder og prosjektkontoret.Generelt om prosjektkontorBegrepet prosjektkontor er noe uheldig,ved at det kan fort kan oppfattes somen fysisk avdeling. I mange selskapermed et velutviklet prosjektkontor erfunksjonene tvert i mot dekket av ulikeorganisatoriske enheter på ulike nivåeri organisasjonen eller gjennom fagnettverkog prosesseieransvar. I forskningsprosjektetOrgPro ble prosjektkontordefinert som følger:”En systematisk koordinering og enhetligivaretakelse av noen sentrale prosjektrelaterteoppgaver som et virksomhetsansvar”.Denne definisjonen vektlegger funksjonog ivaretar virksomhetsperspektivet.Videre definerer rapporten tre hovedfunksjonerfor prosjektkontoret, hvermed ulike kunder:I Støtte til enkeltprosjekter (felles prosesser,metoder og verktøy)II Støtte til eiere av enkeltprosjekter(governance-prosesser og kvalitetssikring)III Støtte til den samlede prosjektmassenog virksomhetsledelsen(strategisk porteføljestyring)De ulike funksjonene kan sees somfaser i etablering av et fullverdig prosjektkontor,der hver fase bygger viderepå den forrige. Det vil imidlertid væregrader av overlapp mellom fasene og inoen tilfeller vil det være ønskelig åimplementere flere av funksjonene samtidig(dette stiller særlige krav til styringenav implementeringen).Etableringen av et prosjektkontor er imange tilfeller drevet frem av ”ildsjeler”med særlig entusiasme for oppgaven.Sammen med kravene til prosjektkontoret,slik de blir definert i initieringsfasen,og ulikt organisatoriskhandlingsrom, er dette med å forklaremangfoldet i utformingen av prosjektkontoreti ulike organisasjoner.Hvorvidt en organisasjon lykkes medinnføringen av et fullverdig prosjektkontorvil avhenge av i hvilken grad detklarer å tilfredsstille de reelle behovenetil de ulike kundene. Vi skal derfor senærmere på noen typiske særtrekk vedprosjektkontor der forutsetningene forimplementering har vært ulike:Etablering uten forankring ivirksomhetens strategiStørre virksomheter uten et virksomhetsfellesprosjektkontor og med mangeforretningsenheter, vil ofte utvikle egneprosjektstyringskulturer pr. enhet. Detteer også tilfelle når virksomheten haravdelinger med stor geografisk spredning.I disse virksomhetene ser det ut tilat det etableres egne ”mini prosjektkontorer”(formelle eller uformelle) somhar grunnlag i det som oppfattes sombeste praksis. Som regel er etableringog ivaretakelse av en felles prosjektstyringsnormforankret i behovet for å forenkleog forbedre oppstarten oggjennomføringen av neste prosjekt vedå trekke på erfaring fra foregående prosjekter.De viktigste gevinstene ved etableringav enhetsvise prosjektkontor vilvære:14Prosjektledelse Nr 2-2004